Directum заменить файл в документе. Порядок выполнения поисков


Компания DIRECTUM объявляет о выпуске версии DIRECTUM 5.5. Новая версия нацелена на выстраивание взаимодействия разных ЕСМ-систем внутри одной организации, реализацию единого процесса от создания документа до согласования с контрагентами, повышение удобства работы в системе. Мы уделили внимание пользователям, разработчикам и администраторам: освежили интерфейс, упростили разработку веб-модулей за счет максимального ухода от.NET, разработали новое решение для межсистемного взаимодействия, а также новый коннектор к 1С.

Современный веб-клиент

В новой версии мы сделали работу в веб-клиенте максимально простой и удобной, обновив интерфейс:

Чтобы разгрузить рабочее пространство пользователя, основные действия, такие как создание, запуск и поиск объектов, перенесены в верхнюю часть проводника:

Кроме того, отказались от ленты. Теперь используется более компактная панель действий:

Как вы заметили, изменился и внешний вид карточек объектов, в частности, закладки перенесены в верхнюю часть экрана.

Подробнее о новинках версии для пользователей см. в видеоролике .

Легкий десктоп-клиент

Десктоп-клиент тоже не остался в стороне. Для более комфортной работы мы обновили цветовую гамму, обложки и иконки:

Чтобы часто используемые папки были в быстром доступе, на верхний уровень и располагайте в удобном порядке. После перехода на новую версию папки, ранее находившиеся на панели папок, автоматически закрепятся на верхнем уровне дерева:


Даже если вы выйдете из DIRECTUM, система запомнит, какие папки верхнего уровня были развернуты.

В каждой организации проводятся информационные рассылки, оповещения сотрудников, в результате чего накапливается множество уведомлений. Чтобы не перегружать папки проводника, уведомления лучше удалять после прочтения. С помощью новой кнопки Прочитать и удалить вы легко с этим справитесь:


Если вы не пользуетесь предпросмотром, можно удалить ссылку на уведомление из его карточки по кнопке Удалить ссылку . Ссылка удалится из папки, из которой уведомление было открыто.

Для комфортной работы на мониторах с высоким разрешением в проводнике.

Кроме этого, мы упростили иконки папок и панель навигации, обновили дизайн схем маршрутов для повышения наглядности: в режиме просмотра упростили состав действий на ленте и убрали сетку выравнивания.

А также изменили вид статусов и убрали занимающие полезное место секунды в колонках с датами. В окне связанных документов теперь можно включить область предпросмотра.

Простая разработка веб-модулей

В версии 5.5 мы сделали упор на упрощение модификации веб-модулей: теперь вы реже будете прибегать к.NET- и JS-разработке, поскольку большую часть доработок для веб-клиента сможете сделать с помощью привычного ISBL.

Вычисления в событиях «Форма-карточка.Показ», «Запись.Открытие», «До выбора», «После выбора», «Набор данных.Открытие» подхватятся автоматически в веб-клиенте. Это значит, что не придется писать вычисления на.NET для скрытия и управления доступностью реквизитов, для фильтрации данных при выборе значения реквизита и открытии справочника.

Часто для выполнения каких-либо действий на стороне клиента с помощью клиентского API веб-доступа требовалось получить значение прикладной константы . Сделать это можно было только с помощью специального веб-сервиса или сценария, отправляя при этом дополнительный запрос на сервер. Сейчас веб-разработчик сможет использовать значение константы в вычислениях, установив флажок Доступна в клиентском API веб-доступа в десктоп-клиенте:


Развитие инструмента разработчика

В предыдущих версиях для выполнения в веб-клиенте ISBL-вычислений с параметрами и возвращаемым результатом требовалось использовать сценарии и функции, которые создавались отдельно от текущей компоненты. В DIRECTUM 5.5 все вычисления хранятся в одном объекте - прикладном методе , у которого есть параметры и возвращаемый результат. обеспечивают простое повторное использование вычислений, упрощая тем самым десктоп- и веб-разработку.

Об остальных изменениях расскажем в следующей статье.

Единый механизм работы с документами

DIRECTUM 5.5 позволит вам организовать весь процесс по работе с документом: согласование внутри компании, отправка контрагентам через систему обмена, контроль возврата документа и хранение в СЭД:


После согласования документа внутри компании автоматически запустится типовой маршрут для отправки документов контрагенту. Функциональность электронного обмена с контрагентами теперь можно легко в любые типовые маршруты с помощью прикладных диалогов и блоков типовых маршрутов.

К тому же, с версии 5.5 техническое решение «Электронный архив финансовых документов» переведено в стандартную поставку DIRECTUM в качестве . В электронном архиве осуществляется хранение документов, согласование первичных учетных документов и подготовка к различным проверкам.

Таким образом, весь процесс по внутреннему и внешнему документообороту будет непрерывным, прозрачным для пользователя и удобным для настройки на каждом этапе.

Отправка и прием документов из систем обмена поддерживаются и в веб-клиенте.

Сам модуль «Интеграция с системами обмена» переименован в «Обмен с контрагентами». Кроме того, реализована работа с организациями, которые работают с несколькими системами обмена, через :


Межсистемное взаимодействие

В крупных компаниях используются бизнес-процессы, связывающие пользователей и объекты головной и дочерних организаций. Например, дочерние компании согласовывают договоры с головной организацией, а головной офис отправляет поручения дочерним компаниям. Чтобы обеспечить прозрачность подобных процессов на уровне всей корпорации, DIRECTUM предлагает новое решение для взаимодействия разных систем внутри одной группы компаний - DIRECTUM Cross-System Interchange (DCI ), или Механизмы межсистемного взаимодействия .

В DIRECTUM 5.5 механизмы DCI позволяют настроить процесс взаимодействия между разными экземплярами системы DIRECTUM, а также организовать не только сквозные бизнес-процессы, но и синхронизацию справочников. В следующих версиях планируется поддержка и других систем:


Новый коннектор к «1С:Предприятие 8»

В версии 5.5 разработан новый коннектор к учетной системе «1С:Предприятие». В отличие от прежнего коннектора, он использует Универсальный механизм обмена данными в формате XML , а также позволяет синхронизировать большие объемы данных из 1С в DIRECTUM в виде XML-файлов, предоставляет разработчику удобный механизм изменения пакета данных с помощью вычислений на языке ISBL, поддерживает загрузку данных в DIRECTUM по ключевым реквизитам и многое другое.

Схема загрузки данных из 1С в DIRECTUM посредством нового коннектора может выглядеть так:


Если в вашей организации уже приобреталась лицензия на коннектор к 1С, лицензия на новый коннектор не потребуется. Поддержка прежнего коннектора продолжится, но развитие функциональности не планируется.

Стабильная связь клиента с сервером сеансов

Улучшена работа платформы IS-Builder в условиях пропадания или полного отсутствия связи между клиентом и сервером сеансов.

Так, при длительном разрыве связи между сервером сеансов и клиентом его сессия теперь не прекращается, а переходит в состояние Нет связи . В этом случае сессия перестает занимать лицензию, по возможности сохраняются блокировки объектов. Пользователь может дождаться восстановления связи или принудительно закрыть клиентскую часть.

Ранее при переходе клиентского компьютера в спящий режим или гибернацию связь с сервером сеансом разрывалась, при возобновлении работы у пользователя возникали ошибки. Теперь сессия будет переходить в состояние Спящий режим , при котором она продолжит занимать лицензию, блокировки объектов сохранятся.

Другие изменения

    В истории папки можно увидеть, кто вставил и удалил ссылку на определенный объект.

    Если в вашей организации активно ведется прикладная разработка, будет полезна История переноса разработки . Компонента позволяет контролировать перенос разработки, в частности, можно посмотреть список элементов разработки, перенесенных в рамках пакета.

    В предыдущих версиях документы по умолчанию открывались на редактирование. Это приводило к тому, что при открытии блокировались и те документы, которые в приложении-редакторе открываются только на чтение. Теперь для каждого формата документа в компоненте Приложения-редакторы можно .

    Для преобразования документа в формат PDF можно использовать новый тип преобразования документов - Native2, который обеспечивает высокую стабильность и скорость работы (более чем в два раза быстрее Native), а также не требует установки дополнительного ПО Microsoft Office. Native2 поддерживает популярные форматы Microsoft Office и LibreOffice, совмещает возможности типов преобразования Native и Printer. Кроме того, в DIRECTUM 5.5 используется обновленная версия виртуального принтера NovaPDF, который без ошибок устанавливается в современных ОС Windows.

    Ранее было ограничение на уникальность первого символа кода наших организаций, о чем . Из-за этого можно было создать ограниченное число наших организаций. Теперь первый символ кода нашей организации не используется при формировании кода записи справочника. В DIRECTUM 5.5 используется сквозная нумерация.

    Добавлена поддержка офисных приложений OpenOffice 4.1.3 и LibreOffice 5.3.4.

    Для сервера веб-доступа прекращена поддержка Windows Server 2008, минимальная требуемая операционная система - Windows Server 2008R2.

    Исключаем из поставки мобильный веб-доступ. Мобильные приложения DIRECTUM Solo и Jazz значительно развили свою функциональность, через них удобнее работать на мобильных устройствах.

Какая из новинок заинтересовала вас больше всего? Пишите в комментариях!

Впереди вас ждет цикл статей с подробным описанием новинок DIRECTUM 5.5. Ознакомьтесь уже сейчас с полным списком изменений - скачивайте документ «Изменения DIRECTUM 5.5» с сайта поддержки DIRECTUM.

Размер: px

Начинать показ со страницы:

Транскрипт

1 СЭД «DIRECTUM» ОБЩАЯ инструкция пользователя по работе в системе (подробная)

2 Содержание Содержание Термины и определения Нормативные ссылки Роли Описание системы Правила работы с папками Назначение папок Рекомендации по использованию папок для хранения документов Назначение прав доступа к папке Рекомендации по использованию папок для хранения задач/заданий Работа с документами Работа с содержанием документа Просмотр и изменение документов Настройка прав доступа к документам Жизненный цикл и версии документов Удаление документов Поиск документов Электронная цифровая подпись Работа с задачами и заданиями Создание задач Приемка работ по задачам Просмотр состояния задач и заданий Прекращение, возобновление и рестарт задач Создание подзадач к задачам и заданиям Настройка прав доступа к задачам и заданиям Удаление задач и заданий Канцелярия Номенклатура дел Регистрация документов Справочники Действия с записями справочников Сервисные функции системы Управление пользователями Установка прав доступа к объектам при смене сотрудника Замещение пользователей Установка прав на документы с использованием сценария «Мастер настройки прав на электронные документы и папки» Резервное копирование/восстановление системы... 22

3 2 1. Термины и определения Версия электронного документа это очередной отредактированный или согласованный вариант документа. Каждая версия имеет текущее состояние: в разработке, действующая, устаревшая. Задача объем работ, который необходимо выполнить для достижения результата. Задание поручение в пределах задачи, которое необходимо выполнить исполнителю. Маршрут список исполнителей по задаче с указанием последовательности и сроков исполнения заданий. Папка структурная единица модулей системы DIRECTUM, позволяющая объединить ссылки на электронные документы/задачи/задания и другие папки. Сама папка также может входить в содержимое другой папки. РКК регистрационно-контрольная карточка. Номенклатура дел систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел. Она является классификационным справочником и используется при построении информационно поисковой системы. Место регистрации рабочее место (подразделение), где производится регистрация входящих/исходящих документов. Место регистрации документов может быть одно для нескольких подразделений. На каждом месте регистрации ведутся свои журналы регистрации входящих/исходящих документов. Справочник это компонента системы DIRECTUM, предназначенная для работы с условно-постоянной структурированной информацией. Справочники представляют собой списки записей. Компонента - составная часть МОДУЛЯ системы DIRECTUM, имеющая характерный интерфейс, набор данных и выполняемые функции, например, Пользователи, Типы справочников, Отчеты, Сценарии. Список всех компонент отражается в компоненте Компоненты. 2. Нормативные ссылки Инструкция пользователя разработана в соответствии ссылкам на следующие документы: 1. Руководство пользователя СЭД «DIRECTUM» (далее руководство пользователя). Для обращения к Руководству пользователя необходимо нажать на клавиатуре кнопку или соответствующий пункт в меню «Справка» программы СЭД «DIRECTUM». 3. Роли Пользователь сотрудник, использующий информационную систему для выполнения своих обязанностей. Администратор сотрудник, занимающийся настройкой информационной системы в соответствии с потребностями организации и сопровождением в процессе ее эксплуатации.

4 3 4. Описание системы DIRECTUM система электронного документооборота и управления взаимодействием, нацеленная на повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях их совместной деятельности Правила работы с папками Назначение папок Папки позволяют группировать документы, задачи, задания по темам и часто являются одним из способов поиска документов в системе DIRECTUM. Некоторые документы (положения по университету, должностные инструкции, инструкции по работе с системой DIRECTUM и т.п.) удобнее искать именно по наличию в папке, а не по наименованию или содержанию документа. Папки «Входящие», «Исходящие» и «Избранное» являются личными папками пользователя и доступны только ему (при необходимости - его руководителям или замещающим). Поэтому размещать и удалять ссылки на папки, документы, задачи и задания внутри этих папок пользователь может произвольным образом, удобным лично ему. В «Общей папке» содержатся объекты, которые должны быть всегда быстро доступны всем пользователям. Поэтому в этой папке, а также вложенных в нее папках, распределение информации должно идти по направлениям деятельности, а не по пользователям (в крайнем случае по отделам). Изменять состав элементов «Общей папки» могут только пользователи, имеющие соответствующие права (на самом верхнем уровне только администратор) Рекомендации по использованию папок для хранения документов Для эффективного использования папок (как личных, так и общих) нужно придерживаться следующих рекомендаций: - количество элементов в папке должно быть таким, чтобы помещаться на один экран проводника системы, что сделает работу более удобной, т.к. не потребует использование скроллинга. Регулировать количество элементов можно выделением вложенных папок; - за каждую папку должен быть назначен один ответственный, который будет проводить контроль и оптимизацию размещенных в папке документов; - за размещение документа в соответствующей общей папке (если данный документ может потребоваться для работы другим пользователям) отвечает пользователь, создавший документ (для исходящих и внутренних документов), или пользователь, получивший документ для исполнения (для входящих документов). Если у пользователя нет прав на изменение нужной папки, то он должен отправить ссылку на документ ответственному за папку; - поскольку ссылка на один и тот же документ может находиться в нескольких папках, то папки следует создавать в различных разрезах, чтобы расширить возможности поиска (например, папка по конкретному проводимому мероприятию, куда собрать ссылки на документы разных отделов). Однако чтобы не затруднять раскладывание документов по папкам, лучше использовать группировку папок; - для удобства работы по временным проектам рекомендуется создавать папки с подборками документов из других папок. В дальнейшем такие папки можно будет удалить (так как в папке хранятся не сами объекты, а только ссылки на них, то удаление папки повлечет за собой только удаление ссылок, расположенных в ней);

5 - название папки должно быть содержательным само по себе, а не только в контексте конкретной папки (например, «Инструкции по работе с системой DIRECTUM», а не просто «Инструкции»). Это позволит правильно оценить ее содержание при обращении к ней через поиск папок; - название папки должно начинаться с заглавной буквы без ведущих пробелов, чтобы в дальнейшем обеспечить корректную (однотипную) сортировку подпапок внутри одной папки; - иностранные (английские) названия необходимо писать без перевода, или перевод указывать в скобках. Например, Petrol (Петрол); - возможность использования папок поиска - папок, содержимое которых изменяется автоматически в соответствии с заданными критериями. Критерии задаются в карточке папки. Содержимое папки поиска обновляется при переходе в папку Назначение прав доступа к папке Права доступа пользователей к папке следует делать менее жесткими, чем к документам, т.к. папки носят общий характер (а документ конкретный), и могут потребоваться большему числу пользователей. Отсутствие доступа к папке затруднит поиск, но не повысит конфиденциальность, поскольку на документы права задаются отдельно. За каждую папку всегда должен быть назначен один ответственный. При назначении прав доступа к папке рекомендуется придерживаться следующих правил: - права на просмотр папки необходимо давать всем пользователям, которым может потребоваться информация по данной теме (в большинстве случаев всем пользователям системы); - права на изменение папки необходимо давать тем пользователям, которые могут пополнять ее содержимое; - полный доступ к папке рекомендуется оставлять только автору папки. Описание настройки прав доступа к папкам представлены в разделе «Общие положения работы в системе DIRECTUM>Настройка прав доступа к папкам» Руководства пользователя Рекомендации по использованию папок для хранения задач/заданий Папки для хранения задач и заданий, как правило, являются личными папками пользователя. Их основное назначение - разделять задачи по темам, срочности, месту выполнения и т.п. Например, можно рекомендовать выделение следующих папок: - наиболее важные для исполнения задания; - наиболее важные задачи, переданные исполнителям и находящиеся на контроле; - задания, находящиеся в работе у подчиненных (ссылки на папки «Входящие» сотрудников отдела); - отложенные задания без указания срока исполнения. 4

6 Работа с документами Для работы с документами в системе DIRECTUM предназначен модуль «Управление электронными документами». Каждый электронный документ системы состоит из набора информации (текстовой, графической, аудио, видео и т.п.) содержимого электронного документа, и карточки формы, содержащей набор атрибутов, описывающих документ (автор, тип документа, дата создания, корреспондент и т.д.), которые могут быть использованы для поиска и группировки электронных документов. Для организации хранения документов используются папки, в которые помещаются ссылки на электронные документы Работа с содержанием документа Система DIRECTUM позволяет использовать любые программы для создания и редактирования электронных документов (Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Project, Microsoft Visio, AutoCAD, CorelDraw и др.) Для оперативного создания однотипных документов используются шаблоны, определяющие начальное содержимое документа. Например, шаблоны «Приказ по основной деятельности», «Договор поставки», «Коммерческое предложение» и т.п. При этом в текст документа могут автоматически подставляться поля, заполненные в карточке документа. Работы по добавлению, корректировке и удалению шаблонов документов выполняет Администратор или пользователь системы. Порядок создания документа из шаблона представлен в разделе «Управления электронными документами>создание документов>порядок создания документов из шаблона» Руководства пользователя. Помимо создания документа средствами системы, пользователь может занести в DIRECTUM уже готовый документ из любого файла операционной системы, а также непосредственно со сканера с помощью функции импорта документов. Порядок создания документа из файла представлен в разделе «Управления электронными документами>создание документов>порядок создания документов из файла» Руководства пользователя. Порядок создания документа со сканера представлен в разделе «Управления электронными документами>создания документов со сканера» Руководства пользователя Просмотр и изменение документов Просмотр и редактирование документов осуществляется посредством использования приложения-редактора, в котором был создан текст документа, например, одно из приложений Microsoft Office или OpenOffice.org. Для того чтобы просмотреть, отредактировать или распечатать текст документа, надо открыть текст документа в приложении-редакторе и дальше использовать возможности приложения-редактора. Описание работ по просмотру и изменению документов приведены в разделе «Управления электронными документами>просмотр и изменение документов» Руководства пользователя.

7 Настройка прав доступа к документам Система DIRECTUM позволяет разграничивать права доступа к документам. Документ доступен только тем пользователям, которым назначены права доступа. Остальные пользователи не видят ссылки на документ. Такие пользователи не могут найти документ поиском и работать с ним. По умолчанию права доступа к документу есть только у автора документа. Автор может назначить права доступа другим пользователям. Для того чтобы настроить права доступа к документу, сделайте следующее: 6 1. Выделите документ в проводнике системы и выберите пункт меню Файл/Настроить права доступа. Откроется окно «Настройка прав доступа к электронному документу»: В левой части окна расположено дерево «Пользователи». В этом дереве находятся все пользователи системы DIRECTUM. Пользователи объединены в группы. На верхнем уровне всегда присутствует группа «Все пользователи (ВСЕ)». В этой группе находятся все зарегистрированные пользователи системы DIRECTUM. Остальные группы настраивает администратор системы. В правой части окна расположена таблица «Права доступа». В этой таблице находятся те пользователи и группы пользователей, для которых настроены права доступа. Измените состав пользователей и групп в таблице «Права доступа». Для этого используйте кнопки, 2. и 3. Укажите тип прав в поле *Тип прав. 4. Нажмите на кнопку ОК. В результате будут изменены права доступа к документу. Изменения вступят в силу при следующем обращении к документу. Описание работ по настройке прав доступа к документам приведены в разделе «Управления электронными документами>настройка прав доступа к документам» Руководства пользователя.

8 Жизненный цикл и версии документов Каждый документ может иметь неограниченное количество версий. Это позволяет хранить историю изменения содержания документа (например, в процессе согласования) и избегать работы с устаревшей информацией. При этом версии одного и того же документа могут быть в разных форматах (например, DOC и PDF). Версия электронного документа отражает актуальность его содержимого. Каждая версия может находиться в одном из состояний: в разработке, действующая, устаревшая. Для визуального представления состояния версии используется особое начертание шрифта. Порядок изменения состояния (жизненного цикла) документа представлен в разделе «Управления электронными документами>работа с версиями электронных документов>просмотр и изменение состояния документа>порядок изменения состояния документов» Руководства пользователя. Карточка для всех версий документа одна и та же. Свойства документа, заданные в карточке, распространяются на все версии документа. Например, права доступа распространяются на все версии. Новые версии создаются на основе существующих версий. Содержание новой версии документа изначально совпадает с содержанием версии, на основе которой она создается. Количество версий документа неограниченно. Для того чтобы создать версию документа, сделайте следующее: 7 1. В проводнике системы выделите документ и выберите пункт меню Действия/Создать версию. Откроется окно «Создание версии электронного документа»: 2. Заполните следующие поля: *На основе версии версия, текст которой будет помещен в новую версию; Примечание примечание к версии. Примечание будут видеть все пользователи при открытии документа; *Состояние состояние версии. Состояние влияет на стиль отображения информации о версии; Открыть версию признак открытия текста новой версии. Если флажок установлен, то сразу после создания версии ее текст будет открыт для редактирования. 3. Нажмите на кнопку OK. Версия документа не является самостоятельным объектом. Она не имеет собственного наименования, на нее нельзя скопировать ссылку. Но версии можно удалять. Для того чтобы удалить версию документа, сделайте следующее: В проводнике системы выделите документ и выберите пункт меню Состояние документа. Откроется окно 1. «Состояние электронного документа». 2. Выделите версию, которую хотите удалить, и выберите пункт меню Файл/Удалить. В результате версия будет удалена. Восстановить удаленную версию нельзя, поэтому удалять версии следует с осторожностью.

9 Порядок создания и удаления версий документа представлен в разделе «Управления электронными документами>работа с версиями электронных документов>порядок создания версий документов и Порядок удаления версий документов» Руководства пользователя Удаление документов При удалении документа из системы DIRECTUM удаляется вся информация о документе: карточка, все версии текста, история работы, ссылки на документ и т.д. Восстановить удаленный документ нельзя, поэтому удалять документы следует с осторожностью. Как правило, удалять стоит только ошибочно созданные документы. В остальных случаях рекомендуется использовать другие возможности системы. Например, если документ устарел, то вместо удаления можно сделать следующее: - пометить документ как устаревший; - удалить ссылки на документ из всех папок системы. В этом случае документ останется в системе DIRECTUM для истории и не будет мешать в повседневной работе. Порядок удаления документов представлен в разделе «Управления электронными документами>удаление документов>порядок удаления документа» Руководства пользователя Поиск документов В системе DIRECTUM предусмотрены различные возможности для оперативного поиска документов в электронном виде. Поиск может осуществляться по заданным реквизитам карточки, а также по содержимому документа с учетом всех грамматических форм слов на основе морфологического анализа (полнотекстовый поиск). Для того чтобы выполнить какой-либо свободный поиск, сделайте следующее: Откройте карточку поиска. Для этого в проводнике системы в меню Поиск выберите один из следующих 1. пунктов: Общий поиск; Поиск документов; Поиск задач; Поиск заданий; Поиск папок. Для того чтобы открыть карточку поиска компонент, нажмите на комбинацию клавиш +. Откроется окно, в котором можно задать условия поиска. Например, при поиске задач откроется окно «Поиск задач»: 8

10 9 2. В этом окне задайте условия поиска. Для этого: у каждого реквизита, по которому надо задать условие, в поле Значение нажмите на кнопку. Откроется окно <Имя реквизита>. Например, для реквизита Текст окно задания условий выглядит следующим образом: задайте условие и нажмите на кнопку ОК. Закроется окно задания условий реквизита (см. раздел «Способы задания условий свободных поисков»). 3. В окне поиска нажмите на кнопку Поиск. В результате откроется окно со списком найденных объектов: При поиске по реквизитам Текст, Искать строку отображается колонка «Рейтинг». Значения в этой колонке показывают, насколько найденный объект удовлетворяет текущему условию поиска.

11 В системе имеется возможность осуществлять специализированный поиск электронных документов, используя: - предопределенные поиски (например, "Мои последние измененные документы"); - дополнительные поиски по часто используемым критериям; - возможность задания для любого документа связанных с ним по смыслу или логике документов и перехода от одного связанного документа к другому, включая его собственные связанные документы. Описание работ по поиску документов приведены в разделе «Общие положения работы с системой DIRECTUM>Поиск объектов» Руководства пользователя Электронная цифровая подпись Электронная цифровая подпись (ЭЦП) позволяет заменить традиционную подпись, гарантируя авторство и неизменность документа в электронном виде после его подписания. С помощью ЭЦП можно подписать любую версию электронного документа, фиксируя и сохраняя информацию о том, кто и когда поставил подпись. Система DIRECTUM поддерживает два вида ЭЦП: визирующую и утверждающую. Визирующая подпись свидетельствует о том, что подписавший документ ознакомился с ним (завизировал его). Утверждающая подпись может быть поставлена ограниченным кругом лиц в рамках заданных полномочий и свидетельствует об окончательном утверждении документа. Подпись любого вида, поставленная на версии документа, защищает ее от изменений. Сертификаты ЭЦП выдает и регистрирует администратор системы Подписать документ ЭЦП, значит, поставить ЭЦП на одну из версий документа. Для того чтобы поставить ЭЦП на версию документа, сделайте следующее: Выделите документ в проводнике системы и выберите пункт меню Действия/Подписать. Откроется окно «Подписать электронный документ»: 2. Заполните следующие поля: *Версия версия документа, на которую надо поставить ЭЦП; *Сертификат сертификат, который следует использовать для формирования подписи; Шаблон примечания название автотекста, используемого в примечании к электронной цифровой подписи. Настройка автотекстов для примечаний к ЭЦП выполняется аналогично настройке автотекстов в текстах задач и заданий, подробнее см. раздел «Настройка и использование автотекстов»;

12 Примечание примечание к подписи, например, «Согласен» или «Ознакомлен». При использовании автотекстов поле заполняется автоматически; Утверждающая подпись признак подписания документа утверждающей ЭЦП. Флажок доступен для изменения, только если пользователь имеет право ставить утверждающую подпись; От лица замещаемого пользователя признак подписания документа электронной цифровой подписью от лица замещаемого пользователя. Флажок доступен для изменения, если для текущего пользователя настроено замещение; *Пользователь пользователь, от лица которого подписывается документ. Выбирается из справочника Пользователи. Поле доступно для редактирования, если установлен флажок От лица замещаемого пользователя; 3. Нажмите на кнопку ОК. 11 Описание работ по подписанию документов ЭЦП приведены в разделе «Управления электронными документами>подписание документов ЭЦП» Руководства пользователя Работа с задачами и заданиями В терминах системы DIRECTUM в основе любого взаимодействия двух или более сотрудников всегда лежит какая-либо задача, т.е. некоторый объем работ, определяемый инициатором, который нужно выполнить. Последовательность исполнения задачи определяется маршрутом, задаваемым инициатором. Маршрут задачи может задаваться вручную либо с использованием типового маршрута. В процессе выполнения задачи на каждом этапе ее маршрута появляются задания или уведомления участникам процесса либо выполняется заданный сценарий. Основные понятия по работе с задачами и заданиями представлены в разделе «Управление деловыми процессами>работа с задачами и заданиями>основные понятия» Руководства пользователя. При «ручном» назначении исполнителей инициатор самостоятельно формирует список исполнителей из пользователей системы. Маршрутизация для выполнения задачи может быть параллельной, последовательной или сложной, когда можно задать последовательнопараллельный маршрут прохождения задачи. Для управления бизнес-процессами, подлежащими жесткой регламентации или часто повторяемыми, могут быть настроены типовые маршруты. Механизм типовых маршрутов является мощным инструментом для автоматизированного создания задач в соответствии с заданными бизнес-правилами любой сложности. С помощью типового маршрута автоматически задается список исполнителей (в т.ч. на основе ролей), могут заполняться любые поля задачи (например, текст или тема), считывается информация из вложений и связанных объектов (задач, подзадач, электронных документов, справочников). В системе DIRECTUM выделяется два вида типовых маршрутов свободные и жесткие, каждый из них формируется определенным набором блоков. Свободные типовые маршруты позволяют пользователю создавать задачи по определенному шаблону и могут использоваться, например, для часто повторяемых процессов (рассылка приказа по руководителям отделов, подготовка служебной записки и т.д.). Поля задачи, заполненные при выборе свободного типового маршрута, можно скорректировать вручную, изменив исполнителей, сроки, тему задачи и т.д. Жесткие типовые маршруты используются для строго регламентированных процессов, отходить от которых сотрудники не имеют права. Основой жестких типовых маршрутов

13 является описание логики деловых процессов, схема которых может динамически изменяться в зависимости от результатов выполнения предыдущих этапов маршрута. Для хранения задач и заданий выделены личные папки пользователя. Папка «Входящие» предназначена для заданий, которые приходят на исполнение пользователю. Папка «Исходящие» содержит задачи, которые создает пользователь. Внутри данных папок пользователь может создать собственные папки для того, чтобы упорядочить и проранжировать объем работ необходимых к исполнению. Также для структурирования задач и заданий могут использоваться сортировка и фильтрация по заданным реквизитам (Тема, Инициатор, Срок и т.д.) Создание задач В системе DIRECTUM предусмотрено два способа создания задач: без типового маршрута (вручную) и по типовому маршруту. При создании задачи без типового маршрута, маршрут и основные свойства задачи инициатор заполняет вручную. При создании задачи по типовому маршруту, маршрут и все или некоторые основные свойства задачи заполняются автоматически. В зависимости от настроек типового маршрута, инициатор может или не может изменять маршрут и свойства задачи после их автоматического заполнения. Типовые маршруты настраивает администратор системы. Создать задачу в системе DIRECTUM, значит, заполнить карточку и стартовать задачу на выполнение. Для того чтобы создать задачу без типового маршрута, сделайте следующее: 1. В проводнике системы перейдите в папку, в которую надо поместить ссылку на новую задачу. 2. Выберите пункт меню Файл/Создать/Создать задачу. Откроется карточка задачи. 12 В карточке задачи указываются маршрут и основные свойства задачи, такие как тема, текст, вложения и т.п. После старта задачи автоматически создаются задания исполнителям задачи. Порядок создания задач вручную и по типовому маршруту представлен в разделе «Управление деловыми процессами>создание задач» Руководства пользователя Приемка работ по задачам После того как исполнители выполнят задания по задаче, инициатору приходит заданиеконтроль. Ссылка на задание-контроль помещается в папку «Входящие» инициатора задачи. Получение задания-контроль свидетельствует о том, что исполнители выполнили свою работу. Инициатор задачи может согласиться или не согласиться с результатами работы. В зависимости от этого инициатор может принять задачу или отправить на доработку. Принятие задачи и отправка на доработку выполняются из карточки задания-контроль. Порядок приемки работ по задачам представлен в разделе «Управление деловыми процессами> Приемка работ по задачам» Руководства пользователя.

14 Просмотр состояния задач и заданий В системе DIRECTUM для просмотра состояния задач и заданий предусмотрены следующие возможности: - закладка «Состояние» в карточках задач и заданий; 13 - схема маршрута в карточках задач и заданий. Просмотр состояния задач и заданий описан в разделе «Управление деловыми процессами>просмотр состояния задач и заданий» Руководства пользователя Прекращение, возобновление и рестарт задач В случае если нет необходимости в выполнении задачи, инициатор в любой момент может прекратить работы по невыполненной задаче. Также инициатор может возобновить работы по прекращенной задаче или рестартовать работы по прекращенной или выполненной задаче. При возобновлении задачи, выполнение работ начинается с того места, где они были остановлены. При рестарте задачи выполнение работ начинается с начала. Порядок прекращения, возобновления и рестарта задачи представлен в разделе «Управление деловыми процессами>прекращение, возобновление и рестарт задач» Руководства пользователя Создание подзадач к задачам и заданиям В системе DIRECTUM предусмотрена возможность создавать подзадачи к задачам и заданиям. Подзадача это задача, созданная из другой задачи или задания. Задача или задание, из которых создана подзадача, называются ведущей задачей или заданием соответственно. Подзадачи удобно использовать в тех случаях, когда в рамках одной задачи или задания возникает потребность создать дополнительную задачу, например, если нужно выполнить следующие действия: - задать вопрос кому-то из сотрудников; - послать напоминание или дополнить задание кому-то из исполнителей; - переслать полученное задание другим исполнителям; - выполнить дополнительные работы с привлечением других сотрудников, не указанных ранее в качестве исполнителей. Порядок создания подзадач к задачам и заданиям представлен в разделе «Управление деловыми процессами>создание подзадач к задачам и заданиям>порядок создания подзадач» Руководства пользователя Настройка прав доступа к задачам и заданиям Для задач и заданий системы DIRECTUM выделяется два уровня прав: - права на изменение отдельных задач и заданий; - права на просмотр всех задач и заданий семейства.

15 Права на изменение задач и заданий определяются автоматически по характеру участия пользователя в задаче. Права на изменение задачи имеет инициатор задачи. Права на изменение задания имеет инициатор задачи и исполнитель задания. Настраивать права на изменение задач и заданий нельзя. Права на просмотр задач и заданий настраиваются в карточке главной задачи и действуют одновременно для всего семейства задач. Настройки прав доступа к задачам осуществляется по сценарию аналогичному настройке прав доступа к документам. Порядок настройки прав доступа к задачам представлен в разделе «Управление деловыми процессами>настройка прав доступа к задачам и заданиям>порядок настройки прав доступа к задаче» Руководства пользователя Удаление задач и заданий В системе DIRECTUM предусмотрена возможность удаления задач. Вместе с задачей удаляются все задания по задаче. Удалять задания отдельно от задачи нельзя. При удалении задач, из системы DIRECTUM удаляется вся информация о задачах и заданиях: карточки, история работы, ссылки и т.д. Восстановить удаленную задачу нельзя, поэтому удалять задачи следует с осторожностью. Для того чтобы удалить задачу, сделайте следующее: Выделите задачу в проводнике системы и выберите пункт меню Файл/Удалить папку/задачу. Откроется окно «Подтверждение» с текстом «Вы действительно хотите удалить задачу»: 2. Нажмите на кнопку Да. Порядок удаления задач и заданий представлен в разделе «Управление деловыми процессами>удаление задач и заданий>порядок удаления задачи» Руководства пользователя Канцелярия Для обеспечения «бумажного» документооборота и контроля исполнения поручений в системе DIRECTUM используются модуль «Канцелярия» Номенклатура дел Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел. Список дел хранится в справочнике Номенклатура дел. Справочник является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы. Перечень номенклатуры дел ведется в разрезе подразделений и мест регистрации. Заполняется ответственным делопроизводителем.

16 Создать номенклатуры дел можно двумя способами: вручную и с помощью сценария «Создать номенклатуру дел». Для того чтобы вручную создать дело, сделайте следующее: 1. Откройте справочник Номенклатура дел и создайте новую запись. 2. Заполните реквизиты на закладке «Основные реквизиты». 3. Сохраните запись. В результате будет создана новое дело. Созданное дело можно использовать при создании РКК. 15 С помощью сценария «Создать номенклатуру дел» осуществляется создание номенклатуры дел на следующий период (на следующий год) путем копирование дел за предыдущий период. Для того чтобы создать дела при помощи сценария, сделайте следующее: 1. Запустите сценарий Создать номенклатуру дел. Откроется окно запроса параметров: 2. Заполните поля следующим образом: *Дата начала копируемого периода, *Дата завершения копируемого периода период действия записей, которые следует скопировать; *Год создаваемого периода - год действия создаваемых записей; *Наша организация, Место регистрации, Подразделение записи из одноименных справочников, по которым будет ограничен список копируемых записей. 3. Нажмите на кнопку ОК. В результате начнется формирование номенклатуры дел на год, указанный в параметре *Год создаваемого периода. В процессе формирования будут скопированы все существующие дела, удовлетворяющие указанным параметрам. После завершения формирования, на экране появится сообщение: Если номенклатура дел на указанный *Год создаваемого периода уже существует, на экране появится сообщение: В этом окне можно выполнить одно из следующих действий: Переформировать все переформировать все существующие и создать новые дела на указанный год. После завершения формирования появится сообщение о количестве созданных дел:

17 16 Сформировать недостающие - создать недостающие дела, если список ранее созданных дел не полный. После нажатия будет выдано сообщение о количестве созданных дел. В случае если в системе на текущий год существуют все копии дел прошлого года, система выдаст сообщение: Посмотреть список - просмотреть список существующих дел. После нажатия кнопки откроется окно со списком уже существующих дел: После закрытия окна со списком дел вновь станет активным окно «Подтверждение». Описание работ с номенклатурой дел представлено в разделе «Канцелярия>Работа с номенклатурой дел» Руководства пользователя Регистрация документов Порядок регистрация входящих, исходящих и внутренних документов в соответствии с Номенклатурой дел, поручений по документам и контроля их исполнения описан в соответствующих инструкциях по работе с документацией Справочники Описание основных понятий содержимого справочников представлено в разделе «Общие положения работы в системе DIRECTUM>Работа со справочниками>основные понятия» Руководства пользователя Действия с записями справочников С записями справочника возможны следующие действия: - Добавление. Внимание: во избежание дубликатов справочника, перед добавлением новой записи необходимо удостовериться, что запись отсутствует в справочнике.

18 17 - Изменение. Внимание: при внесении изменений в запись справочника, автоматически изменяются реквизиты всех объектов (справочники, типы карточек) ссылающихся на запись справочника, поэтому создание новых записей путем внесения изменений в устаревшие не рекомендуется. - Удаление. - Копирование. Описание действий с записями справочников представлено в разделе «Общие положения работы в системе DIRECTUM>Работа со справочниками>действия с записями справочников» Руководства пользователя Сервисные функции системы Управление пользователями Общие сведения о регистрации пользователей Доступ к системе DIRECTUM имеют только зарегистрированные пользователи. Пользователь считается зарегистрированным, если для него есть следующие записи: - запись в компоненте Пользователи; - запись в справочнике Пользователи; - регистрационная запись на SQL-сервере, по-другому, логин (Login); - учетная запись в БД, по-другому, пользователь БД (User); - запись в справочнике Работники. Администратор создает записи в компоненте Пользователи и в справочнике Работники. Остальные записи создаются автоматически: - запись в справочнике Пользователи создается автоматически при первом сохранении - записи в компоненте Пользователи; - регистрационная запись на SQL-сервере и учетная запись в БД создаются при генерации - пользователя в компоненте Пользователи. В записи компоненты Пользователи указываются основные характеристики пользователя: имя, статус, категория, способ аутентификации. Записи справочника Пользователи используются при назначении прав доступа и для установки сертификатов ЭЦП и шифрования. Регистрационная запись на SQL-сервере и учетная запись в БД используются при аутентификации пользователей в момент входа в систему. Записи справочника Работники используются при работе с модулями системы DIRECTUM. Способы аутентификации В системе DIRECTUM предусмотрено три способа аутентификации пользователей:

19 - аутентификация по паролю - рекомендуется для администраторов и разработчиков; 18 - аутентификация по перекодированному паролю - рекомендуется для пользователей при отсутствии домена в локальной сети предприятия; - Windows-аутентификация - рекомендуется для пользователей при наличии домена в локальной сети предприятия. При аутентификации по паролю и аутентификации по перекодированному паролю у пользователей при входе в систему DIRECTUM запрашивается пароль. Пользователи с аутентификацией по паролю могут работать с базой данных системы, минуя компоненты IS-Builder, например, через утилиту Microsoft SQL Server Management Studio. Их имя и пароль входа на SQL-сервер совпадает с именем и паролем входа в систему DIRECTUM. Пользователи с аутентификацией по перекодированному паролю не имеют доступа к данным из других приложений. Их пароль на SQL-сервере отличается от пароля входа в систему DIRECTUM. Пользователи с Windows-аутентификацией входят в систему DIRECTUM под именами пользователей операционной системы, без повторного ввода имени и пароля. Пользователи с Windows-аутентификацией получают доступ к данным базы данных через роль приложения «IS-Builder Application Role». Активация роли происходит при загрузке проводника системы. Статусы пользователей В системе DIRECTUM предусмотрено три статуса пользователей: - Администратор; - Разработчик; - Пользователь. Статус пользователя определяет состав доступных пользователю компонент и права доступа к папкам, документам, задачам, заданиям и уведомлениям. Пользователям со статусом «Администратор» доступны все компоненты без исключения, а также все папки и все незашифрованные документы, задачи, задания, уведомления. Пользователям со статусом «Разработчик» доступны все компоненты, исключая компоненты типа «Встроенное администрирование». Папки, документы, задачи, задания и уведомления доступны в пределах назначенных прав доступа. Пользователям со статусом «Пользователь» компоненты, папки, документы, задачи, задания и уведомления доступны в пределах назначенных прав доступа. Категории пользователей В системе DIRECTUM выделяется две категории пользователей: - обычный; - служебный. Всех пользователей, которые работают в системе DIRECTUM, следует относить к категории «Обычный». К категории «Служебный» следует относить тех пользователей, от

20 имени которых в автоматическом режиме запускаются сценарии, создаются задачинапоминания и выполняются другие автоматические операции. Пользователи с категорией «Служебный» не включаются в предопределенные группы и не отображаются в списках пользователей системы, которые используются при назначении прав на объекты системы Установка прав доступа к объектам при смене сотрудника Предоставление доступа к задачам, заданиям и документам при смене сотрудника осуществляется посредством создания записи в справочнике Замещение пользователей (п Ручная настройка замещения). Также возможна установка прав на документы с помощью сценария «Мастер настройки прав на электронные документы и папки» (п) Замещение пользователей Если сотрудник по каким-либо причинам длительное время отсутствует, например, находится в командировке или в отпуске, то его обязанности, обычно, выполняет другой сотрудник, т.е. замещающий. Для назначения прав замещающему сотруднику на объекты системы, что и у отсутствующего сотрудника, в системе DIRECTUM предусмотрен механизм замещения пользователей. В рамках этого механизма один пользователь может замещать другого пользователя в течение определенного времени. При этом замещающий пользователь на время замещения получает те же права на папки, документы, задачи и задания, что и у замещаемого пользователя. Для работы с замещениями предназначен справочник Замещение пользователей. Назначение (снятие) прав замещающему сотруднику осуществляет администратор. Типы замещений В системе DIRECTUM предусмотрено два типа замещений пользователя: - Полное; - Ассистент. От типа замещения зависит, будут в папках замещающего пользователя ссылки на папки замещаемого пользователя или нет. Если тип замещения «Полное», то в папки «Входящие» и «Исходящие» замещающего пользователя автоматически будут добавлены ссылки на папки «Входящие» и «Исходящие» замещаемого пользователя. Такой тип замещения удобно использовать в том случае, если один сотрудник временно исполняет все обязанности другого сотрудника. Если тип замещения «Ассистент», то в папках замещающего не будет ссылок на папки замещаемого пользователя. Такой тип замещения удобно использовать в том случае, если один сотрудник курирует другого сотрудника, но не выполняет его обязанности. Например, такой тип замещения рекомендуется использовать при бессрочном замещении пользователей их руководителями. Независимо от типа замещения у замещающего пользователя будут права замещаемого пользователя на все папки, документы и задачи, задания, уведомления. 19

21 Ручная настройка замещения Под ручной настройкой замещения подразумевается ручное создание записи в справочнике Замещение пользователей. Ручную настройку рекомендуется использовать при настройке замещений для отдельновзятых пользователей, например, для пользователей, находящихся в отпуске. Для того чтобы вручную настроить замещение, необходимо выполнить следующие действия: 1. открыть справочник Замещение пользователей; 2. создать новую запись и заполнить обязательные поля; 3. в случае если замещение настраивается на определенный срок, например, на время отпуска сотрудника, установить дату начала и дату окончания действия замещения в полях Дата начала и Дата окончания соответственно; 4. сохранить запись. В результате в указанный срок у замещающего пользователя появятся те же права на папки, документы и задачи, задания, уведомления, что и у замещаемого пользователя. Автоматическая настройка замещения Под автоматической настройкой замещения подразумевается настройка замещений с использованием сценария Создание замещений руководителем. Сценарий предназначен для массового создания замещений пользователей их руководителями. Для того чтобы автоматически настроить замещение, необходимо выполнить следующие действия: 1. убедиться, что в настройках системы включен механизм автоматического замещения. Для этого: a) запустить сценарий Установки модулей системы DIRECTUM; b) выбрать группу «Управление деловыми процессами и Эл. документами» и нажать на кнопку Установить; c) установить значение параметра Автоматическое замещение работников руководителем в значение «Да»; 2. убедиться, что в справочнике Работники заполнены поля Пользователь в сети и Подразделение; 3. убедиться, что в справочнике Подразделения заполнено поле Руководитель; 4. выполнить сценарий Создание замещений руководителем. В результате в справочнике Замещение пользователей будут созданы записи о замещении пользователей их руководителями. Замещения будут бессрочными, тип замещений будет «Ассистент». 20

22 Установка прав на документы с использованием сценария «Мастер настройки прав на электронные документы и папки» Для назначения прав на документы необходимо: 1. запустить сценарий «Мастер настройки прав на электронные документы и папки» расположенный в разделе «Компоненты>Общее администрирование» окна проводника. Откроется окно запроса параметров: 2. Заполнить поля следующим образом: Вариант изменения прав: выбрать «Назначение прав пользователю»; Изменять права на: выбрать «Документы»; Изменять права во вложенных папках: выбрать «Да»; Папка электронных документов папка, в которой располагаются документы, на которые необходимо назначить права. 3. Нажать на кнопку «Далее», откроется окно запроса дополнительных параметров: 4. Заполнить поля следующим образом: *Пользователь указать пользователя, которому необходимо назначить права; *Тип прав указать права на документы (просмотр, изменение, полные); *Способ назначения прав выбрать «Добавить если нет»;

23 *Изменять права только для действующих документов выбрать «Нет». 5. Нажать кнопку «Далее». Откроется окно информирования: Нажать кнопку «Далее». В результате начнется формирование прав на документы для пользователя указанного в параметре *Пользователь. После завершения формирования, на экране появится сообщение: Резервное копирование/восстановление системы Общие сведения о резервном копировании Обеспечение сохранности и безопасности данных осуществляется посредством автоматического создания резервных копий базы данных. Копии должны храниться на другом компьютере, который находится физически в другом месте (на случай пожаров, потопов, терактов, стихийных бедствий и др. чрезвычайных происшествий). Для уменьшения занимаемого места резервные копии базы данных можно сжимать обычными архиваторами, например, WinZip или WinRar. Плановое обслуживание базы данных системы DIRECTUM по расписанию осуществляется с использованием заданий SQL-сервера. Периодичность и порядок выполнения резервного копирования, а также непосредственное выполнение резервного копирования осуществляет администратор системы. Типы резервного копирования Существуют полное резервное копирование БД, разностное резервное копирование БД и резервное копирование журнала транзакций.

24 При полном резервном копировании в архиве сохраняются все элементы БД. При разностном копировании архивируются только элементы БД, изменившиеся с момента создания последней полной копии БД. Следует заметить, что последующие разностные копии также содержат все изменения относительно последней полной копии т.е. разностные копии не дополняют, а поглощают друг друга. Разностное резервное копирование рекомендуется для ускорения процесса архивирования и восстановления часто изменяемых БД; однако оно имеет смысл только при регулярном создании полной резервной копии БД. Вид операций, протоколируемых в журнале транзакций, признак очищения журнала транзакций зависит от установленной модели восстановления. В зависимости от этого при резервном копировании журнала транзакций сохраняются все или некоторые операции, осуществленные с БД. Модели восстановления БД В SQL Server для БД существует три модели восстановления: Full model, Bulk-Logged model, Simple model. Модель восстановления Full model позволяет восстановить БД до состояния, в котором она была на момент сбоя или на любой указанный момент времени. В этом режиме все операции записывается в журнал транзакций. Журнал транзакций автоматически не очищается. Этот режим обеспечивает максимальные возможности восстановления. В этом режиме необходимо регулярно очищать журнал транзакций путем его резервного копирования командой backup log. Поэтому при определении необходимого размера файлов журнала транзакций нужно учитывать и частоту резервного копирования. Восстановление базы до состояния на момент сбоя предполагает восстановление последней полной копии базы данных, восстановление последней разностной резервной копии и восстановление необходимого количества резервных копий журнала транзакций, созданных после создания последней разностной резервной копии, в той последовательности, в которой они были созданы. Модель восстановления Bulk-Logged model позволяет восстановить БД до состояния, в котором она была на момент сбоя или на любой указанный момент времени, если после последнего полного резервного копирования в базе данных не выполнялись следующие команды: - массовой вставки (команды BULK INSERT, SELECT INTO и т.д.); - вставка/изменение больших двоичных данных (text, image); - операции по созданию, перестроению и удалению индексов. В данном случае также необходимо регулярно и достаточно часто выполнять резервное копирование журнала транзакций, при этом он будет регулярно очищаться. Иначе, если выше перечисленные команды выполнялись, то данная модель позволяет восстановить БД только до момента, на который была сделана последняя резервная копия, т.к. такие операции не заносятся в журнал транзакций. Модель восстановления Simple model позволяет восстановить БД только до момента, на который была сделана последняя полная или разностная резервная копия. Также как в модели Bulk-Logged операции массовой вставки не заносятся в журнал транзакций, кроме того, в этом режиме журнал транзакций автоматически очищается, что позволяет не беспокоиться о потенциальной нехватке места в журнале транзакций. Также необходимо отметить, что режим «Simple» подразумевает более простое восстановление базы в случае сбоя восстанавливается последняя полная копия базы данных и последняя разностная резервная копия. Этот режим устанавливается по умолчанию у базы данных, при установке DIRECTUM. 23


СЭД «DIRECTUM» Инструкция пользователя по работе с ПРИКАЗАМИ по основной деятельности (подробная) 1 1. Общие положения 1.1. Инструкция пользователя по работе с приказами по основной деятельности разработана

Вход в систему. Краткая инструкция пользователя «DIRECTUM» РАНХиГС Работа в системе DIRECTUM начинается со входа в систему. После входа открывается проводник системы. Проводник системы является основным

КОГБУ «Центр стратегического развития информационных ресурсов и систем управления» ИНСТРУКЦИЯ по исполнению запроса на оказание государственных (муниципальных) услуг в СЭД DIRECTUM короткий маршрут 2015

Инструкция по работе исполнителя в АСЭД ДИРЕКТУМ Введение... 2 1. Исполнение поручений... 2 1.1. Ознакомление с поручением... 2 1.2. Исполнение поручения.... 3 1.3. Исполнение поручения ответственным исполнителем....

Инструкция по работе с исходящей корреспонденцией в АСЭД ДИРЕКТУМ Введение... 2 1. Создание исходящих писем... 2 1.1. Создание исходящего письма... 2 1.2. Создание исходящего письма из файла... 6 1.3.

Инструкция по работе с входящей корреспонденцией в АСЭД ДИРЕКТУМ Введение... 2 1. Регистрация входящей корреспонденции... 2 1.1. Создание новой РКК... 2 1.2. Печать штрих-кода и сканирование документов...

2011 Компания DIRECTUM Инструкция работы при регистрации внутреннего документа (140627 v1) Назначение Данная инструкция описывает порядок работы с внутренними документами (регистрация, рассмотрение, отправка

Работа с шаблонами типовых документов Руководство пользователя Cognitive Technologies Москва, 2015 2 АННОТАЦИЯ В настоящем документе приводятся сведения об использовании в программном комплексе «Е1 Евфрат»

Система DIRECTUM. Регистрация документа Система DIRECTUM построена на платформах Microsoft SQL Server и IS-Builder, хорошо себя зарекомендовавших в работе систем разного масштаба как в небольших организациях,

Тема вопросов: Модуль Канцелярия DIRECTUM Раздел темы вопросов: Канцелярия По какому принципу ограничивается список подразделений, которые можно выбрать при регистрации документа с помощью РКК? При регистрации

Система электронного документооборота и управления взаимодействием Версия 4.9.1 Материалы семинара «Введение в систему DIRECTUM» 2013, Компания DIRECTUM 2 СОДЕРЖАНИЕ Содержание... 3 Начало работы с системой...

СИСТЕМА ЗАЩИЩЕННОГО ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА «E-IJRO» РУКОВОДСТВО ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ АВТОМАТИЗИРОВАННОЕ РАБОЧЕЕ МЕСТО ИСПОЛНИТЕЛЯ Аннотация Настоящий документ представляет собой руководство пользователя

ТЕХНИЧЕСКАЯ ИНСТРУКЦИЯ ПО ПОРЯДКУ, СОГЛАСОВАНИЯ ПАКЕТА ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ ОФОРМЛЕНИЯ ГОСУДАРСТВЕННЫХ ЗАКУПОК ТЮМЕНСКОЙ ОБЛАСТИ В СЭД «ДИРЕКТУМ» Данная инструкция позволяет организовать процесс согласования

Инструкция работы при регистрации входящего документа Назначение Данная инструкция описывает порядок работы делопроизводителя с входящими документами (регистрация, рассмотрение, отправка на исполнение),

Руководство пользователя по дополнительным возможностям работы с корреспонденцией в системе документооборота Lotus Notes Аппарата Правительства Челябинской области и органов исполнительной власти Челябинской

Proto 3. Система управления документооборотом РУКОВОДСТВО ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ SOFTFIN САНКТ-ПЕТЕРБУРГ 2007 СОДЕРЖАНИЕ Введение...4 Вход в систему...5 Элементы главного окна...6 Работа со стандартными объектами...7

Naumen DMS Инструкция по работе с процессом «Обработка исходящей документации» Copyright 2002-2011, NAUMEN. Все права защищены. Никакая часть этого документа не может быть воспроизведена или обработана

Методическое пособие для работы в подсистеме «ДЕЛО-Web» Иркутск 2017 Оглавление 1. Начало работы. Основное окно интерфейса Дело-Web... 3 2. Работа исполнителя в кабинете, исполнение поручений... 12 3.

Для клиентов юридических лиц Краткое руководство Содержание Регистрация клиента юридического лица...................... 2 Текущая работа...................................... 2 Интерфейс АРМ Клиент.............................

Система «ДЕЛО» Инструкция по работе в системе электронного документооборота и делопроизводства «Дело-Web» для руководителей и исполнителей г. Махачкала, 2013 Оглавление 1. Запуск модуля системы «ДЕЛО»...

СЭД "DIRECTUM" для государственных органов Удмуртской Республики Инструкция по работе с письменными обращениями граждан Назначение Данная инструкция описывает порядок работы с письменными обращениями граждан

Подсистема автоматического импорта Руководство администратора Cognitive Technologies Москва, 2015 2 АННОТАЦИЯ В настоящем документе приводятся сведения о функциональных возможностях, назначении и условиях

Система электронного документооборота А р х и в а р и у с Руководство по установке Москва, 2008 2 АННОТАЦИЯ В настоящем документе приводится описание комплекта поставки программного продукта «ЕВФРАТ-Документооборот

СИСТЕМА ЗАЩИЩЕННОГО ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА «E-IJRO» РУКОВОДСТВО ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ АВТОМАТИЗИРОВАННОЕ РАБОЧЕЕ МЕСТО КАНЦЕЛЯРИИ Содержание 1. Общие положения 2. Ключи электронной цифровой подписи 3. Вход

Инструкция по тестированию системы электронного документооборота ЭСКАДО на демостенде. ОГЛАВЛЕНИЕ 1. Общие положения... 3 1.1 Назначение документа... 3 1.2 Используемые термины и сокращения.... 3 2. Главное

Система электронного документооборота Подсистема обмена документами Руководство пользователя Москва, 2008 ЕВФРАТ-Документооборот. Подсистема обмена документами 2 Содержание ВВЕДЕНИЕ... 3 i. Назначение

РАБОТА В СИСТЕМЕ «БАНК КЛИЕНТ ОНЛАЙН» для зарплатных клиентов Руководство пользователя Сентябрь, 2013 Содержание 1. Запуск программы 2. Работа в Системе 3. Создание, отправка, редактирование и импорт реестров

Департамент информационных технологий города Москвы Автоматизированная система сбора и обработки заявок на оказание услуг электросвязи для органов исполнительной власти города Москвы РУКОВОДСТВО ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ

Terrasoft 3.X Руководство по лицензированию 1 Содержание 1. Регистрация пользователей... 2 1.1. Добавление пользователя вручную... 4 1.2. Добавление пользователя из домена... 5 1.3. Импорт пользователей

Подсистема автоматической обработки документов Руководство администратора Cognitive Technologies Москва, 2015 2 АННОТАЦИЯ В настоящем документе приводятся сведения о функциональных возможностях, назначении

LOGO Система документационного обеспечения управления (СДОУ ГУ-ВШЭ) Документ: Служебная записка Система документационного обеспечения управления (СДОУ ГУ-ВШЭ) Документ: Служебная записка Содержание презентации

2015 ФГИС ДО. Инструкция должностного лица по обработке жалоб ФЕДЕРАЛЬНАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ СИСТЕМА ДОСУДЕБНОГО ОБЖАЛОВАНИЯ. ИНСТРУКЦИЯ ДОЛЖНОСТНОГО ЛИЦА ПО ОБРАБОТКЕ ЖАЛОБ 1 Оглавление 1 Аннотация... 3

Быстрый старт ViPNet ЭДО Отчет для Абонента, сдающего отчетность в режиме собственной бухгалтерии с использованием СКЗИ Крипто Про CSP Листов 18 ИнфоТеКС Интернет Траст 2014 г. 2 Оглавление I. Введение...

Система электронного документооборота План вебинара по программе «Администрирование делопроизводства и документооборота в комплексе «Е1 ЕВФРАТ» Москва, 201 4 АННОТАЦИЯ В настоящем документе приводится

Инструкция по работе с модулем «Диадок» для программы 1С Версия 2.17.0 от 05.04.13 г. Содержание 1. Описание модуля... 3 1.1. Открытие модуля... 3 1.2. Главное окно модуля... 5 1.3. Карточка электронного

Страница 1 из 53 ОГЛАВЛЕНИЕ Введение... 4 Глава 1 Вход в систему «Диалог»... 5 1.1 Вход... 5 1.2 Выход... 6 1.3 Ссылка на смену пароля... 6 Глава 2. Процессы пользователя... 8 2.1 Создание документов....

На платформе Alfresco ECM User Guide Оглавление Введение... 3 Термины и определения.... 3 1. Главная страница - дашлеты и персонализация... 3 2. Сайты и журналы... 4 2.1 Создание сайта, типы сайтов...

2015 ФГИС ДО. Инструкция делопроизводителя органа исполнительной власти ФЕДЕРАЛЬНАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ СИСТЕМА ДОСУДЕБНОГО ОБЖАЛОВАНИЯ. ИНСТРУКЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДИТЕЛЯ ОРГАНА ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ Оглавление

ПТО. Инструкция по работе с входящими и исходящими письмами в ЕМСЭД для подведомственных учреждений Тюменской области Используемые сокращения ЕМСЭД единая межведомственная система электронного документооборота;

ЗАО «Биржа «Санкт-Петербург» 199026, Россия, Санкт-Петербург, В.О. 26-ая линия, д. 15, корп. 2 Электронная площадка ЗАО «Биржа «Санкт-Петербург» http://tender.spbex.ru/ для закупок ГУП «Петербургский метрополитен»

Сервис Электронный архив Руководство пользователя sberbank.ru Оглавление Общие сведения о сервисе... 3 Вход в сервис... 5 Основные функции... 7 Добавление документов в архив... 8 Добавление документов

Новые функциональные возможности СЭД версии 3.6.1 Оптимизация отправки документа по маршруту В новой версии оптимизирован процесс отправки документа по маршруту. Существенно увеличилась скорость отправки

Работа с бизнес-процессом «Согласование с ЭП» в системе «ИМЦ: Управление ВУЗом» Самара, 2014 Оглавление Предисловие... 3 Создание процесса согласования с ЭП... 3 Интерактивное заполнение полей бизнес-процесса...

Бастион-2 АРМ УРВ Про Версия 1.6.7 Руководство администратора Бастион-2 АРМ УРВ Про. Руководство администратора 2 Оглавление Общая информация... 3 1.1 Назначение документа... 3 1.2 Назначение и основные

Система «ДЕЛО» ИНСТРУКЦИЯ для регистрирующих и контролирующих документы в системе электронного документооборота и делопроизводства «Дело» г. Махачкала, 2013 Оглавление 1. Запуск модуля системы «ДЕЛО»...

Инструкция по использованию программы «Штрих-М: Сервис обмена с ПЛЮС» ЗАО «Штрих-М» Москва 2018 Содержание ОСНОВНЫЕ СВЕДЕНИЯ... 3 НАЧАЛЬНЫЕ УСЛОВИЯ... 3 УСТАНОВКА ПРИЛОЖЕНИЯ «ШТРИХ-М: СЕРВИС ОБМЕНА С ПЛЮС»...

РУКОВОДСТВО АДМИНИСТРАТОРА. УПРАВЛЕНИЕ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯМИ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА И УПРАВЛЕНИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССАМИ «ЭТЛАС» (версия 5.0) 2014 год ОГЛАВЛЕНИЕ ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ О ПОДСИСТЕМЕ... 3 ОСНОВНЫЕ

Инструкция по работе с Клиент-Банком версии Internet. Содержание: Об интерфейсе сайта подсистемы «Интернет-Клиент»...2 Платежное поручение...5 Шаблоны документов...10 Создание шаблона в процессе создания

Автоматизированная система межотраслевого электронного документооборота РЕГИСТР РУКОВОДСТВО ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ (Действует с 2 апреля 2011 г.) Москва 2011 СОДЕРЖАНИЕ Руководство пользователя... i Описание работы

2 АННОТАЦИЯ Настоящий программный документ содержит инструкцию пользователя программного комплекса «Клиент-банк (WEB)» модуля «Клиент» (далее ПК) для работы с электронными документами. Инструкция включает:

Полтава 3.0 Руководство пользователя Инв. подл. Подпись и дата Взам. инв. Инв. дубл. Подпись и дата Аннотация Данный документ является руководством для пользователя программного обеспечения системы Полтава

Система «ДЕЛО» ИНСТРУКЦИЯ по работе с проектами исходящих документов и ответов Оглавление 1. Создание проекта инициативного документа... 3 1.1. Заполнение основных реквизитов карточки проекта документа...

Система электронного документооборота План обучения по программе «Администратор комплекса «Е1 ЕВФРАТ» Москва, 2014 АННОТАЦИЯ В настоящем документе приводится план обучения пользователей по программе «Администратор

Описание Программы ViPNet Деловая почта Программа ViPNet Деловая почта (или просто «Деловая почта») предназначена для организации электронного документооборота в защищенной сети ViPNet. С помощью «Деловой

ИНСТРУКЦИЯ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ «Автоматизированная система управления инженерной поддержкой ремонтов» Версия 2.0 г. Москва 2015 г. 6538#01-КК_3-ИА 1 Оглавление «Инструкция пользователя АСУ ИПР» Обозначения и

РУКОВОДСТВО по установке и настройке программы Клиент-Банк СГБ версия 1.1.226.11 Оглавление 1. Общие сведения о программе... 3 1.1 Назначение и функциональные возможности программы... 3 1.2 Обеспечение

Подсистема сбора данных Инструкция по вводу паспортов имущественного комплекса Москва 2015 год СОДЕРЖАНИЕ 1 Общие сведения... 4 1.1 Назначение подсистемы... 4 1.2 Последовательность действий пользователя

Инструкция по порядку работы с Системой электронного документооборота «Витус-Клиент» ВХОД В СИСТЕМУ... 2 ОБЩИЕ ЭЛЕМЕНТЫ ИНТЕРФЕЙСА... 2 СТАТУСЫ ДОКУМЕНТА... 2 ПЕЧАТЬ ДОКУМЕНТОВ... 3 СПИСКИ... 3 Перемещение

Инструкция по подготовке и проведению совещаний ОГЛАВЛЕНИЕ 1. Подготовка повестки совещания... 2 1.1. Заполнение карточки совещания... 2 1.2. Создание повестки совещания... 4 2. Согласование повестки совещания...

Прежде чем начать пользоваться программным продуктом, его необходимо сначала установить. Именно процессу установки системы DIRECTUM и будет посвящена данная статья.

В некоторых случаях требуется удалить приложение и установить его «с чистого листа», например, при установке более новой версии. Поскольку такие ситуации возникают нередко, вопрос удаления информации о продукте я не мог обойти стороной, ему будет посвящен соответствующий раздел.

Все рекомендации взяты из документации, входящей в поставку системы, и из базы знаний , ссылки на ее статьи буду приводить далее по тексту.

Итак, представим, что перед нами - дистрибутив системы. Если ранее опыта установки не было, то сразу может возникнуть много вопросов. В какой последовательности производить установку? С какими параметрами устанавливать? Потребуется ли дополнительно что-то настраивать в операционной системе?

Действительно, необходимо соблюдать последовательность действий при установке, часто требуется настроить определенным образом права на NTFS-каталоги, включить в необходимые группы пользователей и т.п. По этой причине, как бы это ни звучало банально, установку необходимо проводить в соответствии с инструкцией, в которой полностью описан порядок установки.

Итак, с чего же начать установку? Прежде всего, еще до начала собственно установки, необходимо убедиться, что компьютер соответствует предъявляемым требованиям к аппаратному и программному обеспечению. Может ли в принципе быть установлено приложение на данный компьютер? Следует обратить внимание, что обновление общесистемного ПО в ряде случаев влечет за собой необходимость обновить и прикладное ПО. В частности, очень много вопросов поступает по совместимости DIRECTUM с новыми продуктами Microsoft, например, с Windows 8. Со всеми требованиями можно ознакомиться в документе «Типовые требования к аппаратному и программному обеспечению», который всегда входит в комплект поставки системы.

Зачастую дистрибутивы хранятся на сетевом ресурсе, с него же и производится установка. Действительно, это очень удобно по многим причинам - надежность хранения, доступ с любого компьютера по сети и пр. Клиентскую часть, интеграцию с офисными приложениями, как правило, именно так и устанавливают - с сетевой "шары". При этом следует обратить внимание, что не любое приложение может быть установлено таким образом - может потребоваться установка с локального диска. В частности, этот нюанс касается установки серверной части. При попытке установки с сетевого ресурса может возникнуть такая ошибка: «Ошибка пакета Windows Installer. Невозможно запустить сценарий завершения установки…» ().

Установку некоторых приложений необходимо производить с правами локального администратора, в инструкции всегда есть соответствующее примечание. В ОС Windows Vista и выше необходимо явно указывать это с помощью пункта контекстного меню «Запуск от имени». В тех случаях, когда требуется производить действия в командной строке, командную строку также следует запускать от имени локального администратора.Если установку производить без прав локального администратора, то на выполнение некоторых действий может не хватить прав доступа. Так, необходимые библиотеки или COM-сервера окажутся незарегистрированными в операционной системе. Также, при установке некоторых модулей происходит создание журнала Windows, что требует наличие прав локального администратора.

Частные случаи

В предыдущем разделе мы рассмотрели общие рекомендации по установке. Сейчас предлагаю разобрать несколько частных случаев, которые нередко встречаются на практике.

Рассмотрение начнем с установки русскоязычного Microsoft SQL Server 2008 R2 RUNTIME. Дистрибутив Microsoft SQL Server поставляется в рамках RUNTIME-соглашения и для работы только с системой DIRECTUM. Работоспособность системы в этом случае гарантируется только при определенном наборе компонент. Что произойдет, если выбрать состав компонент не по инструкции, а, скажем, вообще все компоненты? В частности, русскоязычный дистрибутив SQL 2008 R2 RUNTIME не содержит компоненту Reporting Service, поэтому будет возникать ошибка установки ().

Рекомендую с большой осторожностью использовать спецсимволы в паролях пользователей SQL. Не призываю совсем отказаться от спецсимволов, но лучше их не использовать, если на то нет специальной необходимости. Почему нужно стараться этого избегать? Если в параметрах подключения к SQL-серверу указать пользователя, пароль которого содержит апостроф, то возникнет ошибка "There is a problem with this Windows Installer package…Format of the initialization strings does not conform to the OLE DB specification". Соответственно, для устранения ошибки необходимо поменять пароль ().

Удаление информации о продукте

Иногда удаление продукта происходит не полностью и запись о продукте остается в системе. Например, в случае с клиентской частью системы DIRECTUM это может стать причиной неверной установки более поздних версий системы DIRECTUM на данный компьютер. Также, были случаи, когда при установке приложения возникали сообщения о том, что приложение уже установлено.

Для корректного удаления информации о приложении, установленном с ошибками, написано немало программ. Мы рекомендуем в таких случаях воспользоваться утилитой MsiZap из пакета Windows Platform SDK. Утилита распространяется вместе с дистрибутивом DIRECTUM и находится в папке \Utils\MsiZap.

Для запуска утилиты и выполнения действий по удалению данных о приложении, установленном с ошибками необходимо выполнить следующую команду MsiZap.exe T {ProductCode} ().

Заключение

Поиск решения может не ограничиваться базой знаний на сайте поддержки DIRECTUM. Полезную информацию можно найти, например, на сайтах компании Microsoft. Часто статьи базы знаний ссылаются на ресурсы Microsoft (см. статьи № 4301 и № 4869).

Установка – очень обширная предметная область, мы охватили лишь малую часть. Если данная тема будет интересна посетителям сайта, возможно, в будущем будут написаны статьи, в которых разберем тонкости установки отдельно взятых модулей.

Напоследок остается всем пожелать быстрой установки и стабильной работы системы!

Коротко расскажем о возможностях DirectumRX, позволяющих легко начать работать в системе.

1. Видеоролики

Если вы новый сотрудник или к вам в компанию пришел новичок, то для знакомства с DirectumRX лучше всего использовать видеоролики и справку. Предложите ему выделить в первый день 40 минут на знакомство и дальше еще несколько дней по 15 минут на повторение и изучение разделов справки, с которыми будет работать сотрудник.

Опытному пользователю тоже полезно заглянуть в видео. Оно обновляется по возможностям новых версий и пополняется рекомендациями, например, «Приемы работы с заданиями» или «Задания замещаемого сотрудника».

2. Умная справка

Смело нажимайте F1 в любом месте системы (из списка или карточки и т.д.), и сразу откроется справка по нужной теме. Например, если вы находитесь в списке «Реестр договоров», то откроется раздел справки с его описанием и возможными действиями плюс полезные рекомендации по фильтрации.

3. Виджеты

Кликните на самый верхний уровень «Мой DIRECTUM» и вы увидите область виджетов, они кликабельны и наглядны - каждый сотрудник может настроить виджеты под себя. Совет: переходите с виджета «Мои задания» к списку заданий на сегодня.

4. Папки потоков

У пользователей преднастроены папки , в которые автоматически попадают входящие задания по определенным критериям, их удобно использовать при большом потоке заданий. У сотрудников чаще всего используются папки «На согласование», «На исполнение».

Если вам удобнее работать только с папкой «Входящие», снимите флажок «Скрывать» в области фильтраций. Все задания будут отображаться в одной папке «Входящие»

5. Недавние документы

Список предназначен для поиска документов, которые вы просматривали, изменяли или создавали в течение определенного периода времени. Например, с его помощью можно:

  • найти документ, который вы создали несколько дней назад, но не поместили ссылку на него ни в одну из папок;
  • получить перечень документов, просмотренных за сегодняшний день;
  • посмотреть все документы, с которыми вы работали вчера.

6. Drag"n"Drop

Если к вам пришел документ по электронной почте или вы хотите загрузить документ с рабочего стола компьютера, достаточно открыть нужную папку и перетащить файл из письма или папки с компьютера. Система автоматически откроет карточку, занесет «тело» документа и заполнит поле *Содержание , исходя из наименования документа, вам останется заполнить остальные поля.

7. Никаких дублей при создании входящих счетов

При заполнении полей *Номер счета, *Дата счета, *Сумма, *Валюта и *Контрагент в карточке нового счета происходит проверка на наличие дублей. Если дубли найдены, то появится предупреждение. Для просмотра дублей в карточке входящего счета на вкладке Поиск в группе Дубли нажмите на кнопку «Показать дубли» .

8. Списки - удобнейшая штука

Реестр договоров, входящие счета, документы к возврату - все это списки. Настраивайте и группируйте столбцы, фильтруйте информацию в них по нужным параметрам так, как вам удобно.

Так, отфильтровав список «Реестр договоров» по необходимым критериям, например, *Контрагент, *Состояние или *Категория , мы можем сформировать необходимый нам список договорных документов, а затем выгрузить его в Excel для печати или дальнейшей обработки.

9. Поиск

Не забывайте, что в системе доступен поиск по фрагменту текста для документов, задач, заданий, папок и объектов - используйте поле поиска над списком или закладку Поиск в ленте.

Как говорится «На ошибках учатся». Чтобы не блуждать в поисках ответа, загляните для начала в список часто задаваемых вопросов и ответов, они собраны в и легко находятся в справке по кнопке F1.

Лайфхаки для продвинутых пользователей ждите в следующей публикации. Делитесь своими любимыми советами для новичков в комментариях.

DIRECTUM

(для пользователей СЭД)

НАЧАЛО РАБОТЫ С СИСТЕМОЙ 2

ПРОВОДНИК СИСТЕМЫ 2

РАБОТА С ПАПКАМИ 2

Типы папок 2

Предопределенные папки 3

Создание папки 3

Права доступа к папке 4

Изменение свойств папки 4

Копирование папки 4

Удаление папки 4

Дополнительные операции с папками 5

Копирование ссылок 5

Вставка ссылок 5

Удаление ссылок 5

РАБОТА С ДОКУМЕНТАМИ 6

Создание документа из шаблона 6

Структура карточки документа 7

Строка состояния 8

Создание документа из файла 8

ИЗМЕНЕНИЕ КАРТОЧКИ ДОКУМЕНТА И ПРАВ ДОСТУПА КДОКУМЕНТУ 8

РАБОТА С ВЕРСИЯМИ ДОКУМЕНТА 9

Создание новой версии 9

Состояние документа 9

Изменение текста документа 9

Оповещение об освобождении документа 10

Открытие документа для просмотра 10

Копирование документа 10

Удаление документа 10

Экспорт документа 10

Импорт документа 10

Импорт документа из файла 11

Импорт документа из другого документа 11

ПОИСК ОБЪЕКТОВ ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ 11

ПОИСК ДОКУМЕНТОВ 11

Общий поиск 11

Свободные поиски документов 12

Поиск по текстовым полям карточки. 12

Поиск по полям карточки, содержащим даты 13

Поиск по полям карточки, связанным со справочником 13

Поиск по тексту документа (полнотекстовый поиск) 13

Быстрый поиск 14

Действия в окне результатов поиска 14

ПАПКИ ПОИСКА 14

ПОИСК ПАПОК 14

Контекстно-зависимый поиск 14

Свободный поиск 15

НАСТРОЙКА ВИДА ПРОВОДНИКА СИСТЕМЫ 15

Настройка видимости и порядка полей списка 15

Сортировка 15

Группировка 15

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ДЕЙСТВИЯ СДОКУМЕНТАМИ 15

Блокирование документа 15

Разблокирование документа 16

ИСТОРИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТОМ 16

РАБОТА С ЗАДАЧАМИ И ЗАДАНИЯМИ 16

СОЗДАНИЕ ЗАДАЧИ 16

Создание новой задачи в проводнике системы 16

ЗАПОЛНЕНИЕ КАРТОЧКИ ЗАДАЧИ 16

Ручное заполнение карточки задачи 17

СТАРТ/СОХРАНЕНИЕ ЗАДАЧИ 18

ТИПЫ ЗАДАНИЙ В DIRECTUM 18

РАБОТА С ЗАДАНИЕМ 18

Добавление текста в задание 18

Добавление вложения в задание 19

Создание подзадачи 19

Выполнение задания 19

РАБОТА С ЗАДАНИЕМ-КОНТРОЛЬ 19

Общие сведения 19

Прием задачи 19

Возврат на доработку 20

Создание подзадачи 20

КОНТРОЛЬ ВЫПОЛНЕНИЯ ЗАДАЧИ 20

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ДЕЙСТВИЯ С ЗАДАЧАМИ ИЗАДАНИЯМИ 20

ПРЕДПРОСМОТР ВЛОЖЕНИЯ 20

УДАЛЕНИЕ ЗАДАЧИ 21

ПРЕКРАЩЕНИЕ ЗАДАЧИ 21

ВОЗОБНОВЛЕНИЕ ЗАДАЧИ 22

РЕСТАРТ ЗАДАЧИ 22

ИСТОРИЯ РАБОТЫ С ЗАДАЧЕЙ/ЗАДАНИЕМ 22

ПОИСК ЗАДАЧ И ЗАДАНИЙ 22

Контекстно-зависимые поиски 23

РАБОТА СО СПРАВОЧНИКАМИ 23

НАСТРОЙКА ВИДА СПРАВОЧНИКА В РЕЖИМЕ СПИСКА 23

Настройка фильтров по значениям полей 24

Быстрая фильтрация 24

Поиск по списку 24

Быстрый поиск 24

Произвольный поиск 25

КОРРЕКТИРОВКА ДАННЫХ СПРАВОЧНИКА В РЕЖИМЕ СПИСКА 25

Добавление записи 25

Копирование записи 25

Изменение записи 25

Удаление записи 25

Просмотр истории работы с записью 26

Экспорт вMicrosoft Excel 26

РАБОТА С ЗАПУСКОМ ОБЪЕКТОВ 26

ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ 26

РАБОТА С МАСТЕРАМИ ДЕЙСТВИЙ 26

Запуск мастера действий 27


НАЧАЛО РАБОТЫ С СИСТЕМОЙ
Вход в систему. Вход в систему производится с помощью Службы паролей. Служба паролей запускается при каждом входе в DIRECTUM. При первом входе в систему запрашивается сервер и база данных, в которой будет осуществляться работа, также запрашивается имя пользователя и пароль для входа. При последующих запусках системы Служба паролей будет запрашивать только имя пользователя и пароль для входа в систему, поля с сервером и базой данных будут доступны только для просмотра. В этом же окне отображается наименование системы, с которой работает пользователь.

ПРОВОДНИК СИСТЕМЫ
Проводник системы позволяет работать в одном окне со всеми объектами системы: папками, документами, задачами, заданиями и компонентами. Структура и состав доступных объектов определяется правами доступа индивидуально для каждого пользователя. На рисунке представлен внешний вид проводника системы .

В системе DIRECTUM существует встроенная справка. Справку можно вызвать как изпроводника системы, так и из любого другого окна системы DIRECTUM . Чтобы открытьсправку, нажмите.


РАБОТА С ПАПКАМИ

Типы папок

В системе DIRECTUM существуют следующие типы папок, исходя из объектов, которые они содержат:универсальные папки; папки, содержащие документы;папки, содержащие задачи;папки, содержащие задания;папки, содержащие компоненты; папки поиска.

Универсальные папки могут содержать в себе практически все элементы системы. Другие виды папок могут содержать в себе только один тип элементов: или документы, или задачи, или задания, или компоненты. Также в любую папку любого типа можно поместить папку другого типа. Например, в папку для документов можно поместить папку для задач.


Предопределенные папки
В системе DIRECTUM есть пять предопределенных папок, которые не могут быть удалены.Эти папки образуют первый уровень дерева всех папок системы DIRECTUM. Описаниепредопределенных папок сведено в таблицу.

Папка

Объекты

Особенности использования

Входящие

Задания

В папку автоматически вставляются ссылки на задания,адресованные пользователю

Исходящие

Задачи

В папку автоматически вставляются ссылки на задачи, которыесоздает пользователь

Избранное

Документы,папки, задания,задачи, вариантызапускакомпонент,записисправочника

Пользователь вставляет в папку ссылки на документы, папки, задания, задачи, варианты запуска компонент, записи справочника по своему усмотрению

Общая папка

Документы

В папке хранятся ссылки на папки и документы, нужные большинству пользователей системы. Пользователь видит документы и папки, на которые у него есть права доступа .

Компоненты

Справочники,отчеты, сценарии

В папке хранятся ссылки на все. Пользователь видит компоненты, на которые у него есть права доступа.

Папки «Входящие», «Исходящие» и «Избранное» являются личными папками пользователя. У каждого пользователя эти папки свои, и пользователь может изменять их содержимое посвоему усмотрению. Папки «Общая папка» и «Компоненты» являются общими для всехпользователей системы. Содержимое этих папок, как правило, изменяют один или несколькоответственных пользователей.


Создание папки
Помимо предопределенных папок системы, каждый пользователь может создавать папки, как для личного пользования, так и доступные другим пользователям.

Чтобы создать папку, нужно воспользоваться одним из способов:

Выбрать пункт главного меню Файл/Создатъ/Создатъ папку ,

Выбрать пункт контекстного менюСоздать папку ,

На панели инструментов для кнопки вызвать встроенное меню и выбрать пунктСоздать папку .

Во всех случаях откроется карточка создаваемой папки с возможностью выбора типа папки: Любых объектов/Документов/Задач/Заданий/Компонент . Можно оставить универсальный тип папки, предложенный по умолчанию, или выбрать иной тип папки.


Права доступа к папке
Права доступа пользователя к папке назначаются и изменяются двумя способами:

В карточке папки;

В окне настройки прав доступа.

Для того чтобы изменить права доступа к папке, нужно открыть карточку папки и нажать кнопку Права доступа .

Для того чтобы изменить права доступа в окне настройки прав доступа, нужно открыть это окно одним из способов :

Главное меню Файл/Настроить права доступа ,

Контекстное менюНастроить права доступа .

При изменении прав доступа в окне настройки можно изменять права сразу к нескольким выделенным папкам.

Для папок имеются следующие типы прав доступа:

«Просмотр» - можно только просматривать содержимое папки и ее карточки;

«Изменение» - можно изменять содержимое папки и ее карточки, но нельзя изменять права доступа и удалять папку;

«Полный» - можно производить любые действия с папкой, включая изменение прав доступа и удаление.

При наличии одинаковых прав на папку у пользователей, каждый пользователь может видеть в папке разное количество ссылок. Состав ссылок, которые пользователь видит в папке, зависит от прав пользователя на объекты, ссылки на которые размещены в папке. Если у пользователя нет прав на объект, то ссылку на него он не увидит, вне зависимости от прав на папку.

Изменение свойств папки


Изменить название, тип папки, примечание и права доступа к папке можно в карточке папки. Для того чтобы открыть карточку, нужно воспользоваться одним из способов:

Главное меню Файл/Открыть/Открыть карточку ,

Контекстное менюОткрыть карточку ,

Клавиша.

При изменении прав доступа к папке существует возможность их применения ко всем вложенным в папку объектам . Для того чтобы применить права папки к вложенным объектам, нужно выбрать соответствующий пункт в сообщении «Применить права папки «Название папки» к ее содержимому?», открывающемся после сохранения папки.


Копирование папки
Функция копирования папки предполагает создание новой папки на основе существующей:

Главное меню Файл/Копировать папку/документ ,

Контекстное менюКопировать папку .

Удаление папки


В отличие от удаления ссылки на папку, операция удаления папки предполагает ее физическое удаление из системы, включая автоматическое удаление всех ссылок на нее. При удалении папки удаляются все содержащиеся в ней ссылки, сами объекты при этом не удаляются. Удаление папок недоступно для пользователей, если администратором системы установлен глобальный запрет на удаление пользователями документов и папок.

Для того чтобы удалить папку, воспользуйтесь одним из способов:

Главное меню Файл/Удалить папку/документ ;

Контекстное менюУдалить папку ;

Кнопка на панели инструментов;

Клавиша.


Дополнительные операции с папками
При работе с папками фиксируется история. В истории работы с папкой отображаются такие события, как создание и изменение карточки папки.

Для того чтобы посмотреть историю работы с папкой, воспользуйтесь одним из способов:

Главное меню Файл/История ;

Контекстное меню История .


2024 © gtavrl.ru.