Программа для парикмахерской и салона красоты. Программа для записи клиентов салона красоты: неоспоримое конкурентное преимущество

Все советы

На сайте клиент сам выбирает нужного специалиста или услугу (мастера маникюра, парикмахера, визажиста, солярий и т.д.), которые есть в вашем салоне на данный момент.

Клиент устанавливает дату и время, на которое он хотел бы записаться на услугу, выбирая из тех промежутков времени, когда специалист или услуга не заняты.

Данные о записи в приложение вносятся не только вручную, но и из других источников: из Лида или Контакта в CRM «Битрикс24», телефонного звонка пациента или коммуникации из «Открытых линий»).

Приложение дает возможность видеть загруженность салона в разрезе мастеров, услуг, салона в коридоре дат (по конкретной дате, неделе, заданному периоду).

Приложение подходит не только для солидного салона красоты, но и для частного предпринимателя (мастера маникюра, парикмахера). Не обязательно иметь свой сайт для размещения формы предварительной записи. Приложение формирует публичную ссылку на форму. Можно просто выслать эту ссылку своим постоянным клиентам через мессенджер или же установить ее в своем профиле в социальных сетях.

Как работают сценарии предварительной записи на услугу?

В приложении предусмотрены 2 варианта записи на услугу: клиент сам может записаться с помощью формы на сайте или ваш сотрудник (администратор, регистратор) записывает клиента через интерфейс Битрикс24.

☞ Клиент сам записывается на услугу

Данные клиента поступают в CRM Битрикс24 вашей компании. Вы можете выбрать в настройках приложения в какую сущность будут транслироваться данные: в Лид, в Контакт или Сделку. Ваш сотрудник увидит новую сущность, свяжется с клиентом и подтвердит запись.

Если нужно, вы можете создать напоминание клиенту по SMS или почте о том, что он записан на услугу. Программа автоматически отправит напоминание вашему клиенту за установленный промежуток времени до назначенной встречи (за день, за час).

☞ Сотрудник записывает клиента

В зависимости от источника, по которому поступят данные о клиенте (телефонный звонок, «Открытая линия» в «Битрикс24», заполненная форма), сотрудник компании может записать клиента, находясь в «Битрикс24», несколькими способами.

☎ Запись во время телефонного разговора

Если у вас не подключена IP-телефония к «Битрикс24», то используйте один из следующих сценариев.

📂 Запись из CRM «Битрикс24»

Если клиент уже есть в вашей клиентской базе, то сотрудник находит нужную сущность в CRM (Лид, Контакт, Сделка) и открывает приложение прямо из карточки сущности (в настройках «Битрикс24» должна быть включена опция новой CRM):

Если клиента нет в базе, то сотрудник может создать нужную сущность либо в CRM, либо из приложения.

📆 Запись из приложения

В «Битрикс24» сотрудник открывает приложение для предварительно записи.

Переходит на вкладку «Расписание» и выбирает необходимую услугу, специалиста и дату, на которую нужно записать клиента.

Для создания записи сотрудник кликиет мышкой на свободное время (зеленого цвета).

В появившемся меню выбирает нужный вариант создания записи: «Выбрать из CRM» (если клиент уже есть в базе) или «Новая запись» (для новых клиентов).

При выборе варианта «Выбрать из CRM », откроется окно с выбором сущностей, которые есть в вашей CRM «Битрикс24». Сотрудник выбирает нужного клиента из сущностей Лид, Контакт или Сделка.

Если сотрудник выбирает вариант «Новая запись », то откроется форма, в которую он должен внести данные о клиенте. После сохранения данных, будет создана предварительная запись на услугу. Кроме того, в вашей CRM «Битрикс24» будет создана новая сущность с данными о клиенте. В зависимости от того, какие настройки вы выберете в программе, будет создаваться Лид, Контакт или Сделка.

Управление расписанием специалистов

Сразу после установки приложения необходимо создать список услуг, которые предоставляет ваш салон и специалистов, которые оказывают эти услуги.

Создание списка услуг и мастеров

Как установить приложение для онлайн-записи клиентов в парикмахерский салон?

Данное приложение - это, по сути, интеграция вашего сайта (или веб-формы) с CRM «Битрикс24». Для установки приложения нужно на сайте «Битрикс24» открыть список приложений:

На странице с описанием приложения, которая откроется, нажмите кнопку "Установить ":

«Битрикс24 » - это сервис, который предоставляет полный набор инструментов для организации комфортной работы как больших, так и маленьких компаний: социальная сеть, задачи, календари, онлайн-работа с документами, коллективный диск, видеозвонки, чат, телефония, CRM и многое другое.

CRM - это система управления взаимоотношениями с клиентами. CRM в «Битрикс24» - это удобный инструмент для сбора и хранения данных о клиентах, управления сделками, контроля работы менеджеров, аналитики и прогнозирования. Он упрощает рутину, ускоряет принятие правильных решений и исключает ошибки.

Начать работу с «Битрикс24» просто - зарегистрируйте свой портал бесплатно по одной из ссылок:

Приложение формирует код веб-формы, которую необходимо установить на сайт. Причем, платформа, на которой работает сайт не имеет значения, форма легко встраивается в любое место на сайте.

При помощи нашей интеграции устанавливается двусторонняя связь сайта и «Битрикс24». С одной стороны, данные, которые пользователь ввел в форму на сайте попадают в CRM «Битрикс24» для дальнейшей обработки. С другой - графики работы и занятость специалистов, которые вы ввели в «Битрикс24» клиент увидит на сайте. Таким образом, ваши клиенты получают возможность самостоятельного выбора и записи к нужному мастеру, исходя из его загрузки. Плюс вы внутри приложения видите график загруженности специалистов и всего салона. Вы наглядно и в режиме реального времени увидите, какие из услуг и мастера более востребованы , а какие - менее.

Используя приложение для онлайн-записи на услугу от Пинол, вы и ваши клиенты получаете мобильность, так как видеть и управлять расписанием можно не только с компьютера, а с любого устройства и места, имеющего доступ к Интернету.

Что почем? Параметры монетизации

Вы можете бесплатно использовать приложение, если являетесь клиентом компании Пинол или же приобрести функционал данного приложения на 3, 6, 12 месяцев.

Как стать клиентом Пинол?

Чтобы обсудить возможность стать клиентом Пинол, отправьте нам запрос , в котором укажите такие данные:

Название приложения, которое хотите получить («Решение для управления записью в салоне/парикмахерской/барбершопе»).

Адрес вашего «Битрикс24».

Тарифный план вашего «Битрикс24».

Срок действия тарифного плана «Битрикс24» (узнать срок действия можно в разделе «Мой Битрикс24».

Скриншоты программы.

"Мой Салон" возвращается. Одна из первых в 2000, популярная до 2010 и убранная "в стол" в 2011, информационная система для салона красоты, созданная с душой и знанием дела, возвращается на рынок, лишившись всего одного качества - цены. Теперь мы будем раздавать "Мой Салон" бесплатно всем желающим прямо с нашего сайта.

"Мой Салон" - это настольное приложение, идеально подходящее для независимых салонов, где с учётной системой работают 2-3 человека с одного или двух компьютеров в локальной сети. Цена программы в 2011 году, когда мы приостановили продажи, составляла 24000 рублей. Это было достаточно дорого для маленьких салонов, а крупные сети уже нуждались в новой клиент-серверной системе. На рынке появилось несколько активных конкурентов, и для поддержки продаж требовалось создавать штат менеджеров по продажам, а для покрытия затрат на техподдержку новых клиентов - ещё сильнее поднимать цену. В 2011 году мы приняли решение сфокусироваться на других проектах и прекратить продажи системы "Мой Салон".

Уже тогда появилась идея: если мы не собираемся больше зарабатывать на этом продукте, может сделать его бесплатным? Но как бы отнеслись к этому клиенты, только что купившие у нас программу? Мы решили не обижать наших пользователей, и отложить этот вопрос до лучших времён.

Прошло 2 года. За это время мы не раз обнаруживали, что наши клиенты, купившие "Мой Салон" в 2006, 2004 или даже 2002 году, продолжают им пользоваться, и обращаются за помощью только когда им требовалась регистрация для переноса программы на новый компьютер. Программа показала себя исключительно надёжной, и если она нравится - то нравится навсегда.

Время пришло! Сегодня мы открываем обновлённый сайт, на котором ключ регистрации можно получить бесплатно в автоматическом режиме. Теперь на сайте также можно скачать полную коммерческую версию, которой можно пользоваться, получив ключ. Демо-версию мы убрали с сайта, потому что в ней больше нет нужды - устанавливайте полную версию, получайте ключ регистрации на сайте и пользуйтесь без ограничений.

Адрес для загрузки программы и получения ключей регистрации: http://mysal.ru/downloads/ Вы уже можете скачать последнюю версию, которая была создана уже после приостановки продаж. Как только появится ещё более новая версия - мы сообщим вам на e-mail, указанный при получении ключа регистрации. Да, мы возобновляем разработку!

"Мой Салон" разрабатывался как дорогая коммерческая информационная система, достаточная для ведения полного управленческого учёта в салоне красоты. Он содержит более 80 отчётов, более 30 формул расчёта зарплаты и автоматизацию абсолютно всех бизнес-процессов салона красоты, СПА или косметической клиники. Это не урезанная версия коммерческого продукта и не бесплатный продукт, сделанный только для рекламы. "Мой Салон" был одной из трёх учётных систем для салона красоты на рынке в 2000 году, прошёл долгий путь совершенствования, годами впитывая пожелания сотен пользователей, и теперь становится бесплатным.

"Мой Салон" - это полностью оригинальная разработка, в которую вложено несколько десятков человеко-лет бизнес-аналитики, программирования, дизайна интерфейсов, разработки документации. Он немного старомоден, как этот блог в ЖЖ, но в нём уже было всё, что нужно для управления салоном красоты, когда Facebook и ВКонтакте ещё не были придуманы.

Зачем нам раздавать что-то бесплатно? В этом есть свой интерес. У нас есть другие проекты, и мы хотим создать армию пользователей, разделяющих наши ценности. Нам нужны самостоятельные, вдумчивые, бережливые пользователи, которые хотят сделать свой бизнес в сфере красоты эффективным и привлекательным для своих клиентов, при этом не переплачивая за обучение работе на ПК. Такие, как вы. Мы хотим, чтобы "Мой Салон" помогал вести свой красивый бизнес тем, кто на "ты" с компьютером и готов к новому. А новое уже не за горами! :)

Если у вас возникли вопросы или предложения, у вас что-то не получается или не работает, - пишите нам на адрес, который работает уже 11 лет: [email protected] . Мы не обещаем решить все вопросы сразу, но отвечаем на все письма.

Вы также можете стать консультантом по настройке или оказывать техподдержку пользователям "Мой Салона" за деньги. У многих бесплатных продуктов формируется такая экосистема, и мы совсем не против, чтобы она сформировалась вокруг нашего продукта.

Попробуйте "Мой Салон" прежде, чем покупать новые дорогие системы. Он классный!

AdminSalon — программа с необходимым инструментом для автоматизации салона красоты. Подойдет для использования в парикмахерской, кабинете массажа, SPA или студии загара.

Стоимость использования одна из самых низких среди аналогичных программ, при этом приложение сочетает в себе интуитивно понятный интерфейс и мощный функционал.

Предусмотрен многопользовательский доступ с указанием прав доступа каждому контекстному пользователю.

Что умеет AdminSalon

Основной модуль — это «Запись клиентов», в которой учитывается дата и время посещения, имя мастера, перечень и продолжительность оказания услуг, стоимость, индивидуальная скидка и много другое. Другие модули:

Учет клиентов. Записываются данные по каждому клиенту: ФИО, телефон, e-mail, скидка, номер дисконтной карты.
Персонал салона. Учитываются: ФИО, контактные данные сотрудника, должность, выбранная система мотивации, модуль по расчету заработной платы за отчетный период, детализированные отчеты.
Складской учет. Номенклатура товаров: наименование товара, закупочные и розничные цены, штрих код, печать этикеток и ценников, % в заработную плату и много другое.
Финансовый отчет. Учитывается выручка салона за каждый день, расходы с привязкой к статьям расхода, ведется остаток денежных средств на каждый день.

Для полной автоматизации бизнеса может использоваться POS- оборудование: сканеры штрих-кода, принтеры термоэтикеток, чековые принтеры. Скачать AdminSalon можно бесплатно по ссылке ниже с официального сайта.

Современная сфера услуг развивается в ногу со временем. Сознательные владельцы салонов красоты стремятся использовать все возможные инструменты, чтобы повысить качество обслуживания. Неоценимую помощь в этом окажет специальная компьютерная программа, которая автоматизирует реализацию большинства маркетинговых задач для салона красоты.

Открывая салон красоты, владелец стремится сразу же начать получать прибыль, чтобы покрыть издержки и выдержать конкурентную борьбу. Уже на этапе регистрации бизнеса следует позаботиться о правильном управлении салоном. В этом поможет компьютерная программа, специально созданная для салона красоты.

Узнайте, какие возможности предоставит программа салону на старте:

1. Чтобы быстро сформировать клиентскую базу , учесть все предпочтения и особенности каждого из потенциальных и существующих клиентов, сразу же заносите в программу все полученные сведения. Узнайте дату рождения клиента, сохраните журнал его посещений, впишите особые запросы и предпочтения в специальную форму. Это поможет обеспечить обратную связь, индивидуальный подход и предоставить именно то, что он желает получить. В ответ вы получите удовлетворенность сервисом, постоянную клиентуру и обеспечите ее рост.

2. Ведите учет материалов в программе , так вы сможете своевременно проконтролировать перерасход и не допустить, чтобы они в самый неподходящий момент закончились. Настройте оповещение при окончании запасов. Смотрите расход материалов в разрезе каждого из мастеров для предотвращения хищения.

3. Настройте систему учета заработной платы сотрудников . Ведите учет отработанного времени,

4. Свяжите платную или бесплатную CRM систему с сайтом - разрешите посетителям самим записываться к свободным мастерам, обеспечьте им доступ к списку предоставляемых услуг и прайсам.

5. Автоматизируйте систему напоминаний о предстоящем визите , настройте SMS-рассылку в рекламных и административных целях.

Автоматизация бизнес-процессов в самом начале деятельности салона красоты позволит сразу же получить конкурентные преимущества, минимизировать издержки и настроить систему ведения учета. Программа для салона позволит владельцу сразу же внедрить необходимую систему контроля за его работой.

В каких случаях нужна CRM система для салона красоты?

Специально разработанное программное обеспечение в бьюти-сфере - необходимая вещь для успешного развития бизнеса. Конкуренция среди салонов красоты велика - останется на плаву лишь тот, кто сможет предоставлять более качественные услуги за меньшую или более справедливую цену.

Чтобы обеспечить беспрерывный поток клиентов, владелец салона должен сразу составить портрет своей клиентуры, оценить уровень конкуренции в месте своей деятельности и предложить именно те услуги, в которых его клиенты нуждаются. С помощью программы можно проанализировать популярность того или иного вида услуг, определить средний возраст и психотип клиентов, чтобы развивать пользующееся спросом направление.

Установив программное обеспечение, владелец салона может сэкономить, разгрузив своего администратора и поручив ему выполнять другие задачи - например, маркетинговые.

Автоматизация позволит:

– избежать недоразумений , связанных с тем, что клиент забыл о назначенном времени посещения - система вовремя оповестит его;

– не допустить записи на одно время нескольких клиентов;

– проанализировать успешность работы мастеров с целью повышения эффективности работы;

– запустить систему допродаж , что позволит получить дополнительный источник дохода и улучшит сервисное обслуживание клиентов;

– мастеру подготовиться к приходу клиента и оказать ему именно те услуги, на которые он рассчитывает - для этого достаточно ознакомиться перед визитом клиента с его персональной карточкой;

– внедрить систему записи на следующую процедуру , таким образом, вы не только позаботитесь о клиенте, но и обеспечите себе стабильный доход.

Клиентский блок — представляет собой главный инструмент для персональной и адресной работы с клиентами салона красоты. Сутью этой работы является понимание того простого факта, что клиенты, и особенно постоянные, являются главным достоянием вашей организации. Именно постоянные клиенты салона красоты в значительной степени формируют объёмы продаж, выравнивают сезонные колебания спроса, позволяют осуществлять перспективное планирование — одним словом, являются оплотом благополучия вашего красивого бизнеса. Основной идеей является предоставление клиенту чувства значимости, клиент должен понимать, что он не чужой, что Вы его хорошо знаете, знаете его потребности, привычки и пожелания. Использование CRM системы в салоне красоты наилучшем образом подойдет для решения этой задачи. Администратор всегда сможет вовремя поздравить клиента с днем рождения, напомнить об очередном визите, поднять историю посещений и т.д.

Программа для ведения клиентов салона красоты;
Работа с клиентами - печать анкеты клиентов салона красоты (образец);
Карты постоянного клиента (персональные, накопительные скидки и бонусы);
История посещений - предпочтения по товарам, услугам, мастерам;
Галерея фото клиентов (до и после процедур);
Онлайн бонусная программа лояльности;
Учет депозитов, сертификатов, подарков;
Журнал записи клиентов в салон красоты;
Система напоминаний - поздравление с днем рождения;
СМС рассылка клиентам салона красоты;
Проведение опросов - анкета клиента салона красоты;
Присвоение статусов клиентам (потенциальный,новый, постоянный, потерянный);
Отчеты: рейтинг клиентов, ABC-анализ, воронка продаж;

Программы лояльности в салоне красоты

Одной из возможностей программы UNIVERSE-Красота является управление бонусной программой лояльности, запуск временных маркетинговых акций, работа с системой карт постоянных клиентов в салоне красоты. Система дисконтных клиентских карт — это дополнительный стимул для привлечения клиентов к вашему салону красоты. Первичному клиенту нужно показать, что вы заинтересованы в долгосрочных отношениях и с радостью будете принимать его в своем салоне красоты. А выдача посетителю дисконтной пластиковой карты или бонусной онлайн карты постоянного клиента является прямым подтверждением ваших желаний. В зависимости от поставленных задач, вы можете внедрить в своем салоне красоты абсолютно любую программу лояльности для постоянных клиентов.

Дисконтные карты	Выдавайте дисконтные карты с персональными или накопительными скидками. Шкала величины скидок и периода времени задается в настройках программы.
Бонусная программа	Встроенная бонусная система - за каждое посещение клиенту начисляются бонусы. Бонусы имеют ограниченный срок действия и стимулируют клиентов для посещения салона красоты.
Подарочные сертификаты	Программа позволяет организовать работу с подарочными сертификатами - учет, продажа, активация, сгорание по сроку действия.
Временные акции	Проводите акции в салоне красоты и анализируйте их эффективность.
Абонементы и программы	Создавайте готовые абонементы и комплексные программы обслуживания клиентов.

Журнал записи клиентов в салон красоты

Для создания у клиента положительного впечатления о Вашем предприятии, а так же для возможности быстрой и слаженной работы администраторов, в программе существует журнал записи клиентов салона красоты. В программе реализовано две формы для ведения записи: предварительная запись к специалистам и предварительная запись на аппараты. Преимущества автоматизированного журнала записи клиентов очевидны: Клиент видит, что Вы следите за достижениями информационных технологий, держите руку на пульсе событий и заботитесь о клиентах, экономя их время. Через журнал предварительной записи, вы можете отмечать посещения клиентов и, соответственно, получать данные по загруженности салона красоты, приходу и оформлению того или иного клиента.

Напоминания клиентам салона красоты

Для Вашего удобства в нашей crm системе для салона красоты реализован такой сервис как напоминания, который позволяет стереть грань "посетитель - заведение" и переводит отношения между клиентом и салоном на более высокий уровень. Ведь любому клиенту всегда приятно своевременно получить поздравление с Днем рождения от любимого салона красоты! Благодаря напоминаниям вы никогда не забудете о Дне рождения сотрудника, всегда будете знать об остатке и окончании срока годности товара на складе. Кроме того, система сама напомнит вам об изменении текущего курса валюты и предложит его откорректировать.

Существуют напоминания:

Дни рождения клиентов салона красоты;
Дата добавления клиента - вы можете сделать специальное предложение в юбилейную дату (1,2,3 ... года обслуживания);
Персональные напоминания по клиентам - напоминания, которые создают администраторы салона красоты;
Дата очередного визита - программа анализирует, какие услуги были оказаны клиенту и когда он должен повторно обратиться в салон красоты;
Потерянные клиенты - клиенты, которые не посещали салон красоты определенное кол-во дней (по умолчанию 90 дней).
Сгорание бонусов - информация по клиентам, у которых в ближайшее время сгорят бонусы (если используется бонусная система лояльности).

Сотрудники салона красоты

Этот инструмент предназначен для анализа деятельности сотрудников салона красоты и продуктивной работы с кадрами. Благодаря этой опции каждый специалист может быть оценён с точки зрения экономической эффективности. Кроме того, здесь же фиксируется всё, что связано с расчетом заработной платой. Вы можете существенно упростить работу администратора салона красоты и бухгалтера, воспользовавшись данной возможностью программы. Благодаря тому, что в программу заложены различные схемы оплаты труда мастеров к каждому можно применить индивидуальную схему начисления заработной платы и индивидуальный расчетный период.

Ведение базы данных по сотрудникам
Учет рабочего времени сотрудников
Вход/выход по персональным картам
Автоматический расчет заработной платы
Выдача авансов, система штрафов и премий
Отчеты по начислениям расчету заработной платы
Сравнительный анализ работы персонала - выручка по мастерам, загруженность, работа с постоянными клиентами
Табель учета рабочего времени
Анализ и учет расхода материалов

Прайс-лист салона красоты

Программа позволяет работать с товарами и услугами и создавать прайс-лист салона красоты. Вы сами заносите номенклатуру товаров и услуг в удобном для вас виде. Для услуг можно прописать калькуляционные карты расходных материалов. Для красивого оформления и изменения дизайна прайс-лист экспортируется в Excel. Основные возможности по работе с прайс-листом и номенклатурой товаров (услуг) салона красоты:

Удобная навигация по каталогу товаров и услуг (дерево);
Поиск по номеру штрих-кода, артикулу;
Учет в различных единицах измерения;
Занесение калькуляционных карт расходных материалов;
Печать ценников и этикеток;
Создание и печать прайс-листа салона красоты (Образец);
Возможность работы в 3-х ценах (розница, для персонала, списания);
Автоматический перерасчет прайс-листа салона красоты;
Расчет рентабельности услуг;
Анализ доходности группы услуг (подразделений).

Складской учет в салоне красоты

Складской учет помогает избежать любых потерь товара, наглядно демонстрируя движение продукции по складу. Любые операции с товарами, включая возврат и акционные распродажи, будут теперь зафиксированы с созданием соответствующих отчётов. Подобные данные предоставляют возможность эффективного планирования закупок с учётом реального спроса.

Ведение справочников товаров и услуг (составление калькуляционных карт);
Учет товаров по штрих-коду и артикулу;
Автоматическая печать прайс-листа салона красоты, этикеток и ценников на товары;
Совместная работа со сканерами штрих-кода;
Возможность ведения нескольких складов;
Взаиморасчеты с поставщиками;
Напоминания о критическом остатке товаров;
Отчеты по состоянию склада;
Товарно-оборотная ведомость;
Оценка рентабельности услуг и перерасхода материалов;
Динамика востребованности товаров и услуг.

Управленческий учет салона красоты

В программе отражены все движения наличных и безналичных средств, получаемых за реализацию товаров и услуг. Финансовые отчеты наглядно демонстрируют доходность и рентабельность салона красоты, одновременно позволяя избегать любых несанкционированных действий, связанных с хищениями средств. Встроенный функционал для анализа расходов и доходов салона красоты позволяет оперативно проанализировать эффективность предприятия и его рассчитать прибыль от его работы.

Ведение кассы салона красоты;
Наличная и безналичная форма расчета;
Возможность расчетов по бартеру, ведение депозитов;
Двухвалютная система расчетов;
Постатейный учет операций прихода/расхода средств;
Отчеты по состоянию кассы и кассовым операциям;
Возможность подключения онлайн-касс (доп. опция);
Расчет прибыли и рентабельности салона красоты.

Отчеты салона красоты

Отчетный блок позволяет руководителю анализировать деятельность предприятия, эффективно управлять и организовывать работу всех подразделений салона красоты. Также он дает возможность проводить маркетинговые исследования, иметь четкое представление о посещаемости вашего заведения, динамике востребованности услуг, рейтинге клиентов и движении финансовых средств. В настоящее время в программе реализовано более 100 отчетных форм работы салона красоты, которые сгруппированы по основным направлениям: Клиенты, Товары и услуги, Абонементы и Сертификаты, Отчеты по сотрудникам, Финансовые отчеты.

В программе предусмотрена ограниченная возможность удаления информации. Сделано это во избежание несанкционированного удаления, которое может привести к недостоверности базы данных, и, как следствие, к недостоверности получаемой информации. Для облегчения отображаемых списков (товары, услуги, клиенты, сотрудники) и сохранения целостности базы данных в программе существует понятие "активность". Например, вы давно не работаете с каким либо товаром или услугой, чтобы информация о них не загружала рабочих окон, вы делаете "неактивным" данный товар или услугу. При этом вся информация о них в базе сохраняется, а в повседневной работе Вы их не видите.