Excel - sätt att spara och dess alternativ. Spara en bok i ett annat filformat Hur man sparar ett kalkylblad


Anropar kommandot:
-grupp Böcker / blad -Böcker -Rädda alla

Kommandot sparar alla öppna böcker i den aktuella sessionen med ett klick.
Vad är det för? Som standard finns det inget sätt att spara alla öppna böcker. Det är bara möjligt att stänga alla böcker med att spara (för detta måste du trycka på knappen för att stänga programmet medan du håller ned tangenten Flytta och när du uppmanas att spara, välj Rädda alla). Men ofta finns det ingen anledning att stänga böckerna - du behöver bara spara. Till exempel när du samtidigt måste arbeta med flera öppna rapporter som är sammankopplade. Och i sådana fall måste du som standard växla separat till varje bok och trycka på Ctrl+S eller ikonen på panelen.
Med laget Rädda alla detta problem kommer inte längre att vara - du behöver bara gå till menyn -gruppen Böcker / blad -Böcker och tryck på Rädda alla... Alla öppna böcker sparas.
Tänk på att nya böcker (som ännu inte har sparats på din dator) sparas i standardmappen (vanligtvis Mina dokument).

Notera: i vissa fall öppnas böcker på ett sådant sätt att varje bok tillhör en separat session (process). I det här fallet kommer det här kommandot inte att kunna spara alla böcker och bara spara de som hänvisar till processen från vilken kommandot startades. Du kan kontrollera hur många Excel -processer som körs genom att trycka på Cltr + Alt + Delete -Starta Aktivitetshanteraren och gå till fliken Processer i fönstret som visas. Om det finns mer än en process med namnet EXCEL.EXE i listan, körs flera processer.

Att skriva Excel -kalkylblad till en dator kallas att spara. Detta är en process där vi gör en fil från en tabell och lägger till den på den lokala disken. Sedan kan filen med bordet öppnas på en dator, överföras till ett USB -minne eller skickas över Internet.

Hur man sparar ett Excel -kalkylblad

1. Klicka på inskriften "File" i programmets övre vänstra hörn.

Om det inte finns någon sådan inskrift, klicka på den runda knappen med färgade rutor. Hon är också i det övre vänstra hörnet av Excel.

2. Välj "Spara som" från listan.

3. Ett litet fönster öppnas. Genom det måste du välja en plats på datorn där bordet ska skrivas. Detta kan göras via vänster sida.

Sedan öppnar jag mappen "Rapporter".

Om den önskade mappen inte finns kan du skapa den direkt i fönstret. För att göra detta, klicka på knappen "Ny mapp" högst upp.

Jag kontrollerar om platsen för att spara är korrekt. Det kommer att skrivas högst upp i fönstret.

4. Skriv ett namn på filen eller lämna den som datorn föreslår. Namnet kan ändras längst ned i raden "Filnamn".

Fönstret försvinner - det betyder att filen med tabellen har skrivits till den angivna platsen.

Nu kan du stänga Excel och försöka hitta den inspelade filen på din dator. För att göra detta, öppna platsen som du valde när du sparar. Det bör finnas en fil med det angivna namnet eller standardnamnet "Bok 1".

Viktig! När du sammanställer ett bord är det bättre att spara det då och då. För att göra detta, använd följande knapp i programmets övre vänstra hörn:

Genom att klicka på den skrivs tabellen över. Det vill säga den tidigare inspelade versionen kommer att ersättas med en ny. Detta är nödvändigt för att inte av misstag förlora data. När allt kommer omkring, om ett fel uppstår i datorn (frysning, strömavbrott), är det stor sannolikhet att förlora bordet.

De som ständigt arbetar med Microsoft Excel måste ofta undra över korrekt kopiering av tabelldata samtidigt som formatering, formler eller deras värden bevaras.

Hur infogar jag formel i Excel -kalkylblad och behåller tabellformatet? Faktum är att när du löser detta problem kan du spara en vagn tid. För att göra detta kommer vi att använda funktionen "Klistra in special" - detta är ett enkelt verktyg som låter dig snabbt lösa komplexa problem och behärska de allmänna principerna för dess användning. Med detta enkla verktyg kan du snabbt konvertera alla tabeller till ett konsekvent format och få det resultat du vill ha.

Hur man kopierar en tabell med kolumnbredd och radhöjd

Låt oss säga att vi har en sådan tabell, vars format måste bevaras vid kopiering:

Vid kopiering till ett annat blad med den vanliga metoden Ctrl + C - Ctrl + V. Vi får ett oönskat resultat:


Därför måste du manuellt "expandera" den för att få den till en bekväm form. Om bordet är stort, kommer det att ta lång tid att "pyssla". Men det finns ett sätt att avsevärt minska tillfälliga förluster.



Metod 1: Använda Paste Special


Hon fick de ursprungliga parametrarna och ser perfekt ut exakt.

Metod 2: välj kolumner innan du kopierar

Hemligheten med den här metoden är att om du väljer dess kolumner tillsammans med rubrikerna innan du kopierar tabellen, så kommer bredden på varje kolumn att kopieras också.


För varje fall är det rationellt att använda sin egen metod. Men det är värt att notera att den andra metoden gör att vi inte bara snabbt kan överföra bordet tillsammans med formatet, utan också att kopiera höjden på raderna. Det finns inget alternativ för "radhöjd" i klistra in specialmenyn. Därför bör du fortsätta enligt följande för att lösa ett sådant problem:



Infoga formelvärden samtidigt som tabellformatet bibehålls

Klistra in special, men inte perfekt, bör inte underskattas. Till exempel hur man sätter in ett formelvärde i ett Excel -kalkylblad och behåller cellformatet.

För att lösa ett sådant problem bör du utföra två operationer med specialpasta i Excel.

Operation I:
Operation II:

Eftersom det kopierade intervallet fortfarande finns i Urklipp efter kopiering ringer vi omedelbart Paste Special igen där vi väljer alternativet "format". Klicka på OK.

Vi infogade värdena för formlerna i tabellen och behöll cellformaten. Du gissade det, du kan göra den tredje operationen för att kopiera kolumnbredderna, enligt beskrivningen ovan.

Bra tips! För att inte utföra den andra operationen kan du använda verktyget "format by sample".

Microsoft Excel ger användarna nästan obegränsade möjligheter att beräkna de enklaste funktionerna och utföra ett antal andra procedurer. Med programmet kan du ställa in format, spara cellvärden, arbeta med formler, överföra och ändra dem på ett sätt som är bekvämt för användarna.

I de flesta fall kommer du troligtvis att spara dina böcker i det aktuella filformatet (XLSX). Ibland kanske du vill spara arbetsboken i ett annat format, till exempel för en tidigare version av Excel, till en textfil eller till en PDF- eller XPS -fil. Kom bara ihåg att när du sparar en arbetsbok i ett annat filformat kan vissa av dess formatering, data och funktioner inte sparas.

Listan över format (även kallade filtyper) kan du (och kan inte öppna eller spara i Excel 2013 -filen som visas i slutet av den här artikeln.

Konvertera en Excel 97-2003-arbetsbok till det aktuella filformatet

Om du har öppnat en Excel 97-2003-arbetsbok men du inte behöver lagra den i detta filformat, konvertera bara arbetsboken till det aktuella filformatet (XLSX).

    På menyn Fil Välj lag Intelligens.

    Klicka på knappen Konvertera.

Filformat som stöds av Excel

I Excel 2013 kan du öppna och spara projektfiler i följande format.

Excel -filformat

Formatera

Förlängning

Beskrivning

Excel -arbetsbok

Standardformatet för Excel 2007-2013 baserat på XML. Du kan inte spara makrokoden Microsoft Visual Basic for Applications (VBA) och makroark i Microsoft Office Excel 4.0 (XLM) i det här formatet.

Strikt öppen XML -bok

ISO -strikt version av Excel Workbook (XLSX) filformat.

Excel -blad (kod)

Excel 2007-2013 XML-baserat format med makrostöd. VBA -makrokod och Excel 4.0 -makroark (XLM) kan sparas i detta format.

Binär Excel -arbetsbok

Binärt filformat (BIFF12) för Excel 2007-2013.

Standardformatet Excel 2007-2013 för Excel-mallar. Tillåter inte att spara VBA -makrokod och Microsoft Excel 4.0 (XLM) -makroblad.

Mall (kod)

Makroaktiverat filformat för Excel-mallar i Excel 2007-2013-program. VBA -makrokod och Excel 4.0 -makroark (XLM) kan sparas i detta format.

Excel 97-2003 arbetsbok

Excel 97 - Excel 2003 binärt filformat (BIFF8).

Excel 97- Excel 2003-mall

Excel 97 - Excel 2003 binärt filformat (BIFF8) för lagring av Excel -mallar.

Microsoft Excel 5.0 / 95 arbetsbok

Excel 5.0 / 95 binärt filformat (BIFF5).

XML -tabell 2003

2003 XML -tabellfilformat (XMLSS).

XML -data

XML -dataformat.

Microsoft Excel-tillägg

Tilläggsfilformatet Excel 2007-2013 är XML-baserat med stöd för makron. Ett tillägg är ett program som ger möjlighet att köra ytterligare kod. Tillåter användning av VBA -projekt och Excel 4.0 Macro Sheets (XLM).

Excel 97-2003-tillägg

Excel 97-2003-tillägg, ett tilläggsprogram för att köra ytterligare kod. Stöder användning av VBA -projekt.

Excel 4.0 arbetsbok

Excel 4.0 -filformat som bara sparar vanliga blad, diagramark och makron. I Excel 2013 kan du öppna en arbetsbok i det här formatet, men du kan inte spara en Excel -fil i den.

Textfilformat

Formatera

Förlängning

Beskrivning

Format för Lotus, avgränsat utrymme. Sparar bara det aktiva arket

Sparar arbetsboken som en flikavgränsad textfil-för användning i ett annat Microsoft Windows-operativsystem-och ser till att flikar, radbrytningar och andra tecken tolkas korrekt. Sparar bara det aktiva arket.

Text (Mac)

Sparar arbetsboken som en tabbavgränsad textfil-för användning på Mac-operativsystemet-och ser till att flikar, radbrytningar och andra tecken tolkas korrekt. Sparar bara det aktiva arket.

Text (MS-DOS)

Sparar arbetsboken som en tabbavgränsad textfil-för användning i MS-DOS-operativsystemet-och ser till att flikar, radbrytningar och andra tecken tolkas korrekt. Sparar bara det aktiva arket.

Unicode -text

Sparar boken som text i Unicode, en standardteckenkodning som utvecklats av Unicode Consortium.

CSV (kommaavgränsad)

Sparar arbetsboken som en kommaseparerad textfil - för användning i ett annat Windows -operativsystem - och ser till att flikar, radbrytningar och andra tecken tolkas korrekt. Sparar bara det aktiva arket.

CSV (Macintosh)

Sparar arbetsboken som en kommaseparerad textfil - för användning i Mac -operativsystemet - och ser till att flikar, radbrytningar och andra tecken tolkas korrekt. Sparar bara det aktiva arket.

Sparar arbetsboken som en kommaseparerad textfil - för användning i MS -DOS -operativsystemet - och ser till att flikar, radbrytningar och andra tecken tolkas korrekt. Sparar bara det aktiva arket.

Datautbytesformat. Sparar bara det aktiva arket.

Symboliskt länkformat. Endast det aktiva arket sparas.

Notera: Om du sparar arbetsboken i något textformat går all formatering förlorad.

Andra filformat

Formatera

Förlängning

Beskrivning

dBas III och IV. Filer med detta format kan öppnas i Microsoft Excel, men Microsoft Excel -filer kan inte sparas i dBase -format.

OpenDocument -tabell

OpenDocument -tabell. Excel 2010 -applikationsfiler kan sparas i ett format som gör att de kan öppnas i kalkylarkredigerare som stöder OpenDocument -kalkylbladformatet, till exempel Google Docs eller OpenOffice.org Calc. ODS -tabeller kan också öppnas i Excel 2010. Formatering kan gå förlorad när du sparar och öppnar ODS -filer.

PDF. Detta filformat bevarar dokumentformatering och tillåter fildelning. PDF -formatet säkerställer att när filen visas på en dator och när den skrivs ut, bevaras originalformatet och fildata kan inte enkelt ändras. PDF -formatet är också användbart för att skriva ut dokument i en typografi.

XPS -dokument

Detta filformat bevarar dokumentformatering och tillåter fildelning. XPS -formatet säkerställer att den ursprungliga formateringen bevaras och att fildata inte enkelt kan ändras när filen visas på en dator och när den skrivs ut.

Filformat med Urklipp

Om du kopierade data till Urklipp i ett av följande filformat kan du klistra in det i Excel med kommandot Föra in eller Klistra in special (Hem > Urklipp > Föra in).

Formatera

Förlängning

Urklippstypsidentifierare

Bilder i Windows Metafile (WMF) eller Windows Enhanced Metafile (EMF) -format.

Notera: Om du kopierar en Windows -metafil (WMF) från ett annat program infogar Microsoft Excel bilden som en förbättrad metafil (EMF).

Bitmapp

Bilder sparade i bitmappsformat (BMP).

Microsoft Excel -filformat

Binära filformat för Excel 5.0 / 95 (BIFF5), Excel 97-2003 (BIFF8) och Excel 2013 (BIFF12).

Symboliskt länkformat.

Datautbytesformat.

Text (avgränsad med flikar)

Flikavgränsat textformat.

CSV (kommaavgränsad)

Kommaavgränsat format

Formaterad text (avgränsare - mellanslag)

RTF. Endast från Excel.

Inbäddat objekt

GIF, JPG, DOC, XLS eller BMP

Microsoft Excel -objekt, objekt för korrekt registrerade program som stöder OLE 2.0 (OwnerLink) och bild- eller annat presentationsformat.

Länkat objekt

GIF, JPG, DOC, XLS eller BMP

OwnerLink, ObjectLink, Link, Picture eller annat format.

Kontorsritningsobjekt

Office Drawing Object Format eller Picture (EMF)

Displaytext, OEM -text

En fils webbsida

Enfilshemsida (MHT eller MHTML). Detta filformat kombinerar inbyggda bilder, bilagor, länkade dokument och andra stödelement som det refereras till i dokumentet.

Webbsida

HTML -format.

Notera: Om du kopierar text från ett annat program klistrar Microsoft Excel in texten i HTML -format oavsett originaltextens format.

Filformat stöds inte i Excel 2013

Följande filformat stöds inte längre, så du kan inte öppna filer i dessa format eller spara filer i dessa format.

För att arbeta med bokdata i en programvara som inte längre stöds, prova följande:

    Hitta ett företag på Internet som gör filomvandlare för format som inte stöds av Excel.

    Spara boken i ett annat filformat som du kan öppna i ett annat program. Spara till exempel arbetsboken i ett XML -kalkylblad eller textfilformat som kan stödjas i ett annat program.

Du kan spara en Excel 2007 -arbetsbok och senare i formatet för tidigare versioner av Excel, som en textfil och i andra format som PDF- och XPS -filer. Vanligtvis sparas i XLSX -format, men standardfilformatet för att spara kan ändras. Om du använder kommandot ofta Spara som, kan du lägga till den i verktygsfältet Snabbåtkomst.

Spara en Excel -arbetsbok i ett annat filformat

Viktig: Om du sparar en arbetsbok i en annan version av Excel -filformat förloras formatering och funktioner som är unika för Excel 2007 och senare. Mer information finns i Använda Excel med tidigare versioner av Excel.

    Öppna arbetsboken i Excel som du vill spara i ett format som är lämpligt för användning i ett annat program.

    I fliken Fil Välj lag Spara som.

    Acceptera det namn som föreslås i fältet Filnamn, eller ange ett nytt namn för boken.

    Falla ner Filtyp välj ett format som är lämpligt för användning i ett annat program.

Använd pilarna för att bläddra igenom listan och visa fler format.

Notera: Beroende på typen av aktivt ark (bokblad, diagramark eller andra bladtyper) kommer olika filformat att finnas tillgängliga för att spara.

Spara ett annat filformat i Excel 2007 och senare

Alla filer som öppnas i Excel 2007 och senare kan sparas i det aktuella Excel -arbetsbokformatet (XSLX). På så sätt kan du dra nytta av nya funktioner som inte stöds i andra filformat.

Notera: Om du sparar en arbetsbok som skapats i en tidigare version av Excel i Excel 2007 och senare arbetsbokformat kan en del funktioner och viss formatering gå förlorad. För funktioner som inte stöds i Excel 97-2003, se

XLSX- och XLS -format
  • huvudverktygsfältet Spara i andra format ... Fil>Spara dokument som>Microsoft Excel 97-2003 arbetsbok.

Råd. Spara>XLSX dialog inställningar(meny Service>Inställningar…).

Dokumentkörning

Valet av layoutsparläge beror på hur du kommer att använda det skapade dokumentet i framtiden:

  1. Formaterad text

Det resulterande dokumentet behåller teckensnitt och storlek, styckeuppdelning, men objektens placering på sidan och radavståndet bevaras inte. Detta resulterar i en fast, vänsterjusterad text. För text där läsordningen är från höger till vänster kommer inriktningen att vara höger.

Kommentar. All text med vertikal orientering i detta läge visas horisontellt.

  1. Oformatterad text

Textformatering bevaras inte i det här läget.

Text

  • Spara numerisk data i "Numbers" -format

Anger att när man sparar igenkänd text i XLS -format sparas siffror i Numbers -format. Detta format används i Excel för att utföra räkneoperationer på celler som innehåller tal.

  • Spara sidhuvud och sidfot

Markera det här alternativet om du vill att sidhuvudet och sidfoten ska bevaras. Om det här alternativet är avaktiverat sparas inte texten för sidhuvud och sidfot.

  • Skapa en separat tabell för varje sida (endast XLSX)

Bildkvalitet

När du sparar i XLSX -format kan du också spara illustrationer. Om den igenkända texten innehåller ett stort antal illustrationer kan storleken på den slutliga filen vara mycket stor. Kvaliteten på bilderna och storleken på den resulterande filen beror på det valda värdet i listrutan Bildkvalitet.

Råd:

  • För att ställa in parametrarna för att spara bilder, välj Anpassad ...... I dialogrutan som öppnas Anpassade inställningar välj önskade värden och klicka på knappen OK.
  • Om du inte vill spara illustrationer i den igenkända texten, se till att alternativet Spara bilder (endast XLSX) inte märkt.

CSV -format

  • Klicka på pilen bredvid knappen Spara resultat i huvudverktygsfältet och välj sparformat från listan. Om det önskade formatet inte är listat väljer du Spara i andra format ..., och välj önskat format i den öppnade dialogrutan för att spara. Du kan också spara dokument med menykommandot Fil>Spara dokument som>CSV -dokument.

Råd. Om det behövs kan du konfigurera ytterligare sparalternativ på bokmärket Spara>CSV dialog inställningar(meny Service>Inställningar…).

Denna flik innehåller följande grupper av inställningar:

Alternativ för att spara text

  • Ignorera text utanför bordet

Anger att endast tabeller sparas i filen.

  • Separata sidor med slutet av sidan tecken (# 12)

Anger att när den igenkända texten sparas i CSV -format kommer sidläggningen att vara densamma som i originaldokumentet.

  • Avgränsare

Anger tecknet som kommer att separera datakolumner i en CSV -fil.

Kodning

ABBYY FineReader väljer automatiskt kodsidan. Om du vill ändra kodsidan väljer du önskat värde i listrutan i avsnittet Kodning.


2021 gtavrl.ru.