Розгортання додатки Access. Який формат використовувати
Microsoft Access 2007 дозволяє організувати комфортну роботу з базами даних, вносити в них зміни в режимі реального часу, контролювати звітність і надавати корпоративний доступ до загальних документів. Головне достоїнство програми - її простота і функціональність. Навіть не володіючи глибокими знаннями в особливостях продукту, користувач легко зможе розробити потрібну програму, задіявши для цього безкоштовні шаблони.
Особливо припав до смаку Майкрософт Access 2007 представникам бізнес-сфери, які за допомогою простої програми можуть адаптувати розроблені проекти відповідно до своїх напрямками і вести підприємницьку діяльність ще більш ефективно.
Можливості Microsoft Access 2007
id \u003d "a1"\u003eКрім готових шаблонів, які програма надає користувачам безкоштовно, завантажити Access 2007 варто і заради інших її переваг і можливостей. Так, наприклад, програмне забезпечення має кілька видів зразків баз даних. Вибираючи серед них підходящий варіант, ви зможете відслідковувати такі параметри:
- поточні завдання;
- контакти;
- важливі події;
- іншу інформацію, яка необхідна вам для організації робочого процесу.
Налаштування програми дозволяють виставляти параметри на власний розсуд, тому ви можете зручним чином сформувати для себе форми, звіти, таблиці, макроси і інші елементи, що використовуються в роботі.
Програма Access 2007 інтегрована з іншими офісними продуктами компанії Microsoft, тому ви можете легко переносити інформацію з Excel і використовувати її в роботі.
Відмінності від попередніх версій
id \u003d "a2"\u003eВідмінності помітні вже при першому запуску випуску 2007.
- У порівнянні з попередніми версіями істотно спростилося створення таблиць. Для цього достатньо лише натиснути одну клавішу з відповідною назвою і заповнити стандартну форму. Додаток самостійно встановить тип полів і оптимізує таблицю для зручної роботи.
- Розробники приділили особливу увагу інтерфейсу додатку, який був істотно перероблений. Зараз головною частиною стала стрічка, в якій об'єднався весь інструментарій, спростився вибір команд і опцій, став доступнішим пошук. Тому користувачеві вже не доведеться витрачати так багато часу на пошук, як раніше.
- Велика частина діалогових вікон була замінена на колекцію, де відображуються зручним чином доступні параметри.
- Зробити правильний вибір недосвідченому користувачу допомагають спливаючі підказки, а також попередній перегляд.
Завантажити Microsoft Access 2007 безкоштовно ви можете прямо зараз, але попередньо ознайомтеся з її системними вимогами і переконайтеся, що ваш комп'ютер їм відповідає.
Microsoft Office Access 2007 - реляційна СУБД корпорації Microsoft.Імеет широкий спектр функцій, включаючи пов'язані запити, зв'язок свнешнімі таблицями і базами даних. Завдяки вбудованій мові VBA, всамой Access можна писати програми, що працюють з базами даних.
Microsoft Office Access 2007 надає ефективний набір засобів, які дозволяють швидко організувати облік даних, звітність ісовместний доступ до даних. Не володіючи спеціалізованими знаннями базданних, користувачі можуть швидко створювати зручні програми учетаданних за допомогою настройки одного з декількох готових шаблонів, перетворення існуючих баз даних або створення нової бази данних.С допомогою Office Access 2007 можна легко адаптувати додатки базиданних і звіти до мінливих потреб бізнесу. Расшіреннаяподдержка компонента «Windows SharePoint Services 3.0» в Office Access2007 забезпечує спільне використання, перевірку і резервноекопірованіе даних, а також управління ними.
Системні вимоги:
- Комп'ютер і процесор: Частота не нижче 500 МГц
- Пам'ять: ОЗУ не менше 256 МБ
- Місце на жорсткому диску: 1,5 ГБ. Частина місця на диску буде звільнена після установки при видаленні з нього вихідного завантажувального пакета.
- Пристрій читання дисків: Дисковод для компакт-дисків або DVD-дисків
- Екран: Дозвіл не менше 1024x768 точок
- Операційна система: Microsoft Windows XP з пакетом оновлень 2 (SP2), Windows Server 2003 з пакетом оновлень 1 (SP1) або пізнішої версії *
Мова: Русский
Умови розповсюдження: ліки вшиті
Microsoft Access 2007 - одна з найбільш відомих програм для роботи з базами даних. Новинка ПО включає в себе можливість роботи як з різними форматами файлів більш ранніх версій, так і підтримку нового типу файлів з расшіреніем.accdb. Також додаток містить невеликі доопрацювання популярних функцій і налаштувань, які зробили роботу з програмою ще більш комфортним та зручним. Незважаючи на те, що ПЗ включається до складу Microsoft Office, на нашому сайті Ви можете скачати Access 2007 незалежно інших програм пакету. Запропонований реліз програми є російською версією. 
Що цікавого пропонує Microsoft Access 2007
id \u003d "a1"\u003eНовий формат файлів ACCDB включає в себе підтримку багатозначних полів і вкладень, а також цілий ряд нових опцій:
- Поля, які можуть одночасно допускати кілька різних значень
Даний вид полів використовуються в тих випадках, коли необхідно зберегти кілька різних варіантів, не створюючи БД більш складної структури. - Тип даних «Вкладення»
Такий тип даних необхідний для більш зручного зберігання документів різних типів, а також довічних файлів у Вашій БД без додаткового збільшення її обсягу. - поліпшене шифрування
Тепер Ви можете задати пароль для БД, а також зашифрувати її вміст - Покращена інтеграція з SharePoint Services і Microsoft Outlook 2007
- Відстеження історії MEMO для зберігання великих обсягів інформації.
На нашому сайті Ви можете скачати Microsoft Access 2007 безкоштовно - завантаження і установка додатку відбувається досить швидко і легко.
Системні вимоги Access 2007:
id \u003d "a2"\u003e- Частота процесора від 500 МГц
- Більш 256 Мб оперативної пам'яті
- 1,5-2 Гб вільного місця на жорсткому диску
- Дозвіл екрану більш 1024x768 точок
- ОС Windows XP з SP3, Vista з SP2, Windows Server 2003 з SP2 або новішу версію.
Практично будь-який користувач комп'ютера, так і в принципі будь-яка людина, стикався з необхідністю систематизувати та впорядкувати різні дані, будь то список фільмів в домашній відеотеці, результати гри улюбленої футбольної команди або ж фінансова звітність великої компанії. Безумовно, з появою і широким поширенням персональних комп'ютерів робити це стало набагато простіше. Дана книга присвячена найпопулярнішою і затребуваною на сьогодні системі управління базами даних - Microsoft Access. Незважаючи на гадану складність, оволодіти цією програмою зовсім просто. Якщо ви тримаєте в руках цю книгу, то перший крок вже зроблений. Відеокурс додається тільки до друкованого видання книги.
Із серії:Видеосамоучитель
* * *
Наведений ознайомлювальний фрагмент книги Microsoft Access 2007 (А. Г. Дніпрова, 2008) надано нашим книжковим партнером - компанією ЛітРес.
Початок роботи
Етапи роботи з базою даних
Приступимо до роботи
Програма Microsoft Access 2007 є системою управління базами даних (СКБД). Використовуючи Access, ви зможете легко обробляти великі обсяги інформації і витягати з бази даних потрібні вам відомості. Acсess володіє величезними можливостями, і в той же час для початку роботи і створення власної бази даних досить освоїти лише кілька простих операцій.
Ця книга допоможе вам у побудові вашої бази даних «з нуля»: ви навчитеся створювати структуру бази, наповнювати її інформацією, знаходити потрібні дані серед великого обсягу відомостей і створювати наочні звіти. У книзі наведені докладні інструкції для всіх операцій, які вам належить виконати.
Всі основні поняття і принципи роботи з базою даних будуть проілюстровані прикладами. Як приклад ми будемо використовувати просту базу даних, яка міститиме відомості про продукцію якоїсь компанії, про її клієнтів і про замовлення, зроблених клієнтами.
Прочитавши цю главу, ви зможете спроектувати структуру даних, що відповідає саме вашим вимогам, зробити перші кроки в створенні своєї бази, а також дізнатися про подальші етапи роботи. Але спочатку ознайомтеся з декількома нескладними поняттями, що лежать в основі баз даних.
Як влаштована база даних Microsoft Access
Програма Access являє собою реляционнуюСУБД (від англ. Relation - відношення). Це означає, що база даних Access складається з взаємопов'язаних таблиць. Розглянемо таблиці і їх складові, а потім перейдемо до вивчення зв'язків.
Таблиця бази даних - це звичайна таблиця з рядків і стовпців. Нижче наведено приклад таблиці (табл. 1.1), що містить відомості про клієнтів компанії.
Таблиця 1.1.клієнти
Записи та поля
Рядки таблиці називаються записами. Кожен запис описує один об'єкт, і, як видно з прикладу, запис містить кілька елементів таблиці, що зберігають певні відомості про об'єкти. У прикладі кожен запис містить інформацію про один клієнта, скажімо, запис № 536 - про клієнта на прізвище Крилов, запис № 534 - на прізвище Петров і т. Д.
Осередки таблиці, що становлять запис, за термінологією баз даних називаються полями. В осередках зберігаються атрибути об'єкта. Наприклад, якщо об'єкт (тобто клієнт) має рейтинг 1000, то і в відповідного запису поле Рейтингмістить значення 1000 .
Полем також називають весь стовпець таблиці. Коли говорять про поле записи, мова йде про осередок. Наприклад, поле ім'язаписи 536 містить значення Крилов. Коли ж говорять про поле таблиці, то мова йде про стовпці. Наприклад, поле Номер (ID)таблиці клієнтине повинно містити повторюваних значень.
Кожне поле таблиці має строго певний тип даних. Так, поля Номер (ID)і Рейтинг- числові, а поля ім'я, Телефоні Адреса- текстові.
Зв'язки між таблицями
зв'язокміж двома таблицями організовується за допомогою загальних полів цих таблиць. Наведемо приклад таблиці (табл. 1.2), пов'язаної з таблицею Клієнти.
Таблиця 1.2.замовлення компанії
У цьому прикладі загальними полями є поле Номер (ID)таблиці клієнти і поле клієнттаблиці замовлення. А саме, поле клієнтмістить номер клієнта з таблиці клієнти. Таким чином, кожен запис таблиці замовленняпосилається на певний запис таблиці клієнти.
На цьому принципі організації зв'язку між таблицями і побудовані реляційні бази даних. Простий на перший погляд спосіб зв'язку надає масу корисних можливостей. Зокрема, він дозволяє витягувати інформацію одночасно з декількох таблиць (наприклад, можна скласти звіт, що представляє собою список клієнтів із зазначенням загальної суми замовлень кожного клієнта), а також уникнути дублювання відомостей. Так, в даному прикладі не потрібно в кожному замовленні вказувати адресу клієнта.
Крім того, корисно знати, що якщо одна таблиця посилається на іншу, то перша таблиця називається дочірньої(Як таблиця замовлення), А друга - батьківської(Як таблиця клієнти). Якщо один запис посилається на іншу, вони також називаються дочірньої і батьківської.
Ключові поля
У реляційній базі даних існує два види ключових полів: первинний ключ і вторинний ключ. Для ідентифікації записів в таблиці використовується первинний ключ- поле або набір полів таблиці, чиї значення однозначно визначають запис. Відповідно значення первинного ключа повинні бути унікальні, тобто в таблиці не повинно бути двох рядків з однаковими значеннями первинного ключа.
Практично завжди в якості первинного ключа використовується спеціальне поле, що містить номер запису (наприклад, поле Номер (ID)у таблиці клієнти). Програма Access привласнює записів номера автоматично і гарантує унікальність номерів.
вторинним ключемназивається поле дочірньої таблиці, що містить значення первинного ключа батьківської таблиці. Наприклад, поле клієнту таблиці замовленняє вторинним ключем. Таким чином, зв'язки між таблицями організовуються за допомогою ключових полів.
Тепер, коли ви познайомилися з основними елементами таблиць, можна приступати до розробки структури власної бази даних.
Проектування структури даних
Як і побудова будівлі, побудова бази даних починається з проектування. Щоб зрозуміти, яка структура бази буде для вас найбільш зручною і корисною, дотримуйтесь нижченаведеними етапах проектування.
1. Для початку необхідно з'ясувати, яке призначення бази даних і яку інформацію необхідно отримувати з бази. Складіть список типових запитів до бази даних:
Список ваших клієнтів з контактною інформацією;
Список замовлень конкретного клієнта;
Список всіх замовлень за певний період;
Які товари в якій кількості були замовлені за певний період і т. Д.
2. Виділіть з цього набору класи об'єктів, про які потрібно буде отримувати інформацію з бази даних. Об'єкти кожного класу будуть зберігатися в окремій таблиці, і ви тим самим отримаєте список таблиць майбутньої бази даних. У прикладі з попереднього пункту доцільно виділити наступні класи: клієнти, замовлення і товари. Таким чином, в базі даних буде три таблиці.
3. Випишіть ваші атрибути об'єктів кожного класу. Наприклад, для кожного клієнта необхідно зберігати в базі його ім'я (або назва організації) і контактну інформацію, для товару - найменування і ціну. В результаті ви отримаєте список полів кожної таблиці (рис. 1.1). Врахуйте, що в таблиці повинен бути первинний ключ, і додайте в кожну таблицю додаткове поле - унікальний номер запису.
Таким чином, були перераховані атрибути і встановлені зв'язки між таблицями. Наприклад, якщо в таблиці замовлень є поля товарі клієнт, Що містять код товару і номер клієнта, то таблиця замовленняпосилається і на таблицю Товари, І на таблицю клієнти.
Мал. 1.1.структура даних
Отже, ви розробили попередню структуру даних - попередню, оскільки в процесі роботи структура може змінюватися, наприклад з'являться нові поля або навіть таблиці. Визначившись зі структурою, можна приступати до побудови бази даних в Microsoft Access.
Етапи роботи з базою даних
Тепер, коли ви вже знаєте, які таблиці і стовпчики повинна містити ваша майбутня база, ви готові перейти безпосередньо до роботи з програмою Access. Перед вами відкривається все різноманіття можливостей Access. З чого почати? Як не заплутатися в сотнях команд, я не втопився в технічні подробиці?
Приблизна послідовність дій, описана нижче, допоможе вам зорієнтуватися, на якому етапі роботи з базою даних ви перебуваєте в даний момент і які інструменти Access вам на цьому етапі потрібні. Таким чином, ви поступово освоїте всі ті кошти, які будуть потрібні для створення саме вашої бази даних, і вам не доведеться вивчати зайву інформацію.
Отже, якщо ви створюєте базу даних «з нуля», вам належить виконати наступні операції.
1. Створення бази даних або відкриття вже створеної (див. Розд. «Приступимо до роботи»).
2. Створення таблиць, настройка полів таблиць і зв'язків між таблицями. Про це описується в гл. 2.
3. Заповнення таблиць інформацією. Ви можете вводити дані вручну в режимі редагування таблиці (див. Гл. 2), створити форму для введення даних (див. Гл. 3) або імпортувати дані із зовнішніх джерел (див. Гл. 4).
4. І, нарешті, отримання інформації з бази даних - те, заради чого вона і створювалася. Для пошуку, відбору, сортування та агрегації даних ви можете створити запити(Див. Гл. 5), для наочного подання даних - звіти(Див. Гл. 7).
Тепер перейдемо до практичних дій і розглянемо перший етап роботи з базою даних - її відкриття або створення.
Приступимо до роботи
У цьому розділі ви дізнаєтеся, як запустити програму Microsoft Access, а потім відкрити або створити базу даних.
запуск Access
Для запуску програми Microsoft Access 2007 можна використовувати будь-який зі стандартних для Windows способів.
Натисніть кнопку Пуск, В меню виберіть послідовно пункти всі програми → Microsoft Office → Microsoft Office Access 2007.
Двічі клацніть кнопкою миші на ярлику програми на робочому столі або в панелі швидкого запуску.
Порада
Щоб створити такий ярлик, виберіть команду Пуск → Усі програми → Microsoft Office → Microsoft Office Access 2007 і, утримуючи клавішу Ctrl, перетягніть його мишею відповідно на робочий стіл або на панель швидкого запуску.
Двічі клацніть кнопкою миші на файлі існуючої бази даних. Відразу після запуску ця база даних буде відкрита для роботи.
При запуску з'являється початкове вікно Access (рис. 1.2), яке дозволяє швидко перейти до роботи з конкретною базою даних.
Мал. 1.2.Початкове вікно Microsoft Access 2007
Тепер необхідно визначитися, з якою базою даних ви будете працювати. Кожна база даних зберігається в файлі з розширенням ACCDB. У цьому файлі також зберігаються всі звіти, запити, форми введення даних і інші документи, створені для цієї бази.
Відкриття існуючої бази даних
Якщо база даних вже була створена, то її можна відкрити, клацнувши кнопкою миші на її назві в області Відкрити останню базу даних(Ця область розташована в правій частині початкового вікна Access, як показано на рис. 1.2).
Якщо потрібної бази даних немає в списку, клацніть на посиланні інші. На екрані з'явиться стандартне вікно Windows для відкриття файлу. У цьому вікні виберіть файл бази даних і натисніть кнопку відкрити.
Крім того, ви можете скористатися кнопкою
в лівому верхньому кутку вікна, в меню вибрати пункт відкрити, А потім вибрати файл в стандартному вікні Windows.
Якщо в відкривається базі даних програма Access виявить потенційно небезпечний вміст, то під стрічкою (кнопковим меню) виникне панель повідомлень з попередженням: параметри Включити це вмісті натисніть кнопку ОК.
Отже, ви дізналися, як відкрити вже існуючу базу даних. Якщо ж вам тільки належить створити базу даних, вам допоможе один з наступних підрозділів.
Створення пустої бази даних
Якщо ви хочете самостійно розробити структуру бази даних, створити таблиці і ввести дані, спочатку необхідно створити порожню базу даних. Для цього виконайте такі дії.
1. Клацніть кнопкою миші на значку Нова база данихв розділі Новий порожній база данихв центральній частині початкового вікна (див. рис. 1.2) або натисніть кнопку
в лівому верхньому кутку вікна, а потім в меню оберіть пункт створити.
2. У правій частині вікна з'явиться область Нова база даних. В полі ім'я файлувведіть ім'я нової бази даних. Натисніть кнопку
для вибору папки, в якій буде зберігатися файл бази даних.
3. Натисніть кнопку створити. Відкриється нова база даних з єдиною порожньою таблицею, і програма перейде в режим редагування таблиці.
Тепер можна заповнювати нову базу інформацією: вручну, за допомогою форми для введення даних або шляхом імпорту даних із зовнішніх джерел. Як це зробити, описується в наступних трьох розділах.
Створення копії бази даних
Наступний спосіб створення бази даних - скопіювати існуючу базу, щоб продовжити роботу з копією. Для цього виконайте такі дії.
1. Відкрийте для читання базу даних, яку необхідно скопіювати. Натисніть кнопку
відкрити. На екрані з'явиться стандартне вікно Windows для відкриття файлу.
2. Клацніть кнопкою миші на потрібному файлі бази даних і натисніть кнопку, що знаходиться праворуч від кнопки відкрити(Рис. 1.3). В меню відкриття файлу виберіть пункт Відкрити для читанняабо пункт Монопольно для читання.
Мал. 1.3.Параметри відкриття бази даних
Після відкриття бази даних в будь-якому з цих двох режимів ви не зможете вносити в неї зміни. Під стрічкою (кнопковим меню) виникне панель повідомлень з попередженням, що база даних відкрита тільки для читання.
Якщо обрана база даних недоступна іншим користувачам, пункти меню Відкрити для читанняабо Монопольно для читаннярівнозначні.
Ви зможете відкрити базу даних в режимі Відкрити для читання, Якщо вона не відкрита в даний момент іншим користувачем в режимі монопольно. Інші користувачі зможуть продовжувати роботу з базою і відкривати її в будь-якому режимі доступу, крім режиму монопольно. При цьому ви будете переглядати останню збережену версію, не збережені зміни будуть проігноровані.
Відкриття бази даних в режимі Монопольно для читанняможливо, тільки якщо вона в даний момент не використовується іншим користувачем в режимі редагування ( відкритиабо монопольно). При цьому інші користувачі не зможуть відкривати цю базу даних в режимі редагування.
3. Якщо в відкривається базі даних програма Access виявить потенційно небезпечний вміст, то під стрічкою з'явиться панель повідомлень з попередженням Частина вмісту бази даних відключена. Щоб відкрити вміст бази даних повністю, в тому числі заблоковану частину, натисніть кнопку параметрипанелі повідомлень. У вікні Параметри безпеки Microsoft Officeвиберіть пункт Включити це вмісті натисніть кнопку ОК.
4. Щоб створити копію відкритої бази даних, збережіть її в іншому файлі. Для цього натисніть кнопку
в лівому верхньому кутку головного вікна, потім в меню оберіть пункт Зберегти як. Далі вкажіть формат файлу - База даних Access 2007.
На екрані з'явиться стандартне вікно Windows збереження. Введіть ім'я нового файлу бази даних, виберіть папку, в якій буде зберігатися цей файл, і натисніть кнопку зберегти.
Тепер ви можете працювати з копією бази даних: створювати нові таблиці, запити, звіти або редагувати існуючі.
Створення бази даних на основі шаблону
У Access 2007 включені шаблони баз даних. Їх можна використовувати для вирішення типових задач або для навчальних цілей, оскільки в їх склад входять таблиці, вже заповнені даними, готові звіти і форми для введення інформації. Щоб створити базу даних з використанням шаблону, виконайте наступні дії.
1. У лівій області початкового вікна Access (див. Рис. 1.2) виберіть категорію шаблонів. У центрі вікна відобразиться список шаблонів цієї категорії. Клацніть кнопкою миші на значку відповідного шаблону (рис. 1.4).
2. У правій частині вікна з'явиться область з назвою шаблону і його категорії. В полі ім'я файлувведіть ім'я нової бази даних. За допомогою кнопки
виберіть папку, в якій буде зберігатися файл бази даних.
3. Якщо потрібно приєднати нову базу даних із веб-сайтом SharePoint, встановіть прапорець Створення і приєднання бази даних до вузла Windows SharePoint Services.
Мал. 1.4.Створення бази даних за шаблоном
Примітка
Windows SharePoint Services - компонент Windows Server, що надає користувачам загальний доступ до даних через Інтернет. У довідковій системі Access 2007 (див. Розд. «Інтерфейс Access 2007») ви можете знайти докладну інформацію щодо організації спільної роботи з базами даних за допомогою Windows SharePoint Services.
4. Натисніть кнопку створити(Для шаблонів Microsoft Office Online вона називається). Access згенерує базу даних за вказаною шаблоном і відкриє її в режимі редагування таблиці.
5. Якщо в створеній базі даних Access виявить потенційно небезпечний вміст, то під стрічкою з'явиться панель повідомлень з попередженням Частина вмісту бази даних відключена. Щоб відкрити вміст бази даних повністю, в тому числі заблоковану частину, натисніть кнопку параметрипанелі повідомлень. У вікні Параметри безпеки Microsoft Officeвиберіть пункт Включити це вмісті натисніть кнопку ОК.
Ви можете відредагувати готову структуру даних: створити або видалити таблиці, поля, записи, запити, звіти і т. П.
Закриття бази даних
Щоб закрити поточну базу, натисніть кнопку
в лівому верхньому кутку вікна, потім в меню оберіть пункт Закрити базу даних. На екрані знову з'явиться початкове вікно Access.
Примітка
У програмі Access може бути відкрита тільки одна база даних. Відкривши програму кілька разів, ви можете в кожному з вікон відкрити свою базу даних.
Для подальшої роботи з відкритою або створеної базою даних вам будуть потрібні відомості про користувальницький інтерфейс програми Access.
Інтерфейс Access 2007
Access 2007 має абсолютно новий інтерфейс, не схожий на інтерфейс попередніх версій програми. Новий дизайн спрощує знаходження потрібних елементів управління і робить роботу з програмою більш простою і комфортною.
У попередньому розділі було описано початкове вікно Access (див. Рис. 1.2), що дозволяє швидко приступити до роботи. У цьому розділі ви познайомитеся з головним вікном, яке з'являється після відкриття або створення бази даних.
Основні елементи головного вікна показані на рис. 1.5.
Рядок заголовка містить ім'я бази даних, назва формату файлу (наприклад, Access 2007) і назва програми - Microsoft Access.
кнопка Officeвикликає меню швидкого доступу, яке дозволяє створити, відкрити, зберегти і закрити базу даних, організувати загальний доступ до бази даних, переслати документи бази даних по електронній пошті і вивести їх на друк. Є аналогом меню файлв попередніх версіях Microsoft Office.
Панель швидкого доступу - на ній доцільно розташувати значки найбільш часто використовуваних команд, щоб викликати їх одним клацанням кнопки миші і тим самим значно прискорювати роботу.
Стрічка - ключовий елемент інтерфейсу, який об'єднує всі команди роботи з базою даних. Стрічка складається з вкладок, на кожній з яких розташовані значки декількох груп команд. Для переходу на вкладку потрібно клацнути кнопкою миші на її назві.
Виберіть Головна, створіння, Зовнішні даніі Робота з базами данихзнаходяться на стрічці постійно. Решта з'являються або зникають в залежності від того, який документ активний в робочій області. Наприклад, вкладка Робота з таблицями, Що містить набір інструментів для роботи з таблицями, відображається тільки в разі, якщо в робочій області Access відкрито таблицю. Саме тому інтерфейс Access 2007 не перевантажений і в ньому легко орієнтуватися: в будь-який момент відображаються тільки ті вкладки і кнопки, які зараз потрібні.
Мал. 1.5.Головне вікно Microsoft Access 2007
Область переходів відображає список документів бази даних (таблиць, запитів, форм, звітів, макросів) і дозволяє перемикатися між ними. Щоб відкрити документ бази даних, досить двічі клацнути кнопкою миші на його назві у області переходів. Щоб приховати і відкриття області переходів служить кнопка
в правому верхньому куті області.
Вікна / вкладки документів. Документи бази даних розташовуються в робочій області Access у вигляді вкладок або у вигляді перекриваються вікон.
Рядок стану відображає підказки та повідомлення про стан програми, а також містить ряд кнопок, що дозволяють швидко перемикатися між різними режимами роботи з поточним документом.
Налаштування елементів інтерфейсу
Робоче середовище Access досить комфортна, і додатково налаштовувати її звичайно не потрібно. Однак ви можете змінити безліч параметрів інтерфейсу відповідно до своїх уподобань.
У цьому розділі розглядається настройка стрічки команд, панелі швидкого доступу, розташування документів, а також відображення і приховування рядка стану.
Згортання і відновлення стрічки
Щоб звільнити додаткове місце на екрані, стрічку команд можна згорнути. Якщо стрічка згорнута, відображаються тільки назви вкладок стрічки; вкладка розкривається тільки при натисканні кнопкою миші на її назві і тут же ховається після вибору команди або після клацання кнопкою миші поза стрічки.
Змінити режим відображення стрічки ви можете будь-яким з двох способів.
Двічі клацніть кнопкою миші на назві активної (відкритої в поточний момент) вкладки. Якщо стрічка відображалася повністю, вона буде згорнута. Якщо стрічка була прихована, вона буде відновлена.
Клацніть правою кнопкою миші на будь-якому місці стрічки. У контекстному меню виберіть пункт Згорнути стрічку. Якщо прапорець на цьому пункті було знято, то він буде встановлений і стрічка буде згорнута. І навпаки, якщо прапорець був установлений, то він буде знятий, і стрічка буде відображатися повністю.
Налаштування панелі швидкого доступу
Для більшої зручності роботи з програмою Access ви можете додати на панель швидкого доступу кнопки (значки команд), які ви часто використовуєте. В цьому випадку не доведеться шукати їх кожен раз на стрічці. Можна також видалити з панелі непотрібні кнопки, щоб не захаращувати її.
Примітка
Операції з кнопками, що виконуються на панелі швидкого доступу, ніяк не впливають на наявність таких же кнопок в інших місцях (на стрічці, в меню швидкого доступу і т. Д.). Наприклад, при видаленні кнопки вона зникає з панелі, але не з стрічки.
Крім того, ви можете змінити місце розташування панелі.
Швидке додавання і видалення кнопки
Якщо потрібно додати значок команди на панель швидкого доступу, то найпростіший спосіб це зробити - відкрити вкладку, на якій знаходиться значок, клацнути на ньому правою кнопкою миші і в контекстному меню вибрати пункт Додати на панель швидкого доступу.
Якщо потрібно видалити значок команди з панелі швидкого доступу, то необхідно просто клацнути на цьому значку правою кнопкою миші і в контекстному меню вибрати пункт Видалити з панелі швидкого доступу.
Якщо ж включити чи виключити відразу кілька значків команд, доцільно виконати дії, описані в наступному підрозділі.
Додавання і видалення набору кнопок
Отже, для настройки набору кнопок на панелі швидкого доступу виконайте наступні дії.
1. Натисніть кнопку
праворуч від панелі. На екрані з'явиться меню (рис. 1.6).
2. У верхній частині даного меню представлений список кнопок, найчастіше розміщують користувачі на панелі. Якщо прапорець біля назви кнопки встановлено, кнопка відображається на панелі. Клацніть кнопкою миші на пункті меню з назвою кнопки, щоб встановити або зняти цей прапорець.
Порада
Після того як кнопка додана на панель або ж видалена, меню зникає з екрану. Для повторного виклику меню необхідно знову натиснути кнопку.
Мал. 1.6.Меню Налаштування панелі швидкого доступу
Налаштування елементів інтерфейсу 23
3. Якщо в меню Налаштування панелі швидкого доступунемає потрібної вам кнопки, виберіть пункт інші команди. На екрані з'явиться вікно параметри Access(Рис. 1.7).
Мал. 1.7.Вікно Параметри Access в режимі настройки панелі швидкого доступу
4. Виберіть в полі Вибрати команди зкатегорію команд. Якщо ви не знаєте, до якої категорії відноситься команда, виберіть значення всі команди. В полі Налаштування панелі швидкого доступувкажіть, з якою частиною панелі необхідно працювати: з тими значками команд, які відображаються для всіх баз даних, або з тими значками, які відображаються на панелі, тільки коли відкрита поточна база даних.
5. Щоб додати значок команди, клацніть кнопкою миші в списку, що знаходиться зліва, на назві команди, а в списку праворуч - на назві тієї команди, після значка якої повинен дотримуватися додається значок. Натисніть кнопку Додати. Повторіть цей пункт для всіх команд, які ви хотіли б бачити на панелі швидкого доступу.
6. Щоб видалити значок команди з панелі, клацніть кнопкою миші на назві цієї команди в списку праворуч і натисніть кнопку видалити. Повторіть цей пункт для всіх команд, які не потрібні вам на панелі швидкого доступу.
7. Щоб змінити порядок проходження значків команд на панелі, клацніть кнопкою миші в правому списку на назві команди і перемістіть її вгору або вниз за списком, використовуючи кнопки
8. Для завершення налаштування в вікні параметри Accessнатисніть кнопку ОК. Після цього ви відразу можете користуватися оновленої панеллю швидкого доступу.
Крім набору кнопок, настройка панелі швидкого доступу включає також вибір місцезнаходження панелі у вікні програми.
Зміна місцезнаходження панелі швидкого доступу
Ви можете розташувати панель швидкого доступу над стрічкою або під стрічкою. Для переміщення панелі клацніть правою кнопкою миші на панелі або на стрічці і в контекстному меню виберіть пункт Розмістити панель швидкого доступу під стрічкою(Якщо зараз панель знаходиться над стрічкою) або, відповідно, пункт Розмістити панель швидкого доступу над стрічкою(Якщо зараз панель знаходиться під стрічкою).
Налаштування режиму відображення документів
Документи бази даних (таблиці, звіти, запити, форми введення та ін.) Можуть, як було сказано вище, відображатися в робочій області Access в одному з двох режимів.
Режим вкладок: всі документи поєднуються в одне вікно з декількома вкладками (див. Рис. 1.5). Цей режим дозволяє переглядати тільки один документ в кожен момент. Перемикатися між вкладками можна, клацаючи кнопкою миші на назвах (значках) вкладок. Крім того, відображення назв вкладок можна відключити, тоді навігація здійснюється за допомогою області переходів.
Режим перекриваються вікон (рис. 1.8): кожен об'єкт (документ) розташовується в окремому вікні. Цей режим дозволяє переглядати кілька документів одночасно. Вікна можна вільно переміщувати у робочій області і змінювати їх розміри, а нове вікно розташовується поверх вже відкритих вікон. Після подвійного клацання кнопкою миші на заголовку вікна воно заповнює всю робочу область. Для упорядкування вікон документів і для перемикання між ними використовується кнопка
розташована на стрічці в правій частині вкладки Головна.
Мал. 1.8.вікна документів
Увага!
Режим відображення документів встановлюється окремо для кожної бази даних. База даних повинна бути відкрита, перш ніж ви поміняєте для неї цей режим.
Щоб вибрати зручний для вас режим відображення документів, виконайте наступні дії.
1. Натисніть кнопку
в лівому верхньому кутку головного вікна. У правому нижньому кутку меню, натисніть кнопку параметри Access, В результаті чого відкриється вікно Параметри Access.
2. На лівій панелі виберіть пункт Поточна база даних.
Установкивиберіть положення перемикача Параметр вікна документа:
положення перекриття вікон, Якщо необхідно відображати перекриваються вікна;
положення Виберіть, Якщо необхідно відображати вкладки документів. Якщо при цьому необхідно показувати назви вкладок, то встановіть прапорець Виберіть документів.
4. Щоб зміна режиму почало діяти, необхідно закрити і знову відкрити поточну базу даних. Як це зробити, було описано в розд. «Приступимо до роботи».
Нарешті, розглянемо останній в цьому розділі параметр інтерфейсу - режим відображення рядка стану.
Приховування або відображення рядка стану
Якщо ви хочете відобразити або приховати рядок стану, виконайте наступні дії.
1. Натисніть кнопку Office. У правому нижньому кутку меню, натисніть кнопку параметри Access. відкриється вікно параметри Access.
2. На лівій панелі клацніть кнопкою миші на пункті Поточна база даних.
3. У правій області вікна в розділі Установкивстановіть прапорець Рядок стану, Якщо необхідно відображати рядок стану, або зніміть його, якщо рядок відображати не потрібно.
4. Щоб зміна почала діяти, необхідно закрити і знову відкрити поточну базу даних. Як це зробити, описано в розд. «Приступимо до роботи».
Порада
У вікні Параметри Access, вибираючи різні пункти в області зліва, можна переглянути і змінити безліч налаштувань робочого середовища Access.
Ознайомимося тепер з довідковою системою Access - незамінним джерелом відомостей, корисним як на початковому, так і на наступних етапах роботи.
Увага!
Режим відображення рядка стану, як і режим відображення документів, встановлюється окремо для кожної бази даних. База даних повинна бути відкрита, перш ніж ви будете налаштовувати рядок стану.
Довідкова система Access 2007
Якщо ви не знайшли відповіді на своє питання в цій книзі, вам допоможе звернення до довідкової системи Microsoft Access. Вона дозволяє шукати інформацію не тільки у вбудованих довідкових матеріалах, а й на веб-сайті Office Online і в довіднику для розробників Offline Developer Help.
Примітка
Інтерфейс довідкової системи Access 2007 також змінився в порівнянні з попередніми версіями. Так, помічник Microsoft Office - анімований персонаж, що дає поради, - в нову версію довідкової системи не включений.
Для виклику довідкової системи натисніть клавішу F1або кнопку
в кінці стрічки команд справа. На екрані з'явиться вікно Довідка: Access(Рис. 1.9).
Мал. 1.9.Вікно Довідка: Access
Знайомство з довідковою системою починається з налаштування вікна Довідка: Access.
Налаштування зовнішнього вигляду вікна довідки
Для настройки виду вікна довідки призначені наступні кнопки панелі інструментів вікна довідки.
- забезпечує зміна розміру шрифту, який використовується для відображення тексту довідки.
- дозволяє відобразити панель змісту довідки. Панель змісту зручно використовувати при пошуку інформації за списком розділів. Якщо панель змісту відкрита, кнопка
дозволяє приховати панель змісту.
- вказує, що вікно довідки завжди розташовується поверх інших вікон Access. При її натисканні кнопка змінюється кнопкою
яка вказує, що режим відображення вікна довідки поверх інших вікон скасований.
Пошук довідкової інформації
Щоб знайти потрібні вам відомості в довідковій системі, виконайте наступні дії.
1. Натисніть F1, Щоб запустити довідкову систему.
2. Виберіть область пошуку. Для цього натисніть кнопку
розташовану праворуч від кнопки Пошук. У меню представлені області, в яких ви можете здійснювати пошук (рис. 1.10).
Мал. 1.10.Меню для вибору області пошуку
Області поділяються на дві групи. Група Вміст на веб-сайті Office Online(Мережева довідка) містить матеріали, які містить цей сайт Office Online. Ці матеріали доступні вам тільки при наявності підключення до Інтернету. Група включає наступні області пошуку.
все Access- всі матеріали на сайті.
Access Довідка- останні версії довідкових матеріалів.
Access Шаблони- шаблони баз даних.
Access Навчання- навчальні курси по Access.
Група Вміст на даному комп'ютері(Автономна довідка) включає наступні області пошуку.
Access Довідка- вбудовані довідкові матеріали по роботі з програмою Access.
Offline Developer Help- довідник розробника баз даних.
Примітка
Після вибору області пошуку кнопка в правому нижньому кутку вікна довідки буде називатися Підключення до веб-сайту Office Online встановлено, якщо обрана область мережевий довідки, або ж буде мати назву Автономна робота, якщо обрана область автономної довідки. Вибір режиму довідки (мережева або автономна) зберігається після закриття і повторного відкриття вікна довідки.
3. Знайдіть потрібну сторінку довідки за допомогою запиту або по змісту. Для пошуку за запитом введіть ключові слова в пошукове поле і натисніть кнопку Пошук. Система виведе список знайдених сторінок. Клацніть на підходящої засланні. Якщо жодна посилання вам не підійде або за запитом нічого не буде знайдено, спробуйте змінити текст запиту і повторити пошук.
4. Для пошуку по змісту натисніть кнопку
на панелі інструментів вікна довідки. У панелі, що з'явилася змісту клацніть кнопкою миші на заголовку потрібного розділу, щоб розкрити його вміст (при цьому значок розділу зміниться: замість закритої книги відобразиться відкрита). Потім, якщо потрібно, клацніть на заголовку відповідного підрозділу і так далі, поки не дійдете до потрібної сторінки.
Для переміщення по раніше відкритим сторінкам довідки використовуються кнопки
У цьому розділі ви дізналися, що Access 2007 є реляційної СУБД і що база даних складається з взаємозв'язаних таблиць. Ви ознайомилися з ключовими поняттями теорії баз даних, процесом проектування структури даних і етапами побудови власної бази даних. Крім того, ви навчилися налаштовувати інтерфейс Access, щоб зробити роботу з програмою ще більш зручною і знаходити відповіді на виникаючі питання в довідковій системі Access.
Всі ці знання ви будете активно використовувати на всіх етапах роботи з базою даних. Перший етап - відкриття або створення бази даних - ви вже освоїли. Тепер ви готові приступити до наступного етапу: створення таблиць, налаштування зв'язків між таблицями, введення і редагування даних. Цьому етапу присвячена наступна глава.
Microsoft Access 2007 - одна з ранніх збірок популярної системи управління базами даних від одного з провідних світових виробників програмного забезпечення. На базі движка Access 2007 можна побудувати нормалізовану, чітко структуровану БД з доданими до неї ключами, індексами і зв'язками. Також програма має можливість застосування інтерактивних звітів, які витягують інформацію з таблиць на основі заданої бізнес-логіки і відображають її користувачеві без необхідності прописувати будь-які додаткові параметри і відносини. Звіти можуть містити як статичний текстовий контент, так і динамічні поля, сформовані на основі обчислень або вилучення вмісту безпосередньо з комірок таблиць. Додаток Access 2007 підтримує досить широкий набір типів даних, серед яких текстові, числові, грошові, фіксовані, експоненціальні значення, а також дата і час, логічні поля, вкладення і гіперпосилання. Завдяки вбудованому майстру запитів, вся процедура формування SQL-запитів в Access 2007 повністю автоматизована, що відкриває додаткові можливості при добуванні вмісту і вибірці даних з БД.
Розширені опції і засоби Microsoft Access 2007
id \u003d "a1"\u003eУ черговому виданні пропрієтарного офісного інструменту були реалізовані наступні удосконалення і поліпшення:
- оптимізований інтерфейс Office Fluent, пристосований для полегшення пошуку та досягнення більш високої ефективності роботи з мікросередовища Access 2007
- поліпшені засоби переходу. Нова область переходів надає інструментарій для отримання повного структурного і візуального представлення таблиць, форм, запитів і звітів
- імпортовані записи контактів з Outlook 2007. Штатний функціональний набір передбачає як імпорт вмісту з книги контактів Outlook, так і експорт призначених для користувача даних у зовнішню інфраструктуру
- фільтрація і сортування даних. Представлена \u200b\u200bфункція дозволяє отримати достовірну, зрозумілу інформацію щодо ділової активності та бізнес-завдань. Для тексту, чисел і дат застосовуються персоналізовані налаштування фільтрації
- багатозадачність і інтуїтивний WYSIWYG-конструктор форм. У ньому користувач може видозмінювати і конфігурувати макет форми самостійно, в режимі реального часу.
Якщо ви шукаєте стабільну, надійну офіційну збірку програми з повною російською локалізацією, на нашому веб-сайті ви можете завантажити останню версію Access 2007, уникнувши попередньої реєстрації і аутентифікації на порталі. Все ПО на порталі поширюється на безкоштовній основі, без функціональних обмежень.
Системні вимоги Microsoft Access 2007
Для швидкого і ефективного взаємодії з середовищем СУБД, упевніться в тому, що ваше робоче пристрій відповідає наведеним нижче параметрам:
- графічний адаптер: відеокарта повинна підтримувати мінімальний дозвіл 1024х768 і вище
- накопичувач: 1,5 - 2 ГБ вільного місця на фізичному носії
- операційна оболонка: Win Vista SP2 / XP SP3, Windows Server 2003 SP2, а також наступні версії систем поточного покоління
- ОЗУ: 256 МБ оперативної пам'яті
- процесор: пристрій частотою в 500 МГц і вище.