Розгортання додатки Access. Умови роботи з програмою
У сучасному світі потрібні інструменти, які б дозволяли зберігати, систематизувати і обробляти великі обсяги інформації, з якими складно працювати в Excel або Word.
Подібні сховища використовуються для розробки інформаційних сайтів, інтернет-магазинів і бухгалтерських доповнень. Основними засобами, що реалізують даний підхід, є MS SQL і MySQL.
Продукт від Microsoft Office являє собою спрощену версію у функціональному плані і більш зрозумілу для недосвідчених користувачів. Давайте розглянемо покроково створення бази даних в Access 2007.
Опис MS Access
Microsoft Access 2007 - це система управління базами даних (СКБД), що реалізує повноцінний графічний інтерфейс користувача, принцип створення сутностей і зв'язків між ними, а також структурний мову запитів SQL. Єдиний мінус цієї СУБД - неможливість працювати в промислових масштабах. Вона не призначена для зберігання величезних обсягів даних. Тому MS Access 2007 використовується для невеликих проектів і в особистих некомерційних цілях.
Але перш ніж показувати покроково створення БД, потрібно ознайомитися з базовими поняттями з теорії баз даних. 
Визначення основних понять
Без базових знань про елементи управління і об'єктах, що використовуються при створенні і конфігурації БД, не можна успішно зрозуміти принцип і особливості налаштування предметної області. Тому зараз я постараюся простою мовою пояснити суть всіх важливих елементів. Тож почнемо:
- Предметна область - безліч створених таблиць в базі даних, які пов'язані між собою за допомогою первинних і вторинних ключів.
- Сутність - окрема таблиця бази даних.
- Атрибут - заголовок окремого стовпця в таблиці.
- Кортеж - це рядок, що приймає значення всіх атрибутів.
- Первинний ключ - це унікальне значення (id), яке присвоюється кожному кортежу.
- Вторинний ключ таблиці «Б» - це унікальне значення таблиці «А», що використовується в таблиці «Б».
- SQL запит - це спеціальне вираз, яке виконує певну дію з базою даних: додавання, редагування, видалення полів, створення вибірок.
Тепер, коли в загальних рисах є уявлення про те, з чим ми будемо працювати, можна приступити до створення БД.
створення БД
Для наочності всієї теорії створимо тренувальну базу даних «Студенти-Іспити», яка буде містити 2 таблиці: «Студенти» та «Іспити». Головним ключем буде поле «Номер заліковки», тому що даний параметр є унікальним для кожного студента. Решта поля призначені для більш повної інформації про учнів.
Отже, виконайте наступне:
Все, тепер залишилося тільки створити, заповнити та зв'язати таблиці. Переходьте до наступного пункту.
Створення і заповнення таблиць
Після успішного створення БД на екрані з'явиться порожня таблиця. Для формування її структури і заповнення виконайте наступне:
Порада! Для тонкої настройки формату даних перейдіть на стрічці у вкладку «Режим таблиці» і зверніть увагу на блок «Форматування і тип даних». Там можна кастомизировать формат даних, що відображаються.
Створення та редагування схем даних
Перед тим, як приступити до зв'язування двох сутностей, за аналогією з попереднім пунктом потрібно створити і заповнити таблицю «Іспити». Вона має такі атрибути: «Номер заліковки», «Екзамен1», «Екзамен2», «Екзамен3».
Для виконання запитів потрібно зв'язати наші таблиці. Іншими словами, це якась залежність, яка реалізується за допомогою ключових полів. Для цього потрібно:
Конструктор повинен автоматично створити зв'язок, в залежності від контексту. Якщо ж цього не сталося, то:
виконання запитів
Що ж робити, якщо нам потрібні студенти, які навчаються тільки в Москві? Так, в нашій БД тільки 6 чоловік, але що, якщо їх буде 6000? Без додаткових інструментів дізнатися це буде складно.
Саме в цій ситуації до нас на допомогу приходять SQL запити, які допомагають вилучити лише необхідну інформацію.
види запитів
SQL синтаксис реалізує принцип CRUD (скор. Від англ. Create, read, update, delete - «створити, прочитати, оновити, видалити»). Тобто за допомогою запитів ви зможете реалізувати всі ці функції.
на вибірку
В цьому випадку в хід вступає принцип «прочитати». Наприклад, нам потрібно знайти всіх студентів, які навчаються в Харкові. Для цього потрібно:
А що робити, якщо нас цікавлять студенти з Харкова, стипендії у яких понад 1000? Тоді наш запит буде виглядати наступним чином:
SELECT * FROM Студенти WHERE Адреса \u003d «Харків» AND Стипендія\u003e 1000;
а результуюча таблиця прийме наступний вигляд:
На створення суті
Крім додавання таблиці за допомогою вбудованого конструктора, іноді може знадобитися виконання цієї операції за допомогою SQL запиту. У більшості випадків це потрібно під час виконання лабораторних або курсових робіт в рамках університетського курсу, адже в реальному житті необхідності в цьому немає. Якщо ви, звичайно, не займаєтеся професійної розробкою додатків. Отже, для створення запиту потрібно:
- Перейти у вкладку «Створення».
- Натиснути кнопку «Конструктор запитів» в блоці «Інші».
- У новому вікні натисніть на кнопку SQL, після чого в текстове поле введіть команду:
CREATE TABLE Викладачі
(КодПреподавателя INT PRIMARY KEY,
Прізвище CHAR (20),
Ім'я CHAR (15),
По батькові CHAR (15),
Пол CHAR (1),
Дата_рожденія DATE,
Основной_предмет CHAR (200));
де «CREATE TABLE» означає створення таблиці «Викладачі», а «CHAR», «DATE» і «INT» - типи даних для відповідних значень. 
Увага! В кінці кожного запиту повинен стояти символ «;». Без нього виконання скрипта призведе до помилки.
На додаток, видалення, редагування
Тут все набагато простіше. Знову перейдіть в поле для створення запиту та введіть наступні команди:
створення форми
При величезній кількості полів в таблиці заповнювати базу даних стає складно. Можна випадково пропустити значення, ввести невірне або іншого типу. У даній ситуації на допомогу приходять форми, за допомогою яких можна швидко заповнювати суті, а ймовірність припуститися помилки мінімізується. Для цього будуть потрібні наступні дії:
Всі базові функції MS Access 2007 ми вже розглянули. Залишився останній важливий компонент - формування звіту.
Формування звіту
Звіт - це спеціальна функція MS Access, що дозволяє оформити і підготувати для друку дані з бази даних. В основному це використовується для створення товарних накладних, бухгалтерських звітів та іншої офісної документації.
Якщо ви ніколи не стикалися з подібною функцією, рекомендується скористатися вбудованим «Майстром звітів». Для цього зробіть наступне:
- Перейдіть у вкладку «Створення».
- Натисніть на кнопку «Майстер звітів» в блоці «Звіти».
- Виберіть цікаву для таблицю і поля, потрібні для друку.
- Додайте необхідний рівень угруповання.
- Виберіть тип сортування кожного з полів.
- Налаштуйте вид макета для звіту.
висновок
Отже, з упевненістю можна заявити, що створення бази даних в MS Access 2007 ми розібрали повністю. Тепер вам відомі всі основні функції СУБД: від створення і заповнення таблиць до написання запитів на вибірку та створення звітів. Цих знань вистачить для виконання нескладних лабораторних робіт в рамках університетської програми або використання в невеликих особистих проектах.
Для проектування більш складних БД необхідно розбиратися в об'єктно-орієнтованому програмуванні і вивчати такі СУБД, як MS SQL і MySQL. А для тих, кому потрібна практика складання запитів, рекомендую відвідати сайт SQL-EX, де ви знайдете безліч практичних цікавих задачок.
Удачі в освоєнні нового матеріалу і якщо є будь-які питання - ласкаво прошу в коментарі!
Практично будь-який користувач комп'ютера, так і в принципі будь-яка людина, стикався з необхідністю систематизувати та впорядкувати різні дані, будь то список фільмів в домашній відеотеці, результати гри улюбленої футбольної команди або ж фінансова звітність великої компанії. Безумовно, з появою і широким поширенням персональних комп'ютерів робити це стало набагато простіше. Дана книга присвячена найпопулярнішою і затребуваною на сьогодні системі управління базами даних - Microsoft Access. Незважаючи на гадану складність, оволодіти цією програмою зовсім просто. Якщо ви тримаєте в руках цю книгу, то перший крок вже зроблений. Відеокурс додається тільки до друкованого видання книги.
Із серії:Видеосамоучитель
* * *
Наведений ознайомлювальний фрагмент книги Microsoft Access 2007 (А. Г. Дніпрова, 2008) надано нашим книжковим партнером - компанією ЛітРес.
Початок роботи
Етапи роботи з базою даних
Приступимо до роботи
Програма Microsoft Access 2007 є системою управління базами даних (СКБД). Використовуючи Access, ви зможете легко обробляти великі обсяги інформації і витягати з бази даних потрібні вам відомості. Acсess володіє величезними можливостями, і в той же час для початку роботи і створення власної бази даних досить освоїти лише кілька простих операцій.
Ця книга допоможе вам у побудові вашої бази даних «з нуля»: ви навчитеся створювати структуру бази, наповнювати її інформацією, знаходити потрібні дані серед великого обсягу відомостей і створювати наочні звіти. У книзі наведені докладні інструкції для всіх операцій, які вам належить виконати.
Всі основні поняття і принципи роботи з базою даних будуть проілюстровані прикладами. Як приклад ми будемо використовувати просту базу даних, яка міститиме відомості про продукцію якоїсь компанії, про її клієнтів і про замовлення, зроблених клієнтами.
Прочитавши цю главу, ви зможете спроектувати структуру даних, що відповідає саме вашим вимогам, зробити перші кроки в створенні своєї бази, а також дізнатися про подальші етапи роботи. Але спочатку ознайомтеся з декількома нескладними поняттями, що лежать в основі баз даних.
Як влаштована база даних Microsoft Access
Програма Access являє собою реляционнуюСУБД (від англ. Relation - відношення). Це означає, що база даних Access складається з взаємопов'язаних таблиць. Розглянемо таблиці і їх складові, а потім перейдемо до вивчення зв'язків.
Таблиця бази даних - це звичайна таблиця з рядків і стовпців. Нижче наведено приклад таблиці (табл. 1.1), що містить відомості про клієнтів компанії.
Таблиця 1.1.клієнти
Записи та поля
Рядки таблиці називаються записами. Кожен запис описує один об'єкт, і, як видно з прикладу, запис містить кілька елементів таблиці, що зберігають певні відомості про об'єкти. У прикладі кожен запис містить інформацію про один клієнта, скажімо, запис № 536 - про клієнта на прізвище Крилов, запис № 534 - на прізвище Петров і т. Д.
Осередки таблиці, що становлять запис, за термінологією баз даних називаються полями. В осередках зберігаються атрибути об'єкта. Наприклад, якщо об'єкт (тобто клієнт) має рейтинг 1000, то і в відповідного запису поле Рейтингмістить значення 1000 .
Полем також називають весь стовпець таблиці. Коли говорять про поле записи, мова йде про осередок. Наприклад, поле ім'язаписи 536 містить значення Крилов. Коли ж говорять про поле таблиці, то мова йде про стовпці. Наприклад, поле Номер (ID)таблиці клієнтине повинно містити повторюваних значень.
Кожне поле таблиці має строго певний тип даних. Так, поля Номер (ID)і Рейтинг- числові, а поля ім'я, Телефоні Адреса- текстові.
Зв'язки між таблицями
зв'язокміж двома таблицями організовується за допомогою загальних полів цих таблиць. Наведемо приклад таблиці (табл. 1.2), пов'язаної з таблицею Клієнти.
Таблиця 1.2.замовлення компанії
У цьому прикладі загальними полями є поле Номер (ID)таблиці клієнти і поле клієнттаблиці замовлення. А саме, поле клієнтмістить номер клієнта з таблиці клієнти. Таким чином, кожен запис таблиці замовленняпосилається на певний запис таблиці клієнти.
На цьому принципі організації зв'язку між таблицями і побудовані реляційні бази даних. Простий на перший погляд спосіб зв'язку надає масу корисних можливостей. Зокрема, він дозволяє витягувати інформацію одночасно з декількох таблиць (наприклад, можна скласти звіт, що представляє собою список клієнтів із зазначенням загальної суми замовлень кожного клієнта), а також уникнути дублювання відомостей. Так, в даному прикладі не потрібно в кожному замовленні вказувати адресу клієнта.
Крім того, корисно знати, що якщо одна таблиця посилається на іншу, то перша таблиця називається дочірньої(Як таблиця замовлення), А друга - батьківської(Як таблиця клієнти). Якщо один запис посилається на іншу, вони також називаються дочірньої і батьківської.
Ключові поля
У реляційній базі даних існує два види ключових полів: первинний ключ і вторинний ключ. Для ідентифікації записів в таблиці використовується первинний ключ- поле або набір полів таблиці, чиї значення однозначно визначають запис. Відповідно значення первинного ключа повинні бути унікальні, тобто в таблиці не повинно бути двох рядків з однаковими значеннями первинного ключа.
Практично завжди в якості первинного ключа використовується спеціальне поле, що містить номер запису (наприклад, поле Номер (ID)у таблиці клієнти). Програма Access привласнює записів номера автоматично і гарантує унікальність номерів.
вторинним ключемназивається поле дочірньої таблиці, що містить значення первинного ключа батьківської таблиці. Наприклад, поле клієнту таблиці замовленняє вторинним ключем. Таким чином, зв'язки між таблицями організовуються за допомогою ключових полів.
Тепер, коли ви познайомилися з основними елементами таблиць, можна приступати до розробки структури власної бази даних.
Проектування структури даних
Як і побудова будівлі, побудова бази даних починається з проектування. Щоб зрозуміти, яка структура бази буде для вас найбільш зручною і корисною, дотримуйтесь нижченаведеними етапах проектування.
1. Для початку необхідно з'ясувати, яке призначення бази даних і яку інформацію необхідно отримувати з бази. Складіть список типових запитів до бази даних:
Список ваших клієнтів з контактною інформацією;
Список замовлень конкретного клієнта;
Список всіх замовлень за певний період;
Які товари в якій кількості були замовлені за певний період і т. Д.
2. Виділіть з цього набору класи об'єктів, про які потрібно буде отримувати інформацію з бази даних. Об'єкти кожного класу будуть зберігатися в окремій таблиці, і ви тим самим отримаєте список таблиць майбутньої бази даних. У прикладі з попереднього пункту доцільно виділити наступні класи: клієнти, замовлення і товари. Таким чином, в базі даних буде три таблиці.
3. Випишіть ваші атрибути об'єктів кожного класу. Наприклад, для кожного клієнта необхідно зберігати в базі його ім'я (або назва організації) і контактну інформацію, для товару - найменування і ціну. В результаті ви отримаєте список полів кожної таблиці (рис. 1.1). Врахуйте, що в таблиці повинен бути первинний ключ, і додайте в кожну таблицю додаткове поле - унікальний номер запису.
Таким чином, були перераховані атрибути і встановлені зв'язки між таблицями. Наприклад, якщо в таблиці замовлень є поля товарі клієнт, Що містять код товару і номер клієнта, то таблиця замовленняпосилається і на таблицю Товари, І на таблицю клієнти.
Мал. 1.1.структура даних
Отже, ви розробили попередню структуру даних - попередню, оскільки в процесі роботи структура може змінюватися, наприклад з'являться нові поля або навіть таблиці. Визначившись зі структурою, можна приступати до побудови бази даних в Microsoft Access.
Етапи роботи з базою даних
Тепер, коли ви вже знаєте, які таблиці і стовпчики повинна містити ваша майбутня база, ви готові перейти безпосередньо до роботи з програмою Access. Перед вами відкривається все різноманіття можливостей Access. З чого почати? Як не заплутатися в сотнях команд, я не втопився в технічні подробиці?
Приблизна послідовність дій, описана нижче, допоможе вам зорієнтуватися, на якому етапі роботи з базою даних ви перебуваєте в даний момент і які інструменти Access вам на цьому етапі потрібні. Таким чином, ви поступово освоїте всі ті кошти, які будуть потрібні для створення саме вашої бази даних, і вам не доведеться вивчати зайву інформацію.
Отже, якщо ви створюєте базу даних «з нуля», вам належить виконати наступні операції.
1. Створення бази даних або відкриття вже створеної (див. Розд. «Приступимо до роботи»).
2. Створення таблиць, настройка полів таблиць і зв'язків між таблицями. Про це описується в гл. 2.
3. Заповнення таблиць інформацією. Ви можете вводити дані вручну в режимі редагування таблиці (див. Гл. 2), створити форму для введення даних (див. Гл. 3) або імпортувати дані із зовнішніх джерел (див. Гл. 4).
4. І, нарешті, отримання інформації з бази даних - те, заради чого вона і створювалася. Для пошуку, відбору, сортування та агрегації даних ви можете створити запити(Див. Гл. 5), для наочного подання даних - звіти(Див. Гл. 7).
Тепер перейдемо до практичних дій і розглянемо перший етап роботи з базою даних - її відкриття або створення.
Приступимо до роботи
У цьому розділі ви дізнаєтеся, як запустити програму Microsoft Access, а потім відкрити або створити базу даних.
запуск Access
Для запуску програми Microsoft Access 2007 можна використовувати будь-який зі стандартних для Windows способів.
Натисніть кнопку Пуск, В меню виберіть послідовно пункти всі програми → Microsoft Office → Microsoft Office Access 2007.
Двічі клацніть кнопкою миші на ярлику програми на робочому столі або в панелі швидкого запуску.
Порада
Щоб створити такий ярлик, виберіть команду Пуск → Усі програми → Microsoft Office → Microsoft Office Access 2007 і, утримуючи клавішу Ctrl, перетягніть його мишею відповідно на робочий стіл або на панель швидкого запуску.
Двічі клацніть кнопкою миші на файлі існуючої бази даних. Відразу після запуску ця база даних буде відкрита для роботи.
При запуску з'являється початкове вікно Access (рис. 1.2), яке дозволяє швидко перейти до роботи з конкретною базою даних.
Мал. 1.2.Початкове вікно Microsoft Access 2007
Тепер необхідно визначитися, з якою базою даних ви будете працювати. Кожна база даних зберігається в файлі з розширенням ACCDB. У цьому файлі також зберігаються всі звіти, запити, форми введення даних і інші документи, створені для цієї бази.
Відкриття існуючої бази даних
Якщо база даних вже була створена, то її можна відкрити, клацнувши кнопкою миші на її назві в області Відкрити останню базу даних(Ця область розташована в правій частині початкового вікна Access, як показано на рис. 1.2).
Якщо потрібної бази даних немає в списку, клацніть на посиланні інші. На екрані з'явиться стандартне вікно Windows для відкриття файлу. У цьому вікні виберіть файл бази даних і натисніть кнопку відкрити.
Крім того, ви можете скористатися кнопкою
в лівому верхньому кутку вікна, в меню вибрати пункт відкрити, А потім вибрати файл в стандартному вікні Windows.
Якщо в відкривається базі даних програма Access виявить потенційно небезпечний вміст, то під стрічкою (кнопковим меню) виникне панель повідомлень з попередженням: параметри Включити це вмісті натисніть кнопку ОК.
Отже, ви дізналися, як відкрити вже існуючу базу даних. Якщо ж вам тільки належить створити базу даних, вам допоможе один з наступних підрозділів.
Створення пустої бази даних
Якщо ви хочете самостійно розробити структуру бази даних, створити таблиці і ввести дані, спочатку необхідно створити порожню базу даних. Для цього виконайте такі дії.
1. Клацніть кнопкою миші на значку Нова база данихв розділі Новий порожній база данихв центральній частині початкового вікна (див. рис. 1.2) або натисніть кнопку
в лівому верхньому кутку вікна, а потім в меню оберіть пункт створити.
2. У правій частині вікна з'явиться область Нова база даних. В полі ім'я файлувведіть ім'я нової бази даних. Натисніть кнопку
для вибору папки, в якій буде зберігатися файл бази даних.
3. Натисніть кнопку створити. Відкриється нова база даних з єдиною порожньою таблицею, і програма перейде в режим редагування таблиці.
Тепер можна заповнювати нову базу інформацією: вручну, за допомогою форми для введення даних або шляхом імпорту даних із зовнішніх джерел. Як це зробити, описується в наступних трьох розділах.
Створення копії бази даних
Наступний спосіб створення бази даних - скопіювати існуючу базу, щоб продовжити роботу з копією. Для цього виконайте такі дії.
1. Відкрийте для читання базу даних, яку необхідно скопіювати. Натисніть кнопку
відкрити. На екрані з'явиться стандартне вікно Windows для відкриття файлу.
2. Клацніть кнопкою миші на потрібному файлі бази даних і натисніть кнопку, що знаходиться праворуч від кнопки відкрити(Рис. 1.3). В меню відкриття файлу виберіть пункт Відкрити для читанняабо пункт Монопольно для читання.
Мал. 1.3.Параметри відкриття бази даних
Після відкриття бази даних в будь-якому з цих двох режимів ви не зможете вносити в неї зміни. Під стрічкою (кнопковим меню) виникне панель повідомлень з попередженням, що база даних відкрита тільки для читання.
Якщо обрана база даних недоступна іншим користувачам, пункти меню Відкрити для читанняабо Монопольно для читаннярівнозначні.
Ви зможете відкрити базу даних в режимі Відкрити для читання, Якщо вона не відкрита в даний момент іншим користувачем в режимі монопольно. Інші користувачі зможуть продовжувати роботу з базою і відкривати її в будь-якому режимі доступу, крім режиму монопольно. При цьому ви будете переглядати останню збережену версію, не збережені зміни будуть проігноровані.
Відкриття бази даних в режимі Монопольно для читанняможливо, тільки якщо вона в даний момент не використовується іншим користувачем в режимі редагування ( відкритиабо монопольно). При цьому інші користувачі не зможуть відкривати цю базу даних в режимі редагування.
3. Якщо в відкривається базі даних програма Access виявить потенційно небезпечний вміст, то під стрічкою з'явиться панель повідомлень з попередженням Частина вмісту бази даних відключена. Щоб відкрити вміст бази даних повністю, в тому числі заблоковану частину, натисніть кнопку параметрипанелі повідомлень. У вікні Параметри безпеки Microsoft Officeвиберіть пункт Включити це вмісті натисніть кнопку ОК.
4. Щоб створити копію відкритої бази даних, збережіть її в іншому файлі. Для цього натисніть кнопку
в лівому верхньому кутку головного вікна, потім в меню оберіть пункт Зберегти як. Далі вкажіть формат файлу - База даних Access 2007.
На екрані з'явиться стандартне вікно Windows збереження. Введіть ім'я нового файлу бази даних, виберіть папку, в якій буде зберігатися цей файл, і натисніть кнопку зберегти.
Тепер ви можете працювати з копією бази даних: створювати нові таблиці, запити, звіти або редагувати існуючі.
Створення бази даних на основі шаблону
У Access 2007 включені шаблони баз даних. Їх можна використовувати для вирішення типових задач або для навчальних цілей, оскільки в їх склад входять таблиці, вже заповнені даними, готові звіти і форми для введення інформації. Щоб створити базу даних з використанням шаблону, виконайте наступні дії.
1. У лівій області початкового вікна Access (див. Рис. 1.2) виберіть категорію шаблонів. У центрі вікна відобразиться список шаблонів цієї категорії. Клацніть кнопкою миші на значку відповідного шаблону (рис. 1.4).
2. У правій частині вікна з'явиться область з назвою шаблону і його категорії. В полі ім'я файлувведіть ім'я нової бази даних. За допомогою кнопки
виберіть папку, в якій буде зберігатися файл бази даних.
3. Якщо потрібно приєднати нову базу даних із веб-сайтом SharePoint, встановіть прапорець Створення і приєднання бази даних до вузла Windows SharePoint Services.
Мал. 1.4.Створення бази даних за шаблоном
Примітка
Windows SharePoint Services - компонент Windows Server, що надає користувачам загальний доступ до даних через Інтернет. У довідковій системі Access 2007 (див. Розд. «Інтерфейс Access 2007») ви можете знайти докладну інформацію щодо організації спільної роботи з базами даних за допомогою Windows SharePoint Services.
4. Натисніть кнопку створити(Для шаблонів Microsoft Office Online вона називається). Access згенерує базу даних за вказаною шаблоном і відкриє її в режимі редагування таблиці.
5. Якщо в створеній базі даних Access виявить потенційно небезпечний вміст, то під стрічкою з'явиться панель повідомлень з попередженням Частина вмісту бази даних відключена. Щоб відкрити вміст бази даних повністю, в тому числі заблоковану частину, натисніть кнопку параметрипанелі повідомлень. У вікні Параметри безпеки Microsoft Officeвиберіть пункт Включити це вмісті натисніть кнопку ОК.
Ви можете відредагувати готову структуру даних: створити або видалити таблиці, поля, записи, запити, звіти і т. П.
Закриття бази даних
Щоб закрити поточну базу, натисніть кнопку
в лівому верхньому кутку вікна, потім в меню оберіть пункт Закрити базу даних. На екрані знову з'явиться початкове вікно Access.
Примітка
У програмі Access може бути відкрита тільки одна база даних. Відкривши програму кілька разів, ви можете в кожному з вікон відкрити свою базу даних.
Для подальшої роботи з відкритою або створеної базою даних вам будуть потрібні відомості про користувальницький інтерфейс програми Access.
Інтерфейс Access 2007
Access 2007 має абсолютно новий інтерфейс, не схожий на інтерфейс попередніх версій програми. Новий дизайн спрощує знаходження потрібних елементів управління і робить роботу з програмою більш простою і комфортною.
У попередньому розділі було описано початкове вікно Access (див. Рис. 1.2), що дозволяє швидко приступити до роботи. У цьому розділі ви познайомитеся з головним вікном, яке з'являється після відкриття або створення бази даних.
Основні елементи головного вікна показані на рис. 1.5.
Рядок заголовка містить ім'я бази даних, назва формату файлу (наприклад, Access 2007) і назва програми - Microsoft Access.
кнопка Officeвикликає меню швидкого доступу, яке дозволяє створити, відкрити, зберегти і закрити базу даних, організувати загальний доступ до бази даних, переслати документи бази даних по електронній пошті і вивести їх на друк. Є аналогом меню файлв попередніх версіях Microsoft Office.
Панель швидкого доступу - на ній доцільно розташувати значки найбільш часто використовуваних команд, щоб викликати їх одним клацанням кнопки миші і тим самим значно прискорювати роботу.
Стрічка - ключовий елемент інтерфейсу, який об'єднує всі команди роботи з базою даних. Стрічка складається з вкладок, на кожній з яких розташовані значки декількох груп команд. Для переходу на вкладку потрібно клацнути кнопкою миші на її назві.
Виберіть Головна, створіння, Зовнішні даніі Робота з базами данихзнаходяться на стрічці постійно. Решта з'являються або зникають в залежності від того, який документ активний в робочій області. Наприклад, вкладка Робота з таблицями, Що містить набір інструментів для роботи з таблицями, відображається тільки в разі, якщо в робочій області Access відкрито таблицю. Саме тому інтерфейс Access 2007 не перевантажений і в ньому легко орієнтуватися: в будь-який момент відображаються тільки ті вкладки і кнопки, які зараз потрібні.
Мал. 1.5.Головне вікно Microsoft Access 2007
Область переходів відображає список документів бази даних (таблиць, запитів, форм, звітів, макросів) і дозволяє перемикатися між ними. Щоб відкрити документ бази даних, досить двічі клацнути кнопкою миші на його назві у області переходів. Щоб приховати і відкриття області переходів служить кнопка
в правому верхньому куті області.
Вікна / вкладки документів. Документи бази даних розташовуються в робочій області Access у вигляді вкладок або у вигляді перекриваються вікон.
Рядок стану відображає підказки та повідомлення про стан програми, а також містить ряд кнопок, що дозволяють швидко перемикатися між різними режимами роботи з поточним документом.
Налаштування елементів інтерфейсу
Робоче середовище Access досить комфортна, і додатково налаштовувати її звичайно не потрібно. Однак ви можете змінити безліч параметрів інтерфейсу відповідно до своїх уподобань.
У цьому розділі розглядається настройка стрічки команд, панелі швидкого доступу, розташування документів, а також відображення і приховування рядка стану.
Згортання і відновлення стрічки
Щоб звільнити додаткове місце на екрані, стрічку команд можна згорнути. Якщо стрічка згорнута, відображаються тільки назви вкладок стрічки; вкладка розкривається тільки при натисканні кнопкою миші на її назві і тут же ховається після вибору команди або після клацання кнопкою миші поза стрічки.
Змінити режим відображення стрічки ви можете будь-яким з двох способів.
Двічі клацніть кнопкою миші на назві активної (відкритої в поточний момент) вкладки. Якщо стрічка відображалася повністю, вона буде згорнута. Якщо стрічка була прихована, вона буде відновлена.
Клацніть правою кнопкою миші на будь-якому місці стрічки. У контекстному меню виберіть пункт Згорнути стрічку. Якщо прапорець на цьому пункті було знято, то він буде встановлений і стрічка буде згорнута. І навпаки, якщо прапорець був установлений, то він буде знятий, і стрічка буде відображатися повністю.
Налаштування панелі швидкого доступу
Для більшої зручності роботи з програмою Access ви можете додати на панель швидкого доступу кнопки (значки команд), які ви часто використовуєте. В цьому випадку не доведеться шукати їх кожен раз на стрічці. Можна також видалити з панелі непотрібні кнопки, щоб не захаращувати її.
Примітка
Операції з кнопками, що виконуються на панелі швидкого доступу, ніяк не впливають на наявність таких же кнопок в інших місцях (на стрічці, в меню швидкого доступу і т. Д.). Наприклад, при видаленні кнопки вона зникає з панелі, але не з стрічки.
Крім того, ви можете змінити місце розташування панелі.
Швидке додавання і видалення кнопки
Якщо потрібно додати значок команди на панель швидкого доступу, то найпростіший спосіб це зробити - відкрити вкладку, на якій знаходиться значок, клацнути на ньому правою кнопкою миші і в контекстному меню вибрати пункт Додати на панель швидкого доступу.
Якщо потрібно видалити значок команди з панелі швидкого доступу, то необхідно просто клацнути на цьому значку правою кнопкою миші і в контекстному меню вибрати пункт Видалити з панелі швидкого доступу.
Якщо ж включити чи виключити відразу кілька значків команд, доцільно виконати дії, описані в наступному підрозділі.
Додавання і видалення набору кнопок
Отже, для настройки набору кнопок на панелі швидкого доступу виконайте наступні дії.
1. Натисніть кнопку
праворуч від панелі. На екрані з'явиться меню (рис. 1.6).
2. У верхній частині даного меню представлений список кнопок, найчастіше розміщують користувачі на панелі. Якщо прапорець біля назви кнопки встановлено, кнопка відображається на панелі. Клацніть кнопкою миші на пункті меню з назвою кнопки, щоб встановити або зняти цей прапорець.
Порада
Після того як кнопка додана на панель або ж видалена, меню зникає з екрану. Для повторного виклику меню необхідно знову натиснути кнопку.
Мал. 1.6.Меню Налаштування панелі швидкого доступу
Налаштування елементів інтерфейсу 23
3. Якщо в меню Налаштування панелі швидкого доступунемає потрібної вам кнопки, виберіть пункт інші команди. На екрані з'явиться вікно параметри Access(Рис. 1.7).
Мал. 1.7.Вікно Параметри Access в режимі настройки панелі швидкого доступу
4. Виберіть в полі Вибрати команди зкатегорію команд. Якщо ви не знаєте, до якої категорії відноситься команда, виберіть значення всі команди. В полі Налаштування панелі швидкого доступувкажіть, з якою частиною панелі необхідно працювати: з тими значками команд, які відображаються для всіх баз даних, або з тими значками, які відображаються на панелі, тільки коли відкрита поточна база даних.
5. Щоб додати значок команди, клацніть кнопкою миші в списку, що знаходиться зліва, на назві команди, а в списку праворуч - на назві тієї команди, після значка якої повинен дотримуватися додається значок. Натисніть кнопку Додати. Повторіть цей пункт для всіх команд, які ви хотіли б бачити на панелі швидкого доступу.
6. Щоб видалити значок команди з панелі, клацніть кнопкою миші на назві цієї команди в списку праворуч і натисніть кнопку видалити. Повторіть цей пункт для всіх команд, які не потрібні вам на панелі швидкого доступу.
7. Щоб змінити порядок проходження значків команд на панелі, клацніть кнопкою миші в правому списку на назві команди і перемістіть її вгору або вниз за списком, використовуючи кнопки
8. Для завершення налаштування в вікні параметри Accessнатисніть кнопку ОК. Після цього ви відразу можете користуватися оновленої панеллю швидкого доступу.
Крім набору кнопок, настройка панелі швидкого доступу включає також вибір місцезнаходження панелі у вікні програми.
Зміна місцезнаходження панелі швидкого доступу
Ви можете розташувати панель швидкого доступу над стрічкою або під стрічкою. Для переміщення панелі клацніть правою кнопкою миші на панелі або на стрічці і в контекстному меню виберіть пункт Розмістити панель швидкого доступу під стрічкою(Якщо зараз панель знаходиться над стрічкою) або, відповідно, пункт Розмістити панель швидкого доступу над стрічкою(Якщо зараз панель знаходиться під стрічкою).
Налаштування режиму відображення документів
Документи бази даних (таблиці, звіти, запити, форми введення та ін.) Можуть, як було сказано вище, відображатися в робочій області Access в одному з двох режимів.
Режим вкладок: всі документи поєднуються в одне вікно з декількома вкладками (див. Рис. 1.5). Цей режим дозволяє переглядати тільки один документ в кожен момент. Перемикатися між вкладками можна, клацаючи кнопкою миші на назвах (значках) вкладок. Крім того, відображення назв вкладок можна відключити, тоді навігація здійснюється за допомогою області переходів.
Режим перекриваються вікон (рис. 1.8): кожен об'єкт (документ) розташовується в окремому вікні. Цей режим дозволяє переглядати кілька документів одночасно. Вікна можна вільно переміщувати у робочій області і змінювати їх розміри, а нове вікно розташовується поверх вже відкритих вікон. Після подвійного клацання кнопкою миші на заголовку вікна воно заповнює всю робочу область. Для упорядкування вікон документів і для перемикання між ними використовується кнопка
розташована на стрічці в правій частині вкладки Головна.
Мал. 1.8.вікна документів
Увага!
Режим відображення документів встановлюється окремо для кожної бази даних. База даних повинна бути відкрита, перш ніж ви поміняєте для неї цей режим.
Щоб вибрати зручний для вас режим відображення документів, виконайте наступні дії.
1. Натисніть кнопку
в лівому верхньому кутку головного вікна. У правому нижньому кутку меню, натисніть кнопку параметри Access, В результаті чого відкриється вікно Параметри Access.
2. На лівій панелі виберіть пункт Поточна база даних.
Установкивиберіть положення перемикача Параметр вікна документа:
положення перекриття вікон, Якщо необхідно відображати перекриваються вікна;
положення Виберіть, Якщо необхідно відображати вкладки документів. Якщо при цьому необхідно показувати назви вкладок, то встановіть прапорець Виберіть документів.
4. Щоб зміна режиму почало діяти, необхідно закрити і знову відкрити поточну базу даних. Як це зробити, було описано в розд. «Приступимо до роботи».
Нарешті, розглянемо останній в цьому розділі параметр інтерфейсу - режим відображення рядка стану.
Приховування або відображення рядка стану
Якщо ви хочете відобразити або приховати рядок стану, виконайте наступні дії.
1. Натисніть кнопку Office. У правому нижньому кутку меню, натисніть кнопку параметри Access. відкриється вікно параметри Access.
2. На лівій панелі клацніть кнопкою миші на пункті Поточна база даних.
3. У правій області вікна в розділі Установкивстановіть прапорець Рядок стану, Якщо необхідно відображати рядок стану, або зніміть його, якщо рядок відображати не потрібно.
4. Щоб зміна почала діяти, необхідно закрити і знову відкрити поточну базу даних. Як це зробити, описано в розд. «Приступимо до роботи».
Порада
У вікні Параметри Access, вибираючи різні пункти в області зліва, можна переглянути і змінити безліч налаштувань робочого середовища Access.
Ознайомимося тепер з довідковою системою Access - незамінним джерелом відомостей, корисним як на початковому, так і на наступних етапах роботи.
Увага!
Режим відображення рядка стану, як і режим відображення документів, встановлюється окремо для кожної бази даних. База даних повинна бути відкрита, перш ніж ви будете налаштовувати рядок стану.
Довідкова система Access 2007
Якщо ви не знайшли відповіді на своє питання в цій книзі, вам допоможе звернення до довідкової системи Microsoft Access. Вона дозволяє шукати інформацію не тільки у вбудованих довідкових матеріалах, а й на веб-сайті Office Online і в довіднику для розробників Offline Developer Help.
Примітка
Інтерфейс довідкової системи Access 2007 також змінився в порівнянні з попередніми версіями. Так, помічник Microsoft Office - анімований персонаж, що дає поради, - в нову версію довідкової системи не включений.
Для виклику довідкової системи натисніть клавішу F1або кнопку
в кінці стрічки команд справа. На екрані з'явиться вікно Довідка: Access(Рис. 1.9).
Мал. 1.9.Вікно Довідка: Access
Знайомство з довідковою системою починається з налаштування вікна Довідка: Access.
Налаштування зовнішнього вигляду вікна довідки
Для настройки виду вікна довідки призначені наступні кнопки панелі інструментів вікна довідки.
- забезпечує зміна розміру шрифту, який використовується для відображення тексту довідки.
- дозволяє відобразити панель змісту довідки. Панель змісту зручно використовувати при пошуку інформації за списком розділів. Якщо панель змісту відкрита, кнопка
дозволяє приховати панель змісту.
- вказує, що вікно довідки завжди розташовується поверх інших вікон Access. При її натисканні кнопка змінюється кнопкою
яка вказує, що режим відображення вікна довідки поверх інших вікон скасований.
Пошук довідкової інформації
Щоб знайти потрібні вам відомості в довідковій системі, виконайте наступні дії.
1. Натисніть F1, Щоб запустити довідкову систему.
2. Виберіть область пошуку. Для цього натисніть кнопку
розташовану праворуч від кнопки Пошук. У меню представлені області, в яких ви можете здійснювати пошук (рис. 1.10).
Мал. 1.10.Меню для вибору області пошуку
Області поділяються на дві групи. Група Вміст на веб-сайті Office Online(Мережева довідка) містить матеріали, які містить цей сайт Office Online. Ці матеріали доступні вам тільки при наявності підключення до Інтернету. Група включає наступні області пошуку.
все Access- всі матеріали на сайті.
Access Довідка- останні версії довідкових матеріалів.
Access Шаблони- шаблони баз даних.
Access Навчання- навчальні курси по Access.
Група Вміст на даному комп'ютері(Автономна довідка) включає наступні області пошуку.
Access Довідка- вбудовані довідкові матеріали по роботі з програмою Access.
Offline Developer Help- довідник розробника баз даних.
Примітка
Після вибору області пошуку кнопка в правому нижньому кутку вікна довідки буде називатися Підключення до веб-сайту Office Online встановлено, якщо обрана область мережевий довідки, або ж буде мати назву Автономна робота, якщо обрана область автономної довідки. Вибір режиму довідки (мережева або автономна) зберігається після закриття і повторного відкриття вікна довідки.
3. Знайдіть потрібну сторінку довідки за допомогою запиту або по змісту. Для пошуку за запитом введіть ключові слова в пошукове поле і натисніть кнопку Пошук. Система виведе список знайдених сторінок. Клацніть на підходящої засланні. Якщо жодна посилання вам не підійде або за запитом нічого не буде знайдено, спробуйте змінити текст запиту і повторити пошук.
4. Для пошуку по змісту натисніть кнопку
на панелі інструментів вікна довідки. У панелі, що з'явилася змісту клацніть кнопкою миші на заголовку потрібного розділу, щоб розкрити його вміст (при цьому значок розділу зміниться: замість закритої книги відобразиться відкрита). Потім, якщо потрібно, клацніть на заголовку відповідного підрозділу і так далі, поки не дійдете до потрібної сторінки.
Для переміщення по раніше відкритим сторінкам довідки використовуються кнопки
У цьому розділі ви дізналися, що Access 2007 є реляційної СУБД і що база даних складається з взаємозв'язаних таблиць. Ви ознайомилися з ключовими поняттями теорії баз даних, процесом проектування структури даних і етапами побудови власної бази даних. Крім того, ви навчилися налаштовувати інтерфейс Access, щоб зробити роботу з програмою ще більш зручною і знаходити відповіді на виникаючі питання в довідковій системі Access.
Всі ці знання ви будете активно використовувати на всіх етапах роботи з базою даних. Перший етап - відкриття або створення бази даних - ви вже освоїли. Тепер ви готові приступити до наступного етапу: створення таблиць, налаштування зв'язків між таблицями, введення і редагування даних. Цьому етапу присвячена наступна глава.
введення 2
База даних 3
Створення нової Бази Даних 3
Створення бази даних за допомогою шаблонів 4
таблиці 5
Створення таблиці за допомогою шаблонів таблиць 5
Створення таблиці за допомогою конструктора таблиць 7
Зв'язок таблиць 9
Список підстановки 13
запити 16
Майстер запитів 16
3.2. Конструктор запитів 19
Условие отбора 20
Запит дії 22
Запити SQL 24
форми 26
Майстер форм 26
Конструктор форм 28
Звіти 30
Майстер звітів 30
Конструктор звітів 32
додаток 34
Типи даних 34
Види запитів дії 34
Види запитів SQL 35
Елементи управління форм 36
Microsoft Access 2007
Microsoft Access 2007 - професійна програма управління базами даних. З її допомогою можна накопичувати і систематизувати різноманітну інформацію, шукати і сортувати об'єкти згідно з обраними критеріями, конструювати зручні форми для введення даних і генерувати на підставі наявних записів прекрасно оформлені звіти.
Бази даних - це сукупність структур, призначених для зберігання великих обсягів інформації і програмних модулів, які здійснюють управління даними, їх вибірку, сортування та інші подібні дії. Інформація бази даних зберігається в одній або декількох таблицях. Будь-яка таблиця з даними складається з набору однотипних записів, розташованих один за одним. Вони являють собою рядки таблиці, які можна додавати, видаляти або змінювати. Кожен запис є набором іменованих полів, або осередків, які можуть зберігати найрізноманітнішу інформацію, починаючи від дати народження і закінчуючи докладним описом кулінарного рецепта. Однотипні поля різних записів утворюють стовпець таблиці.
Записи однієї таблиці можуть містити посилання на дані іншої таблиці, наприклад, в таблиці зі списком товарів можуть зберігатися посилання на довідник виробників товарів з їх адресами і іншими реквізитами. При цьому записи, що стосуються різних товарів, можуть вказувати на одного і того ж виробника. Така взаємодія таблиць називається зв'язком.
Інші модулі бази даних призначені для обробки інформації, що зберігається в таблицях. За допомогою запитів виробляється вибірка даних, що відповідають певним умовам. Форми призначені для форматованого введення і сприйняття інформації. Звіти забезпечують висновок (як правило, на принтер) барвисто оформленого списку записів із заголовками, пунктами і підпунктами.
1. База даних
1.1. Створення нової бази даних.
1.1.1. Запускаємо Microsoft Access, виконавши команду меню Пуск > Програми\u003e Microsoft Office\u003e
Рис.1.1. Вікно Microsoft Access
1.1.2. У вікні (Рис. 1) натискаємо на значку - Нова База Даних
1.1.3. В поле «Ім'я файлу» пишемо назву створюваної бази «Бібліотека».
1.1.4. За замовчуванням база даних створюється в папці Мої документи (My Documents), для зміни шляху необхідно клікнути на іконку зліва від поля «Ім'я файлу».
1.1.5. Натискаємо кнопку «Створити»
1.2. Створення бази даних за допомогою шаблонів.
1.2.1. Запускаємо Microsoft Access, виконавши команду меню Пуск > Програми\u003e Microsoft Office\u003e Microsoft Office Access 2007.
1.2.2. У вікні (Рис. 1.1.), В поле «Категорії Шаблонів»\u003e Локальні шаблони, вибираємо потрібний шаблон.
Рис.1.2. локальні шаблони
1.2.3. Натискаємо кнопку «Створити»
2. Таблиці
Після створення нової бази, відкривається вікно «база даних» (Рис. 2.1.).
Рис.2.1. Вікно бази даних
2.1. Створення таблиці за допомогою шаблонів таблиць.
2.1.1. Переходимо на закладку «створення».
Рис.2.2. Верхнє меню
2.1.2. Натискаємо «Шаблони таблиць», вибираємо «контакти».
2.1.3. В результаті отримали таблицю з готовими іменами стовпців, при необхідності можна додати свої стовпці (подвійний клік ЛКМ на останньому стовпці «Додати поле» і ввести ім'я нового стовпчика), або видалити зайві стовпці (клік ПКМ на зайвому стовпці, пункт контекстного меню - «Видалити стовпець »).
Рис.2.3. вікно таблиці
2.1.4. Кликнемо в клітинку під назвою «Організація» і вводимо назву організації (Школа), значенням «Код» автоматично присвоїлось значення.
2.1.5. Заповнимо інші елементи таблиці.
Мал. 2.4. Таблиця даних
2.1.6. Зберігаємо таблицю: ПКМ на закладці «Таблица2», вводимо ім'я «Контакти», натискаємо OK.
2.2. Створення таблиці за допомогою конструктора таблиць.
2.2.1. Кликнемо на закладку «Таблиця 1»
2.2.2. Переходимо в режим конструктора:
Рис.2.5. Вибір режиму відображення
Рис.2.6. Введення імені таблиці
2.2.4. У вікні конструктора таблиць можна вводити імена полів нової таблиці або додавати поля в уже створену таблицю.
Рис.2.7. Вікно конструктора таблиць
2.2.5. Кликнемо в клітинку нижче осередку «Код», введемо ім'я стовпця «Назва», тип даних - текстовий. Заповніть ще кілька осередків.
Рис.2.8. Заповнення полів таблиці
2.2.6. Переходимо в режим таблиці: Вид\u003e Режим таблиці.
2.2.7. Заповнюємо таблицю аналогічно п. 2.1.4. і 2.1.5.
Рис.2.9. Таблиця даних
2.3. Зв'язок таблиць.
Зв'язок дозволяє встановити правила взаємодії між таблицями. Розрізняють два типи зв'язків: один до багатьох і багато до багатьох. У нашому випадку, при створенні бази даних бібліотеки, підходить зв'язок - багато до багатьох, тобто в однієї людини може бути кілька книг і екземпляри однієї книги можуть бути у різних людей.
При створенні зв'язку один до багатьох, id-код першої таблиці прописується окремим стовпцем у другій таблиці.
При створенні зв'язку багато до багатьох, id-коди обох таблиць прописується в третій таблиці (допоміжної).
Розглянемо на прикладі:
2.3.1. Переходимо на закладку «Створення» і створюємо нову таблицю.
2.3.2. Потім переходимо в режим конструктора, при цьому зберігаємо таблицю під ім'ям «Записи».
2.3.3. Вписуємо назви стовпців, за прикладом.
Рис.2.10. Заповнення полів таблиці
2.3.4. Переходимо в режим таблиці і заповнюємо її за прикладом.
Мал. 2.11. Таблиця даних
2.3.5. Переходимо на закладку «Робота з базами даних» і натиском на кнопку «Схема даних».
2.3.6. У вікні, послідовно додаємо всі три таблиці.
Рис.2.12. Вікно схеми даних
2.3.7. Створюємо зв'язок - Розміщуємо покажчик на пункт «Код» з таблиці «Книги», натискаємо ЛКМ і не відпускаючи її, перетягуємо в пункт «Код книги» з таблиці «Записи».
2.3.8. У вікні ставимо прапорець Забезпечення цілісності даних. Цей режим не дозволить Access залишати в таблиці «Записи» записи, для яких не можна підібрати запис таблиці «Книги» з відповідним значенням поля «Код».
Установка прапорця Каскадне видалення пов'язаних записів призведе до того, що при видаленні запису таблиці «Книги» будуть видалені всі відповідні записи таблиці «Записи». Якщо вказаний прапорець скинутий, видалення тих записів таблиці «Книги», на які посилається хоча б один запис таблиці «Записи», заборонено.
Установка прапорця Каскадне оновлення пов'язаних полів призведе до того, що при оновленні поля «Код» таблиці «Книги» будуть автоматично оновлюватися однойменні поля у відповідних записах таблиці «Записи».
Рис.2.13. параметри зв'язку
2.3.9. Натискаємо кнопку «Створити»
2.3.10. Повторюємо пункти 2.4.7., 2.4.8., 2.4.9. для таблиці «Контакти»
Рис.2.14. схема даних
2.4. Список підстановки.
При заповненні таблиці «Записи» новими даними використання для цього id-коду дуже незручно, для полегшення заповнення таблиці в Access є список підстановки.
2.4.1. Відкриємо таблицю «Записи» в режимі конструктора.
2.4.2. Для імені поля «Код книги» в поле «Тип даних» вибираємо пункт - Майстер підстановок.
Рис.2.15. Майстер підстановок
2.4.3. У отрившемся вікні «Створення підстановки» залишаємо перемикач як показано на малюнку і натискаємо «Далі\u003e».
2.4.4. Вибираємо таблицю «Книги» і натискаємо «Далі\u003e».
Рис.2.16. Майстер підстановок
Рис.2.17. Майстер підстановок
2.4.6. Можна виконати сортування записів по зростанням або за спаданням, вибравши назву поля зі списку, натискаємо «Далі\u003e».
Ріс.2.18. Майстер підстановок
2.4.7. Для створення підстановки натискаємо «Готово».
Рис.2.19. Майстер підстановок
Тепер в таблиці «Записи» замість коду книги буде відображатися назва книги і її автор. Тепер аналогічно виконайте зі стовпцем «код контакту», додавши з таблиці «Контакти» поля ім'я і прізвище.
Ріс.2.20. Таблиця «Записи»
А для додавання нового запису буде з'являтися список книг або контактів.
Рис.2.21. Заповнення таблиці за допомогою майстра
Запити є інструментом пошуку і структурування даних. Запит, адресований одній або декількох таблиць, ініціює вибірку певної частини даних і їх передачу в таблицю, що формується самим запитом. В результаті ви отримуєте підмножина інформаційного безлічі вихідних таблиць, сформований за певним законом. Якщо оброблюваний обсяг інформації великий, виділення необхідних даних в таку підмножину дозволяє істотно скоротити час їх обробки. У системах типу клієнт-сервер, де основні бази даних зберігаються на файловому сервері, система запитів дозволяє зменшити обсяг інформації, що передається через локальну мережу.
3.1. Майстер запитів
Щоб спростити завдання користувача, до складу Access включений майстер запитів, що дозволяє автоматизувати процес побудови запиту.
3.1.1. Переходимо на закладку «Створення» і натискаємо кнопку
3.1.2. Вибираємо «Простий запит» і натискаємо OK.
3.1.3. У списку «Таблиці і запити» вибираємо таблицю «Контакти», зі списку «Доступні поля» вибираємо: Прізвище, Ім'я та Робочий телефон. Потім з таблиці «Книги» вибираємо: Назва та Автор; а з таблиці «Записи» - Дата видачі. І натискаємо «Далі».
Рис.3.1. Майстер запитів
3.1.4. Вибираємо докладний звіт і натискаємо «Далі».
Рис.3.2. Майстер запитів
3.1.5. Вводимо ім'я запиту, ставимо перемикач на «Відкрити запит для перегляду даних» і натискаємо «Готово».
Рис.3.3. Майстер запитів
3.1.6. В результаті отримуємо таблицю:
Рис.3.4. Таблиця запиту
3.2. конструктор запитів
Майстер запитів вміє конструювати тільки прості умови відбору. Щоб накласти додаткові обмеження, слід користуватися конструктором запитів, що забезпечує повне управління параметрами запиту і побудова складних умов відбору даних.
3.2.1. Переходимо на закладку «Створення» і натискаємо кнопку
3.2.2. Додаємо всі три таблиці і закриваємо вікно.
Мал. 3.5. Додавання таблиці
3.2.3. Із списку вибираємо таблиці і поля для відображення в запиті.
Рис.3.6. Вікно конструктора запиту
3.3. Условие отбора
Додавання в запит умови відбору дозволяє вибирати з таблиці не всі записи, а лише ті, які відповідають певним критеріям. Наприклад, нам потрібні записи, що припадають на лютий 2007 року.
3.3.1. У бланку запиту клацніть на осередку Умова відбору п'ятого стовпчика правою кнопкою миші і вибераем в контекстному меню команду «Побудувати». Відкриється вікно будівника виразів.
Рис.3.7. Вікно будівника виразів
3.3.2. У лівому списку будівника клацаємо на папці Оператори.
3.3.3. В середньому списку вибираємо категорію Порівняння.
3.3.4. У правому списку двічі клацаємо на пункті Between.
3.3.5. Клацанням виділяємо в поле формули перший местозаполнітель «Вираз».
3.3.6. У лівому списку будівника виразів подвійним клацанням відкриваємо папку Функції.
3.3.7. Клацаємо на папці Вбудовані функції, що містить стандартні функції Access.
3.3.8. В середньому списку будівника виразів клацніть на пункті Дата / час.
3.3.9. У правому списку двічі клацаємо на функції DateValue, щоб замінити нею местозаполнітель «Вираз».
3.3.10. Виділивши местозаполнітель «stringexpr», вводимо текст «01.02.2007».
3.3.11. Повторюючи кроки 3.3.5 - 3.3.10, замінюємо другий местозаполнітель «Вираз» на вираз DateValue ( «31.02.2007»).
В результаті у нас вийшла формула Between DateValue ( «01.02.2007») And DateValue ( «31.02.2007»). Вона перевіряє умова знаходження дати в інтервалі від 1 до 31 лютого 2007 р
3.3.12. Натискаємо па кнопці ОК.
3.3.13. Для виконання запиту натискаємо
Рис.3.8. Результат виконання запиту
Запити можуть застосовуватися також для додавання, видалення і оновлення групи записів таблиці. Такі запити є потужним інструментом перетворення даних, вони називаються запитами дії. Наприклад, нам потрібно змінити в таблиці «Книги» номер за картотекою. Замінити першу цифру - 4 на 6. Подібну операцію важко провести «вручну», якщо в таблиці більше тисячі записів.
3.4.1. Створюємо новий запит в режимі конструктора.
3.4.2. У вікні конструктора відкриваємо таблицю «Книги».
3.4.3. В значення поле вибираємо «Номер по картотеці».
Рис.3.9. Вікно конструктора запиту
3.4.4. В поле «Тип запиту» вибираємо запит на оновлення, при цьому в бланку запиту з'явитися ще одне поле - оновлення, в яке потрібно ввести нове значення поля.
3.4.5. В поле «Оновлення» викликаємо контекстне меню, клацніть на пункті «Побудувати»
3.4.6. У вікні будівника виразів пишемо формулу:
Рис.3.10. Вікно будівника виразів
3.4.7. В поле «Условие отбора» викликаємо контекстне меню, клацніть на пункті «Побудувати»
3.4.8. У вікні будівника виразів пишемо формулу:
Рис.3.11. Вікно будівника виразів
3.4.9. Закриваємо запит, зберігши під ім'ям «Оновлення».
3.4.10. Подвійним кліком виконуємо запит «Оновлення», Access проінформує про виявлення одного запису, що задовольняє умові відбору, і попросить підтвердити необхідність її зміни.
Мова SQL є найбільш поширеною мовою управління баз даних клієнт - серверів. Це мова реляційних баз даних, а не мова систем програмування. У Microsoft Access використовується мова Jet SQL.
3.5.1. Створюємо новий запит в режимі конструктора.
3.5.2. Переходимо в режим SQL.
3.5.3. У вікні пишеться запит на мові SQL.
Рис 3.12. Вікно запиту SQL.
3.5.4. Напишемо запит на додавання нового запису в таблицю «Книги»:
VALUES ( "Му-Му", "Тургенєв", "Роспечать", "2007", "845623");
3.5.5. Натискаємо кнопку, з'явиться вікно підтвердження додавання нового запису, натискаємо ОК.
Мал. 3.13. Оновлена \u200b\u200bтаблиця «Книги»
У той час як таблиці і запити дозволяють відобразити на екрані довгі списки записів, форми дають можливість зосередитися на конкретній записи. Вони полегшують введення, редагування і сприйняття інформації, можуть містити допоміжні підпису та елементи оформлення.
4.1. Майстер форм
4.1.1. Переходимо на закладку «Створення» і запускаємо «Матер форм»
Рис.4.1. Запуск майстра форм
4.1.2. У списку «Таблиці і запити» виберете Таблиця: Контакти.
4.1.3. Кліком на кнопці «\u003e\u003e» додайте все поля в список обраних полів.
4.1.4. Виділіть поле «Код» і кліком на кнопці «< » уберите из списка выбранных полей, т.к. значение этого поля является кодом, оно неважно для пользователя и поэтому его не следует включать в форму.
Мал. 4.2. Майстер форм
4.1.6. У наступному вікні виберіть зовнішній вигляд форми - вирівняний і клікніть на кнопці «Далі\u003e».
4.1.7. У третьому вікні майстра виберіть стиль оформлення форми (яка сподобається) і натисніть на кнопку «Далі\u003e».
4.1.8. У четвертому вікні натисніть на кнопку «Готово», ні чого не змінюючи.
Рис.4.3. Форма для таблиці контакти
У вікні форми можна редагувати вже існуючі записи, а також створювати нові.
4.2. конструктор форм
Недоліком форм, створюваних майстром, є те, що вони одноманітні і не містять пояснювальних написів. Щоб прикрасити форму і розташувати поля зручнішим чином, слід скористатися конструктором форм, який дозволяє пересувати і масштабувати елементи форми, пов'язувати їх з джерелом даних і налаштовувати будь-які інші параметри форми.
4.2.1. Створимо, як показано в розділі 4.1. форму на таблицю «Книги»
Мал. 4.4 Форма для таблиці книги
4.2.2. Натискаємо кнопку «Вид» і переходимо в режим конструктора.
Мал. 4.5. Вікно конструктора форм
У вікні конструктора присутній дорожня сітка з вертикальної і горизонтальної лінійкою, яка допомагає позиціонувати об'єкти.
За натисканні ПКМ в поле «Тема форми» або «Область даних», пункт Колір заливки / фона, можна змінити колір поля.
Клікнувши на будь-якому елементі форми, навколо нього з'являється рамка, потягнувши за краї якої можна змінити форму і розмір елемента або перемістити його в інше місце форми.
Кожен елемент форми має свої властивості, вікно властивостей відкривається натисканням ПКМ на елементі, пункт властивості.
Рис.4.6. вікно властивостей
В цілому звіти схожі на форми, але вони, як правило, призначаються для виведення інформації з бази даних на принтер. Тому в звітах дані форматують так, щоб їх було зручно розміщувати на окремих сторінках. Звіти підтримують найрізноманітніші способи оформлення і дозволяють групувати дані, розбиваючи їх на логічно цілісні блоки.
5.1. Майстер звітів
Щоб полегшити роботу користувача, в Access є спеціальний майстер, який при нестачі часу дозволяє швидко створювати досить привабливі звіти.
5.1.1. Переходимо на закладку «Створення» і запускаємо Майстер звітів
5.1.2. У вікні майстра, вибираємо «Таблиця: Контакти», додаємо всі поля крім поля «Код», натискаємо «Далі».
Мал. 5.1. Майстер звітів
5.1.3. У наступному вікні майстра залишаємо все без зміни і натискаємо «Далі».
5.1.4. Вибираємо сортування на прізвище і натискаємо «Далі».
Мал. 5.2. Майстер звітів
5.1.5. Ставимо перемикачі як показано на рис.5.3. і натискаємо «Далі».
Мал. 5.3. Майстер звітів
5.1.6. Вибираємо стиль оформлення звіту - Access 2007, і натискаємо «Готово».
Мал. 5.4. Звіт на таблицю контакти
5.2. конструктор звітів
Звіт, представлений на Рис. 5.4. має ряд недоліків, таких як: одні поля займають занадто багато місця, а інші поля не поміщаються; звіт займає більше однієї сторінки та ін.
Ці недоліки можна виправити за допомогою конструктора звітів.
5.2.1. Переходимо в режим конструктора - ПКМ на звіті, пункт - Конструктор.
5.2.2. Конструктор звітів нагадує конструктор форм, в ньому також можна змінювати розміри, форму і положення елементів. Перемістимо елементи так, щоб вони не виходили за межі одного листа і займали місце відповідно вмісту.
Мал. 5.5. конструктор звітів
5.2.3. Після редагування переходимо в режим попереднього перегляду.
Мал. 5.6. готовий звіт
6. Додаток
6.1. Типи даних.
Для того щоб забезпечити можливість зберігання в базі даних різноманітної інформації, Access пропонує великий набір типів даних:
Таблиця 1
| Назва типу | призначення |
| текстовий | Текст довжиною до 255 символів |
| поле МЕМО | Текст довжиною до 65000 символів |
| числовий | Числа різних форматів |
| Дата час | Дата і / або час |
| грошовий | Грошові значення різних форматів |
| Лічильник | Лічильник, який автоматично збільшується на одиницю з додаванням кожного нового запису |
| логічний | Величини, здатні приймати тільки два значення: так / ні |
| Поле об'єкта OLE | Поля, що дозволяють вставляти малюнки, звуки і дані інших типів |
| гіперпосилання | Посилання, що дають можливість відкривати об'єкт Access (таблицю, форму, запит і т.д.), файл іншої програми або web-сторінку |
6.2. Види запитів дії
Таблиця 2
| Тип | опис | |
| вибір | Виконує відбір записів з бази даних і показує їх. | |
| оновлення | Оновлює дані в існуючій таблиці. | |
| об'єднання | Запит в режимі SQL | |
| створення таблиці | Виконує відбір записів з бази даних і зберігає їх як нову таблицю. | |
| перехресний | Виконує зведення даних за двома розділами значень, один з яких відображається в лівій частині таблиці, а інший - у верхній її частині. | |
| Запит до сервера | SQL запит на сервер | |
| Додавання | Додає дані в існуючу таблицю | |
| видалення | Видаляє дані, відповідні вказаним умові з зазначеної таблиці. | |
| управління |
6.3. Види запитів SQL
Таблиця 3
| Інструкція | опис | синтаксис |
| ADD USER | Додає одного або декількох існуючих користувачів в існуючу групу. | ADD USER користувач[, користувач...] TO група |
| CREATE USER | Служать для созданіянових користувачів. | CREATE USER користувач пароль лічний_код [, користувач пароль лічний_код, …] |
| CREATE GROUP | Служать для створення нових груп. | CREATE GROUP група лічний_код[, група лічний_код, …] |
| DROP USER | Видалення одного або декількох користувачів або видалення користувачів з групи | DROP USER користувач[, користувач, …] |
| DROP GROUP | Видалення одного або декількох груп | DROP GROUP група[, група, …] |
| SELECT ... INTO | Створює запит на створення таблиці (Запит на створення таблиці. Запит (інструкція SQL), що створює нову таблицю, в яку копіюються записи (рядки) з існуючої таблиці.). | SELECT поле1[, поле2[...]] INTO новая_табліца FROM джерело |
| DELETE | Створює запит на видалення, який видаляє записи з однієї або декількох таблиць, перелічених у вираженні FROM і відповідала умовам пропозиції WHERE. | DELETE [ таблиця. *] FROM таблиця WHERE условіе_отбора |
| TRANSFORM | Створює перехресний запит. | TRANSFORM статістіческая_функція інструкція_SELECT PIVOT поле_сводной_табліци ])] |
6.4. Елементи управління форм
При відкритті конструктора форм на екрані з'являється панель елементів. За допомогою кнопок панелі елементів в форму можна додавати різні об'єкти, типи яких перераховані в таблиці.
Таблиця 4
| Назва елемента | призначення | |
| поле | Використовується для введення і відображення інформації полів таблиць і запитів, а також для виведення результатів обчислень | |
| підпис | Підписи здійснюються автоматично разом з елементами типу текстове поле, поле зі списком і т. П. Вони роз'яснюють сенс поля введення. Додаткові написи можуть використовуватися для заголовків і пояснень | |
| кнопка | Клацання на такій кнопці виконує команду, за допомогою якої можна перейти в іншу форму, переміститися по записах і виконати багато інших операцій | |
| Поле зі списком | Дозволяє як безпосереднє введення значення в поле, так і його вибір в списку зумовлених значень | |
| список | Дозволяє вибирати дані з набору пунктів і не дозволяє безпосереднє введення значень | |
| Підпорядкована форма / звіт | Вставляє в форму (або звіт) область з іншою формою (або звітом), пов'язаної з головною | |
| лінія | Додає пряму лінію | |
| прямокутник | Малює прозорий або непрозорий прямокутник з кольоровою кордоном будь-якої товщини | |
| Приєднана рамка об'єкту | Об'єкт OLE, пов'язаний з полем даних таблиці або запиту | |
| Група перемикачів | Група перемикачів посилається на деяке поле таблиці. Кожен перемикач групи відповідає певному целочисленному значенням цього поля | |
| прапорець | Призначений для подання полів типу так / ні. Зазначений квадратик відповідає величині «так», а порожній - «ні» | |
| перемикач | Елемент групи перемикачів, в якій може бути відзначений тільки один з них (його кружок виглядає зачорненим) | |
| вимикач | Дозволяє вводити інформацію типу так / ні. Величиною «так» або «істина» відповідає втоплені положення вимикача | |
| вкладка | Дозволяє розмістити на одному і тому ж просторі екрану кілька наборів елементів управління. Зручний в тих випадках, коли елементи легко розділяються на логічні групи | |
| вставити діаграму | ||
| Вільна рамка об'єкта | Об'єкт OLE, не пов'язаний ні з яким джерелом даних | |
| малюнок | Малюнок будь-якого графічного формату з рамкою | |
| розрив сторінок | Лінія, по якій формується переклад сторінки при виведенні форми або звіту на принтер | |
| вставити гіперпосилання | Створення посилання на Web-сторінку, малюнок, адреса електронної пошти або програму | |
| вкладення | приєднані файли |
Microsoft Access 2007 дозволяє організувати комфортну роботу з базами даних, вносити в них зміни в режимі реального часу, контролювати звітність і надавати корпоративний доступ до загальних документів. Головне достоїнство програми - її простота і функціональність. Навіть не володіючи глибокими знаннями в особливостях продукту, користувач легко зможе розробити потрібну програму, задіявши для цього безкоштовні шаблони.
Особливо припав до смаку Майкрософт Access 2007 представникам бізнес-сфери, які за допомогою простої програми можуть адаптувати розроблені проекти відповідно до своїх напрямками і вести підприємницьку діяльність ще більш ефективно.
Можливості Microsoft Access 2007
id \u003d "a1"\u003eКрім готових шаблонів, які програма надає користувачам безкоштовно, завантажити Access 2007 варто і заради інших її переваг і можливостей. Так, наприклад, програмне забезпечення має кілька видів зразків баз даних. Вибираючи серед них підходящий варіант, ви зможете відслідковувати такі параметри:
- поточні завдання;
- контакти;
- важливі події;
- іншу інформацію, яка необхідна вам для організації робочого процесу.
Налаштування програми дозволяють виставляти параметри на власний розсуд, тому ви можете зручним чином сформувати для себе форми, звіти, таблиці, макроси і інші елементи, що використовуються в роботі.
Програма Access 2007 інтегрована з іншими офісними продуктами компанії Microsoft, тому ви можете легко переносити інформацію з Excel і використовувати її в роботі.
Відмінності від попередніх версій
id \u003d "a2"\u003eВідмінності помітні вже при першому запуску випуску 2007.
- У порівнянні з попередніми версіями істотно спростилося створення таблиць. Для цього достатньо лише натиснути одну клавішу з відповідною назвою і заповнити стандартну форму. Додаток самостійно встановить тип полів і оптимізує таблицю для зручної роботи.
- Розробники приділили особливу увагу інтерфейсу додатку, який був істотно перероблений. Зараз головною частиною стала стрічка, в якій об'єднався весь інструментарій, спростився вибір команд і опцій, став доступнішим пошук. Тому користувачеві вже не доведеться витрачати так багато часу на пошук, як раніше.
- Велика частина діалогових вікон була замінена на колекцію, де відображуються зручним чином доступні параметри.
- Зробити правильний вибір недосвідченому користувачу допомагають спливаючі підказки, а також попередній перегляд.
Завантажити Microsoft Access 2007 безкоштовно ви можете прямо зараз, але попередньо ознайомтеся з її системними вимогами і переконайтеся, що ваш комп'ютер їм відповідає.