С бумажной волокитой, присущей большинству государственных (и не только) учреждений нашей необъятной родины, в той или иной степени приходится сталкиваться каждому россиянину, привыкшему к бюрократическим формальностям и бесконечным разговорам о скором переводе системы госуслуг на электронные рельсы. Далеко за примерами ходить нет необходимости — достаточно поворошить в памяти листву былого и вспомнить, к примеру, последнее посещение «Сбербанка» или налоговой инспекции, известных своей привязанностью ко всевозможным квитанциям и платежным документам установленного образца, на заполнение которых порой уходит уйма драгоценного времени. Одни сознательные граждане ищут спасения в системах электронного документооборота и интернет-банкинга, другие пытаются разобраться в многострадальном портале gosuslugi.ru. Мы же в данной заметке предлагаем иной способ борьбы с набившей оскомину канцелярщиной, который предполагает использование универсальных программных решений, позволяющих решать бумажные дела в два счета.

Начнем обзор с онлайновых инструментов, функционирующих в окне любого браузера. Первым в списке таковых фигурирует сервис Formz.ru , позволяющий заполнять и распечатывать счета на оплату и счета-фактуры, товарные накладные, платежные поручения, доверенности, путевые листы, различные приказы и договоры, а также часто используемые бланки: официальные письма организации, квитанции «Сбербанка», договор купли-продажи авто и прочие документы. Заполненные формы создаются динамически в формате PDF: их можно сохранить на диск компьютера, отправить по электронной почте и факсу либо просто распечатать на принтере.

Для удобства пользователей на сайте Formz.ru предусмотрен механизм регистрации и создания учетной записи, предоставляющей возможность сохранять заполненные формы в личном архиве, вести журнал документов и оперировать дополнительным функционалом системы, расширить который можно путем приобретения соответствующего пакета услуг. Работа с сервисом на коммерческой основе предполагает отсутствие рекламы и каких-либо ограничений на количество распечатываемых документов. Оформив подписку, пользователи могут работать в защищенном режиме обмена данными SSL, вести справочник контрагентов, использовать в формах факсимильные изображения печати и подписей, вводить документы «на основании», а также получать консультации специалистов по работе с сайтом по телефону или ICQ.

В общем и целом размещенный на сервере Formz.ru инструментарий заслуживает наивысшей оценки, и единственное, что способно оттолкнуть аудиторию от полезного ресурса, — это опубликованный на сайте договор об обслуживании, в тексте которого открыто сказано, что разработчик не несет никакой ответственности за несанкционированный доступ третьих лиц к хранящейся в базе данных информации и возможные недоработки в системе безопасности сервиса. Риск, конечно, — дело благородное, однако когда речь идет о возможном раскрытии конфиденциальных сведений, становится немного не по себе при мысли, что создатели Formz.ru не ставят вопрос защиты пользовательских данных во главу угла.

Совсем иной позиции придерживается команда разработчиков портала EasyBlank.ru , первейшим принципом которой является безопасность обрабатываемых сайтом данных. Проект полностью бесплатен и не требует от пользователя обязательного прохождения нудной процедуры регистрации — достаточно выбрать из списка подходящую форму, заполнить необходимые поля и, щелкнув по клавише «Распечатать», получить готовый для отправки на принтер файл формата PDF. Для обеспечения правильности заполнения форм, в системе предусмотрены соответствующие образцы документов и всплывающие подсказки. Посредством EasyBlank.ru не составит труда подготовить авансовый отчет, заявление о выдаче загранпаспорта, командировочное удостоверение, почтовый перевод и прочие-прочие квитанции. Берите на заметку.

Наконец, еще один интернет-ресурс, на котором мы хотели акцентировать внимание, называется «Налоговод.ru» . Отличительной его особенностью является система заполнения декларации по налогам на доходы физических лиц за требуемый год. Посредством размещенных на сайте интерактивных форм можно правильно задекларировать доходы, полученные от продажи машины, квартиры и другого имущества, отчитаться перед ФНС России о предпринимательской деятельности и прочих финансовых операциях. После занесения данных «Налоговод.ru» производит их обработку и в файле формата электронных таблиц Microsoft Excel формирует налоговую декларацию, которую можно сохранить на компьютере и распечатать. Демонстрационная версия файла с частично заполненной декларацией предоставляется бесплатно по окончании заполнения предложенных на страницах сайта форм. Для получения готового файла с заполненной декларацией необходимо произвести оплату посредством SMS либо платежных терминалов QIWI. Таковы условия предоставления сервисом услуг.

Тому, кто по каким-либо причинам не желает иметь дело с веб-приложениями и привык по старинке работать с обычными программными решениями, посильную помощь в деле заполнения и печати квитанций и документов окажет разработанная компанией «Два Пилота» программа Form Pilot . Представленная в редакциях для Windows и Mac OS X, она позволяет работать как с готовыми электронными бланками форматов PDF, DOC, XLS, TXT и др., так и с любыми имеющимися на руках бумажными квитанциями путем предварительного их сканирования и распознавания структуры. Помимо редактирования документов приложение обеспечивает проверку орфографии вводимых пользователем текстов, допускает работу с многостраничными бланками и умеет сохранять записи в собственной базе данных. Form Pilot является коммерческим продуктом и доступен покупателям в трех модификациях − Home, Pro и Office, разнящихся функциональной начинкой и, соответственно, стоимостью.

Одно дело — создать на основе образцов печатных форм документы, и совсем другое — подготовить их к пересылке средствами обычной (не электронной!) почты конкретному адресату. Обычно в таких случаях встает проблема правильного заполнения конвертов, коих, если речь идет о какой-нибудь организации внушительных размеров, может быть несколько сотен, если не тысяч. Справиться с непростой задачей поможет разработанный компанией «Русские информационные технологии» инструментарий с говорящим названием «Печать конвертов!» , который обеспечивает автоматическую печать конвертов (поля «Куда», «Откуда» и «Индекс»), реестров, уведомлений, включая ведение баз данных всех контрагентов и проведенных рассылок. Принцип прост: вставляете пустой конверт в принтер — на выходе получаете заполненный. В числе особенностей программы фигурируют печать логотипа на конвертах, импорт данных контрагентов из Excel-файлов и пакета «1С:Предприятие», поддержка всех утвержденных в РФ и Украине форматов конвертов, а также различных шаблонов, в том числе праздничного оформления. Приложение доступно на сайте разработчика в трех редакциях, одна из которых распространяется на безвозмездной основе.

Кого влечет бумаготворчество в полном понимании этого слова, тому мы можем порекомендовать массу других заслуживающих внимания ресурсов. Один из них — сайт Paperkraft.net с подборкой выкроек и инструкций по изготовлению различных поделок из бумаги. Особого интереса заслуживает портал office.microsoft.com , на страницах которого также представлено немало пригодных для редактирования в Microsoft Office и последующей распечатки шаблонов рекламных листовок, календарей, визитных карточек и форм деловых документов. Листы для нотных записей, миллиметровку и прочие разлинованные определенным образом бланки, часто используемые студентами вузов, можно найти на сайте PDF Pad . Также учащимся может пригодиться бесплатная программа ProPoster , предназначенная для распечатки плакатов стандартного (А0, А1, А2, А3) или заданного пользователем формата на листах меньшего размера. Наконец, знатокам картографии придется по душе основанный на свободном ПО веб-сервис MapOSMatic , позволяющий генерировать карты городов используя данные OpenStreetMap. Созданная карта мегаполиса включает две страницы: саму карту, разделенную на квадраты, позволяющие находить улицы, и указатель улиц со ссылками на квадраты карты. Сгенерированные карты доступны в форматах PNG, PDF и SVG и подготовлены для печати.

В программе "Регистрация документов организации" есть возможность печати произвольных документов на базе полей карточки входящего документа, которые формируются в Microsoft Word, либо, при соответствующей настройке , в OpenOffice Writer.

Для создания шаблона произвольного документа можно либо создать новый документ в MS Word (OO Writer), либо открыть на редактирование шаблон любого существующего документа, например карточки входящего.

В Microsoft Word нужно будет включить вкладку "Разработчик".

Для этого выберите пункт контекстного меню "Настройка панели быстрого доступа" (нажать правой кнопкой мыши на кружок в левой верхней части окна Word).

Увеличить изображение

Откроется окно "Параметры Word".

В разделе "Основные" поставьте галочку "Показывать вкладку Разработчик на ленте", затем нажмите ОК.

В MS Word 2010 (и старше) включение вкладки "Разработчик" происходит в разделе "Настройка ленты" (меню Файл-Параметры-Настройка ленты).

Увеличить изображение

Увеличить изображение

На ленте появится вкладка "Разработчик".

Нужные нам кнопки расположены в блоке "Формы предыдущих версий".

При работе в Microsoft Word более ранних версий надо активизировать в MS Word специальный ToolBar с именем "Формы" (Пункт главного меню "Вид" - "Панели инструментов" - "Формы").

Увеличить изображение

В качестве вставляемых объектов в документ Word используются "Поля формы".

Нажмите на панели инструментов "Формы" иконку с буквой "a" для включения затенения полей формы. Вставляем курсор на нужное место в шаблоне и нажимаем на панели инструментов "Формы" самую левую иконку с буквами "ab". В текущее место шаблона будет вставлен специальный объект "Поле формы".

Дважды щелкните левой клавишей мыши по "Полю формы" и откроется дополнительное окно свойств этого объекта. Сейчас нас интересует его свойство "Закладка". Это и будет то самое, символьное обозначение объекта, по которому к нему можно будет обратиться из программы.

Это обозначение (закладка) может быть любое. Единственное ограничение - оно должно быть уникально в пределах всего шаблона. Впрочем, за этим проследит сам Word.

Соответствие значений закладок полям программы Регистрация документов организации:

Входящая корреспонденция

ТекстовоеПоле1 - № входящего
ТекстовоеПоле2 - Дата входящего
ТекстовоеПоле3 - Дата входящего в формате ЧЧ месяц ГГГ
ТекстовоеПоле4 - Носитель
ТекстовоеПоле5 - Тип документа
ТекстовоеПоле6 - Отправитель
ТекстовоеПоле7 - № исходящего
ТекстовоеПоле8 - Дата исходящего
ТекстовоеПоле9 - Получатель
ТекстовоеПоле10 - Наименование документа
ТекстовоеПоле11 - Краткое содержание документа
ТекстовоеПоле12 - Исполнитель
ТекстовоеПоле13 - Дата наложения резолюции
ТекстовоеПоле14 - Резолюция
ТекстовоеПоле15 - Наш исходящий номер
ТекстовоеПоле16 - Дата нашего исходящего
ТекстовоеПоле17 - Дата исполнения
ТекстовоеПоле25 - Дата контроля
ТекстовоеПоле18 - Контроль
ТекстовоеПоле19 - Отметка об исполнении
ТекстовоеПоле20 - Местонахождение (№ дела)
ТекстовоеПоле21 - Количество экземпляров
ТекстовоеПоле22 - Количество листов
ТекстовоеПоле23 - Номера страниц
ТекстовоеПоле24 - Дата получения документа исполнителем

Исходящая корреспонденция

ТекстовоеПоле31 - № исходящего
ТекстовоеПоле32 - Дата исходящего
ТекстовоеПоле33 - Дата исходящего в формате ЧЧ месяц ГГГ
ТекстовоеПоле34 - Номер входящего
ТекстовоеПоле35 - Дата входящего
ТекстовоеПоле36 - Носитель
ТекстовоеПоле37 - Тип документа
ТекстовоеПоле38 - Получатель
ТекстовоеПоле39 - Отправитель
ТекстовоеПоле40 - Исполнитель
ТекстовоеПоле41 - Тема исходящего
ТекстовоеПоле42 - Местонахождение (№ дела)
ТекстовоеПоле43 - Дата контроля
ТекстовоеПоле44 - Контроль
ТекстовоеПоле45 - Количество экземпляров
ТекстовоеПоле46 - Количество листов
ТекстовоеПоле47 - Номера страниц
ТекстовоеПоле48 - Дата исполнения
ТекстовоеПоле49 - Наименование документа
ТекстовоеПоле50 - Номер входящего получателя
ТекстовоеПоле51 - Дата получения

Внутренние документы

ТекстовоеПоле61 - № документа
ТекстовоеПоле62 - Дата документа
ТекстовоеПоле63 - Дата документа в формате ЧЧ месяц ГГГ
ТекстовоеПоле64 - Дополнительный номер
ТекстовоеПоле65 - Тип документа
ТекстовоеПоле66 - Распространяется на
ТекстовоеПоле67 - Инициатор
ТекстовоеПоле68 - Исполнитель
ТекстовоеПоле69 - Название
ТекстовоеПоле70 - Содержание
ТекстовоеПоле71 - Местонахождение
ТекстовоеПоле72 - Дата контроля
ТекстовоеПоле73 - Контроль
ТекстовоеПоле74 - Количество экземпляров
ТекстовоеПоле75 - Количество листов
ТекстовоеПоле76 - Номера страниц
ТекстовоеПоле77 - Дата получения документа исполнителем
ТекстовоеПоле78 - Дата исполнения
ТекстовоеПоле79 - Получатель

ТекстовоеПоле100 - Наименование организации

При работе в OO Writer

Сначала создаем шаблон договора. Пишем стадартный текст, в местах где надо будет вставлять свою информацию вставляем поля ввода. Делается это следующим образом:

1) в меню "Вставка"->"Поля"->"Дополнительно..."; (в англоязычном Insert-Fields-Other)
2) в открывшемся окне выбираем закладку "Функции" (Functions);
3) на закладке выбираем из списка тип поля "Поле ввода" (Input Field);
4) пишем в поле "Подсказка" уникальное название этого поля (В английском варианте кнопка Insert, заполняем текстовое поле).

Сохраняем документ с расширением doc. Шаблон готов.

Для OpenOffice Writer можно использовать шаблоны MS Word с расширением DOT

Увеличить изображение

Отредактируйте карточку, как это принято в Вашем делопроизводстве, после чего сохраните измененный шаблон в любое место на диске (например в папку "Мои документы") как шаблон.

Для этого выберите в MS Word (OO Writer) пункт меню Файл-Сохранить как, тип файла установите "Шаблон Word" (для OpenOffice Writer тип файла DOC).

Увеличить изображение

Затем закройте Microsoft Word (OpenOffice Writer).

Увеличить изображение

Для внесения в программу созданного шаблона к входящему документу в карточке входящего документа нажмите на кнопку "Печать шаблона".

Откроется раздел "Печать шаблона документа", в котором можно добавить/удалить/распечатать шаблоны произвольных документов к входящему.

Сбор данных не обязательно должен дорого стоить. На самом деле, он не должен стоить ни копейки. Существует множество отличных бесплатных инструментов, способных выполнять те же функции, что и дорогие конструкторы форм и опросов.

Вот несколько лучших бесплатных приложений для сбора данных в виде формы или опроса.

6 лучших бесплатных приложений для создания форм.

Конструкторы форм – одни из самых гибких приложений. Их можно использовать для сбора данных в таблицы, оплаты покупок в вашем интернет-магазине или для планирования стартапа. При помощи таких конструкторов легко создать контактную форму для сайта. Они похожи на цифровое лего: добавьте необходимые элементы, настройте и ваше творение готово.

1. Google Forms: для интеграции с Google таблицами.

Если вы уже используете Google Docs, Google Sheets и Gmail, то нельзя забывать и о Google Forms – отличной опции для создания бесплатных форм. Это приложение встраивается в Google Apps, его очень легко использовать, к тому же оно автоматически синхронизируется с Google Sheets. Этих функций вполне достаточно для создания простой формы.

В Google Forms доступно более 10 типов форм с удобным текстовым вводом данных. Создайте любое количество форм, добавьте столько вариантов ответа, сколько может вместить электронная таблица, – лимитов не существует. Также вы можете использовать скрипты Google Forms, чтобы добавить уведомления, проверку достоверности, логику действий и многое другое.

В приложении нет возможности загружать файлы или принимать оплату. Темы форм достаточно простые, не составит никакого труда определить, что это продукт Google. Однако в нем есть все основные функции, причем это совершенно бесплатно.

2. Typeform: для форм с современным дизайном.

Бесплатно предоставляется неограниченное количество форм и ответов. Доступ к таким дополнительным функциям, как поля для совершения оплаты, можно получить, обновив приложение.

3. Ninja Forms: для создания форм для WordPress.

Иногда приложения для создания форм перегружены ненужными опциями. Если вы не хотите загружать файлы или получать развернутые ответы, а вам просто нужны быстрые ответы от аудитории, то с этой функцией отлично справятся опросы.

Приложения по созданию форм и опросов очень похожи, но последние идеально подходят для того, чтобы задавать простые вопросы и получать на них простые ответы.

Модуль поиска не установлен.

Надежда Баловсяк

Те пользователи, кому часто приходится проводить в Интернете много времени, занимаясь, например, регистрацией продуктов, рассылкой материалов или онлайн-покупками, много времени тратят на заполнение различных веб-форм. Логины, пароли, имена, адреса, индекс и многое другое...

Бесконечное ожидание завершения регистрации после ввода практически одних и тех же данных. Упростить эту рутинную работу могут специальные программы, предназначенные для автоматического заполнения форм.

В Сети существует очень много программ этого класса, однако настоящих универсалов среди них - единицы, так как большинство из таких программ часто имеют слишком узкую специализацию.

Во время интернет-серфинга часто приходится заполнять различные формы на веб-страницах, указывая при этом одни и те же данные - фамилию, имя, адрес, дату рождения и многое другое. С помощью специальных программ можно сохранить эти данные в специальной базе, а при возникновении необходимости, подставлять их в формы на веб-страницах.

IE Scripter

Сайт разработчика: www.iescripter.com
Размер дистрибутива: 1,2 Мб
Статус: Shareware

В результате установки программа IE Scripter добавляет свою кнопку на панель инструментов браузера Internet Explorer. Встретив форму на веб-странице, вам нужно ввести данные, после чего нажать эту кнопку. В окне браузера отобразится дополнительная панель, с помощью которой и осуществляется управление работой программы. Вы можете сохранить введенные в форму данные. При этом программа позволяет вам отобрать, какие именно значения нужно сохранить, а какие - опустить.

Встретив форму на другом сайте, для того чтобы воспользоваться сохраненными данными, нажмите кнопку Load, и программа автоматически подставит все значения в нужные поля. Правда, надо заметить, что не всегда программа работает корректно, особенно для выпадающих полей. Кроме того, не предусмотрено использование различных данных для одной страницы, открытой в Internet Explorer, например, нельзя применить данные нескольких почтовых ящиков - программа не умеет запоминать несколько наборов значений.

Кроме этого способа заполнения, вы можете сохранить в базе данных IE Scripter стандартный набор значений, который программа будет использовать при заполнении встреченных на веб-страницах форм. Эти параметры следует задать в окне настроек программы. Следует заметить, что набор стандартных параметров недостаточный, и их не всегда хватает для заполнения форм. Эти параметры можно загрузить из набора, сохраненного в настройках Internet Explorer. Кроме того, в программе отсутствует возможность редактирования списка ключевых слов, по которым определяется тип поля в веб-форме.

Программа обладает гибкими настройками. Настройки можно сохранить в специальном файле. Среди дополнительных возможностей программы можно отметить инструмент генерации паролей и просмотр cookies.

iNetFormFiller

Сайт разработчика: www.inetformfiller.com
Размер дистрибутива: 2,8 Мб
Статус: Shareware

После установки и обязательной регистрации программы iNetFormFiller в системном трее будет размещен ее значок.

В основном окне программы размещены анкеты с очень детальной информацией о пользователе. Такое впечатление, что разработчики программы предусмотрели все возможные варианты полей для ввода, даже те, которые очень редко встречаются при заполнении веб-форм. Данные формы сохраняются в профайле, который можно настроить, произвольным образом выбирая поля, которые войдут в него, а также создавая группы полей. Кроме того, анкета может содержать поля абсолютно любых стандартов. При этом некоторые поля можно связывать между собой. В этом случае при вводе определенной информации в одно поле остальные, связанные с ним, могут быть заполнены автоматически указанными значениями. При создании профайла программа поддерживает удаление лишних полей. А уже готовые профайлы можно сохранить как шаблоны и использовать впоследствии при создании других профайлов.

В браузер Internet Explorer после установки программы встраивается дополнительная панель инструментов iNEtFormFiller.

Эта программа также умеет заполнять формы двумя способами - подставляя в поля на веб-странице сохраненные данные, либо сохраняя данные, которые были введены в формы на веб-странице. Для заполнения формы достаточно нажать кнопку Заполнить, и все данные будут сохранены в форме.

Все страницы, заполненные программой, сохраняются в специальном разделе - списке форм-карт. Если выделить форм-карту в списке, рядом в окне программы будут показаны поля этой страницы, которые можно редактировать в оффлайновом режиме, просто вводя туда нужные значения. По сути, форм-карта представляет собой ту же веб-страницу с формой, но только с сохраненной структурой.

В режиме пакетного ввода информации программа позволяет заполнять online-формы типовыми данными, при этом можно указать, какие данные следует подставлять из профайла, а какие - вводить вручную.

Еще один интересный инструмент, доступный в iNetFormFiller, позволяет записать каждое действие пользователя, выполняемое в браузере. В этом режиме работы программа запоминает не только заполненные поля, но и каждый щелчок по ссылке или кнопке. Можно запомнить практически любой набор действий, а потом просто воспроизвести его нужное количество раз, изменяя, при необходимости, некоторые параметры.

Следует отметить гибкие возможности настройки программы. Для каждой страницы программа позволяет задать свои собственные настройки, включающие различные опции сохранения и заполнения. Благодаря функциям экспорта и импорта настроек и сохраненных профайлов базу данных программы можно перенести на другой компьютер.

RoboForm

Сайт разработчика: www.roboform.com
Размер дистрибутива: 1,8 Мб
Статус: Shareware

Функциональные возможности RoboForm выделяют эту программу из аналогов, делая ее одной из лучших в своей категории.

Эта программа также добавляет на панель инструментов браузера свою кнопку. RoboForm умеет сохранять данные, которые вы ввели на веб-страницы. При этом программа хранит эти данные в специальных записях под названием пасс-карты. Эти пасс-карты можно использовать для заполнения форм. А если вы введете какие-то данные в формы на веб-страницы, программа сумеет распознать ваши действия и предложит вам сохранить эти данные.

С помощью редактора персон вы сможете вручную сохранить данные для последующего их использования при заполнении форм. Содержимое базы данных программы, пасс-карты, а также возможность добавления новых записей в базу данных программы могут быть защищены паролями.

Если с программой работают несколько пользователей, для каждого из них можно установить свои собственные параметры для заполнения форм.

Следует отметить широкие возможности настройки программы. Например, RoboForm позволяет полностью настроить состав контекстного меню Internet Explorer, также доступна настройка комбинаций клавиш, применяемых программой для заполнения форм.

WebM8

Сайт разработчика: www.m8software.com
Размер дистрибутива: 1,59 Мб
Статус: Shareware

Программа позволяет работать с большим количеством различных данных для заполнения веб-форм. Основное неудобство работы с программой заключается в том, что для каждой формы нужно создать свой собственный отдельный список значений полей. А для заполнения формы следует выбрать в программе необходимый список значений полей для нее, подготовленный заранее. Поэтому с помощью WebM8 довольно сложно заполнять разные веб-формы, встречающиеся на разных веб-страницах. Но зато если вам нужно заполнять одни и те же формы, программа станет для вас идеальным решением.

Для первого использования программы, ознакомьтесь с инструкцией ниже. Инструкция может не содержать описание новых функций.

Вам или Вашим сотрудникам необходимо часто заполнять однотипные документы. Это могут быть договора, приказы, внутренние формы документов. В таких документах в основном содержится одна и та же информация (реквизиты организации, данные о сотруднике, и т.д.). Например, для продажи товара новой организации, Вам надо заполнить три разных документа (Анкета организации, Договор купли-продажи, Акт передачи товара), все эти документы для каждого клиента одинаковые, меняется только данные самого клиента. Так же, во всех трех документах содержится одна и та же информация, но в разных местах документа, и надо копировать и вставлять кусочки нужной информации из одного места в другое. Мы столкнулись с подобной проблемой, посоветовались с партнерами, и оказалось, что для них эта проблема тоже актуальна. Решили разработать программу, которая сможет взять шаблоны документов(обычный документ в формате MS Word, где меняющиеся данные заменены полями для вставки - слово в квадратных скобках - , ) и заменить эти поля сразу во всех документах на нужные данные. Так как у нас данные о клиентах повторялись, то что бы не вносить заново эти данные каждый рах, решили, что они все будут храниться в файле в формате MS Excel и для формирования документов, будет просто выбираться нужная строка из этого файла. Это позволило заполнять значительно сократить время на подготовку документов. Во-первых, не надо следить за форматированием текста, текст в вноситься любым шрифтом, любого размера или цвета (что актуально когда копируешь данные или из электронного письма или с сайта компании клиента, где данные имеют разное форматирование) Во-вторых, данные надо скопировать или ввести один раз для всех документов - даже фамилию директора, или название компании клиента, нет необходимости вносить несколько (даже если эти данные встречаются в одном договоре в нескольких местах) В-третьих, информация сохраняется, а значит можно сформировать документы заново в любой момент, или использовать эти данные для дальнейшей обработки - аналитика\ статистика и т.д. в программе MS Excel или загрузить в другое ПО для обработки. Так же, добавлены настройки для более удобной работы, которые позволят упростить Вашу работу с программой (подробнее в описании новых возможностей)

Установка, настройка и работа с программой

Для работы программы "ШаблонББ2", необходимо:

1. распаковать архив, например, на диск C:\
в папке программы есть две папки:
1. shablon - здесь должны храниться шаблоны документов в формате MS Word (*.doc, *.docx)
2. docum - здесь будут сохраняться сформированные, заполненные документы. Имена файлов будут соответствовать именам шаблонов документов
2. сформировать шаблоны Ваших документов. Это делается в программе MS Word. Пример небольшого щаблона, Вы можете посмотреть в папке Shablon. Данные, которые необходимо вставлять в шаблон ограничиваются "квадратными скобками", например , и будем называть их "шаблонные поля".
3. заполнить файл замен (replace.xls). Там есть тестовые данные для тестового шаблона. Вам необходимо удалить все из этого файла и заполнить сначала первую строку. Она заполняется "шаблонными полями" из файла шаблона. Например в шаблоне есть и оно встречается там 6 раз, в таком случае в файл замен(replace.xls) надо добавить колонку FIO (без "квадратных скобок"). После заполнения файла всеми "шаблонными полями", вы получите файл с заполненной верхней строкой всеми "шаблонными полями".
4. внести данные для замены в файл замен. Если Вам могут понадобиться предыдущие данные, то данные для новых документов заполняются в следующей строке. Например мы получим такую таблицу:
5. Теперь можно запускать программу (ShablonBB.exe)
6. Окно программы разделено на две части: список шаблонов и данные для замены.
7. Нажимаем кнопку "Загрузить шаблоны". Появиться список найденных шаблонов
8. Нажимаем кнопку "Загрузить данные". Появляются данные для замены из файла замен.
9. Выбираем нужные шаблоны (по-умолчанию, выбраны все шаблоны) и нажимаем левой кнопкой на нужной строке из списка данных для замены.
10. Нажимаем кнопку "Сформировать"
11. По окончанию работы программы, в папке Docum будут лежать готовые документы.

ВАЖНО! Не забывайте копировать готовые документы из папки docum, так как последующее формирование документов перезапишет текущие (Или используйте новую возможность программы, которая складывает документы в отдельную папку).

В новой версии появились следующие возможности и изменения:

1. Удалены сообщения которые появлялись при формировании документов (01.09.2020)
2. Переделан алгоритм формирования имени файла и каталога. (10.12.2019) Теперь каталог формируется всегда. Имя каталога определяется настройкой - по имени шаблона или выбранной колонке. Имя файла формируется по одному из двух алгоритмов - шаблон+выбранная колонка или выбранная колонка +шаблон. Так же дописывается в конец имени файла и каталога - порядковый номер записи
3. Добавлена проверка на одинаковые поля (08.12.2019) - при формировании файлов проверяется - есть ли двойники в указанной колонке, если двойники есть в таблице замен, то к имени колонки(папки или файла) дописывается номер строки из таблицы замен, ВНИМАНИЕ! ДЛЯ ВСЕХ ФАЙЛОВ/ПАПОК, НЕ ТОЛЬКО С ДВОЙНИКАМИ . Например, если выбрано поле "Фамилия" и в таблице есть две или более одинаковых фамилий, то имя файла или папки сформируется так "12_Иванов.." и "489_Иванов.."
4. Добавлен порядок формирования имени файла (08.12.2019) - теперь можно в настройках указать как формировать имя файла "ИмяФайлаШаблона-ЗначениеВыбранногоПоля" или "ЗначениеВыбранногоПоля-ИмяФайлаШаблона"
5. Исправлена ошибка - после сохранения данных Excel файла через программу - нули в начале текста удалялись, так же длинные числа обрезались с конца(03.12.2019)
6. Изменен внешний вид программы (31.05.2019)
7. Замена в колонтитулах вынесена в настройку - если выключена - колонтитулы не меняются. Отключение настройки - увеличивает работу программы в несколько раз (31.05.2019)
8. Добавлена возможность выбора файла замен replace.xls, а так же поддержка файлов.xlsx (31.05.2019)
9. Добавлена возможность выбора каталога шаблонов на любом диске или по локальной сети (31.05.2019)
10. Добавлен индикатор выполнения (30.05.2019)
11. Изменен порядок формирования имени файла (30.05.2019) - теперь имя файла формируется как "ИмяФайлаШаблона-ЗначениеВыбранногоПоля"
12. Добавлена возможность сохранять готовые документ в PDF формат(29.05.2019г) - на основном окне настройка разовая, для сохранения настройки по-умолчанию необходимо зайти в настройки программы
13. Изменено формирование имени файла - вместо знака "_" добавляется "-"(29.05.2019г)
14. Исправлена работа с возможность ВЗЯТЬ ПОЛЯ из колонтитулов(29.05.2019г)
15. Исправлена работа с колонтитулами (05.12.2018г)
16. Возможность выбрать папку с шаблонами (05.12.2018г)
17. Добавлена возможность "взять" из файла шаблона все поля для замены(которые находятся между знаков . ВКЛЮЧАЯ колонтитулы) (31.10.2018г)
18. Изменен внешний вид программы (26.10.2018г)
19. Добавлена возможность "взять" из файла шаблона все поля для замены(которые находятся между знаков . Кроме колонтитулов - в разработке) (26.10.2018г)
20. Добавлена возможность сразу добавить в таблицу "взятое" поле для замены (26.10.2018г)
21. Возможность сформировать выбранные документы сразу по всем данным в таблице (26.10.2018г)
22. Замена данных в колонтитулах!!! (20.05.2018г)
23. Немного изменен внешний вид программы
24. Добавлена возможность поиска данных в таблице для замен. Используется для поиска нужной строки для замены в большом массиве данных
25. Добавлена возможность формировать имя папки для документов по выбранному столбцу
26. Изменено отображение шаблонов (ранее отображался полный пусть к файлу шаблона, за счет чего, не всегда было видно имя самого шаблона) на отображение только имен файлов шаблонов.
27. Возможность выбрать необходимые шаблоны для формирования документов (один или несколько, при помощи клавиш SHIFT и CTRL)
28. Редактирование данных для замены прямо в окне программы (для этого добавлены кнопки - Добавить строки, добавить столбцы, удалить строки, удалить столбец и сохранить данные) без необходимости редактирования файла replace.xls
29. Возможность передвигать колонки, менять их между собой местами(для удобства просмотра или заполнения)
30. Возможность менять ширину колонок мышью (аналогично программе MS Excel)
31. Возможность сохранять документы в отдельные папки с использованием одной из колонок как шаблон. Например, в списке замен есть колонка с номеров договора, её можно выбрать в списке для формирования папки для документов, и формировать документы по очереди на всех клиентов(поставщиков), в итоге, в папке "DOCUM" (где раньше создавались документы, и необходимо было их копировать, прежде чем сформировать новые) создается папка с номеров договора (например, 210244) и в неё уже сохраняются сформированные документы. Аналогично можно использовать колонку с ФИО (если они не повторяются), названием юр. лица, или ИНН.
32. Возможность занесения справочных данных (личные поля) - например документы формируют несколько разных менеджеров. В договор необходимо вставлять информацию, в зависимости от менеджера, который формирует документы. В таком случае надо было в файле replace.xls для каждой строчки с клиентов вводить одни и те же данные менеджера, как например, ФИО, должность, отдел, телефон и т.д. Теперь эти данные можно внести один раз в отдельном окне, и они будут использоваться далее для всех клиентов и шаблонов документов
33. Возможность создания справки по программе. Так как собственная справка у программы отсутствует(краткое описание только на сайте), добавлена возможность сделать собственную справку для программы. Для этого отредактируйте файл help.txt и он будет использоваться в программе

Если для Ваших задач программа не совсем подходит, то Вы можете отправить письмо на адрес site torg-kkm ru с Вашими пожеланиями по доработке программы. После рассмотрения, возможно, будет сделана доработка программы.