Создание раскрывающегося списка. Создание выпадающего списка в Excel
Microsoft Excel – отличный инструмент для работы с табличными данными. С его помощью можно быстро создать подходящую таблицу и заполнить ее данными. При этом Excel упрощает не только работу с данными в таблице, но и сам процесс заполнения таблицы.
В этом материале речь пойдет именно о заполнении таблицы. Здесь вы сможете узнать, как в Эксель сделать выпадающий список, который позволит значительно быстрее заполнять таблицу данными. Инструкция будет актуальна для Excel 2007, 2010, 2013 и 2016.
Самый простой способ сделать выпадающий список в Экселе, это воспользоваться функцией для проверки данных. Для создания данного выпадающего списка вам сначала нужно сделать обычный список с данными и разместить его в документе Эксель. Такой список можно разместить на том же листе документа, где будет расположен выпадающий список, либо на любом другом листе.
Итак, сначала создаем список данных, которые должны находится в выпадающем списке, и размещаем его в любом удобном месте документа Эксель. Например, вы можете разместить такой список за областью печати либо на другом листе документа Эксель.
После этого выбираем ячейку, в которой нужно сделать выпадающий список. Выделяем эту ячейку мышкой и нажимаем на кнопку «Проверка данных», на вкладке «Данные».
После этого откроется окно «Проверка вводимых значений». В этом окне сначала нужно открыть выпадающий список «Тип данных» и выбрать там вариант «Список».
После чего нужно заполнить строку «Источник».
Для этого устанавливаем курсор в строку «Источник» после чего выделяем мышкой список данных, который должен находится в созданном выпадающем списке.
После указания источника закрываем окно «Проверка вводимых значений» нажатием на кнопку «Ok». Выпадающий список в Экселе сделан и его можно проверять.
Но, теперь в данную ячейку можно ввести только те данные, которые присутствуют в выпадающем списке. А при попытке ввести неверное значение вы будете получать сообщение об ошибке.
Если вы хотите оставить возможность вводить в ячейку данные не содержащиеся в выпадающем списке, то вам нужно выделить ячейку с впадающим списком и нажать на кнопку «Проверка данных». Дальше в открывшемся окне нужно перейти на вкладку «Сообщение об ошибке» и снять отметку напротив функции «Выводить сообщение об ошибке».
После сохранения этих настроек вы можете вводить в ячейку не только те данные, которые доступны в выпадающем списке, но и любые другие, которые вам понадобятся.
Как сделать выпадающий список с добавлением данных
Описанный выше вариант выпадающего списка достаточно удобен. Но, если вы хотите регулярно добавлять в него новые данные, то этот вариант не подойдет, поскольку после каждого добавления данных вам придется изменять диапазон, который указывается в поле «Источник». Решить эту проблему можно с помощью функции «Умные таблицы», которая появилась в Microsoft Excel 2007.
Для этого вам нужно сделать список с данными, точно также как описано выше. Единственно отличие, теперь список должен иметь заголовок.
После создания списка, его нужно выделить и с помощью кнопки «Форматировать как таблицу» на вкладке «Главная» применить к списку любой стиль.
После выбора стиля, появится окно «Форматирование таблицы». Здесь нужно установить отметку напротив функции «Таблица с заголовком» и нажать «Ok».
В результате у вас должна получится таблица с данными, примерно такая, как на скриншоте внизу.
Теперь нужно выделить ячейку, в которой вы хотите сделать выпадающий список, и нажать на кнопку «Проверка данных» на вкладке «Данные». В открывшемся окне нужно выбрать «Тип данных – Список», а потом установить курсор в строку «Источник» и выделить мышкой список с данными, которые должны использоваться для выпадающего списка (выделять заголовок списка не нужно).
Данный способ создания выпадающих списков с возможностью добавления новых строк был проверен на Excel 2010, но он также должен работать и в Excel 2007. Как и в более современных версиях Excel, например, Excel 2013 и Excel 2016.
Если у вас есть список данных, которые вы хотите сгруппировать и суммировать, можно создать контур с глубиной до восьми уровней, для каждой из которых нужно задать одну группу. Каждый внутренний уровень, представленный более высоким числом в символы структуры, отображает детали для предыдущего внешнего уровня, представленного меньшим числом в символах структуры. С помощью структуры можно быстро отображать итоговые строки или столбцы, а также отображать подробные данные для каждой группы. Вы можете создать структуру строк (как показано в примере ниже), структуру столбцов или структуру строк и столбцов.
Структурированная строка сведений о продажах, сгруппированных по географическим областям и месяцам, отображающая несколько итоговых строк и строк с подробными данными. |
1. чтобы отобразить строки уровня, щелкните соответствующие символы структуры . 2. Уровень 1 содержит сумму продаж по всем строкам с подробными данными. 3. Уровень 2 содержит сумму продаж по каждому месяцу в каждом регионе. 4. Уровень 3 содержит строки с подробными данными (в данном случае строки с 11 по 13). 5. чтобы развернуть или свернуть данные в структуре, щелкните символы структуры и . |
Элемент списка знаком нам по формам на сайтах. Удобно выбирать уже готовые значения. Например, никто не вводит месяц вручную, его берут из такого перечня. Заполнить выпадающий список в Excel можно с использованием различных инструментов. В статье рассмотрим каждый из них.
Как сделать выпадающий список в Excel
Как сделать выпадающий список в Excel 2010 или 2016 с помощью одной командой на панели инструментов? На вкладке «Данные» в разделе «Работа с данными» найдите кнопку «Проверка данных». Нажмите на нее и выберите первый пункт.
Откроется окно. Во вкладке «Параметры» в выпадающем разделе «Тип данных» выберите «Список».
Снизу появится строка для указания источников.
Указывать информацию можно по-разному.
Сначала назначим имя. Для этого создайте на любом листе такую таблицу.
Выделите ее и нажмите правую кнопку мыши. Щелкните по команде «Присвоить имя».
Введите имя в строку сверху.
Вызовите окно «Проверка данных» и в поле «Источник» укажите имя, поставив перед ним знак «=».
В любом из трех случаев Вы увидите нужный элемент. Выбор значения из выпадающего списка Excel происходит с помощью мыши. Нажмите на него и появится перечень указанных данных.
Вы узнали, как создать выпадающий список в ячейке Excel. Но можно сделать и больше.
Подстановка динамических данных Excel
Если Вы добавите какое-то значение в диапазон данных, которые подставляются в перечень, то в нем изменения не произойдет, пока вручную не будут указаны новые адреса. Чтобы связать диапазон и активный элемент, необходимо оформить первый как таблицу. Создайте вот такой массив.
Выделите его и на вкладке «Главная» выберите любой стиль таблицы.
Обязательно поставьте галочку внизу.
Вы получите такое оформление.
Создайте активный элемент, как было описано выше. В качестве источника введите формулу
Чтобы узнать имя таблицы, перейдите на вкладку «Конструктор» и посмотрите его. Можете поменять имя на любое другое.
Функция ДВССЫЛ создает ссылку на ячейку или диапазон. Теперь ваш элемент в ячейке привязан к массиву данных.
Попробуем увеличить количество городов.
Обратная процедура - подстановка данных из выпадающего списка в таблицу Excel, работает очень просто. В ячейку, куда надо вставить выбранное значение из таблицы, введите формулу:
Адрес_ячейки
Например, если перечень данных находится в ячейке D1, то в ячейке, куда будут выведены выбранные результаты введите формулу
Как убрать (удалить) выпадающий список в Excel
Откройте окно настройки выпадающего списка и выберите «Любое значение» в разделе «Тип данных».
Ненужный элемент исчезнет.
Зависимые элементы
Иногда в Excel встречается необходимость создания нескольких перечней, когда один зависит от другого. Например, каждый город имеет несколько адресов. При выборе в первом мы должны получить только адреса выбранного населенного пункта.
В этом случае дайте имя каждому столбцу. Выделите без первой ячейки (названия) и нажмите правую кнопку мыши. Выберите «Присвоить имя».
Это будет название города.
При именовании Санкт-Петербурга и Нижнего Новгорода Вы получите ошибку, так как имя не может содержать пробелов, символов подчеркивания, специальных символов и т.д.
Поэтому переименуем эти города, поставив нижнее подчеркивание.
Первый элемент в ячейке A9 создаем обычным образом.
А во втором пропишем формулу:
ДВССЫЛ(A9)
Сначала Вы увидите сообщение об ошибке. Соглашайтесь.
Проблема в отсутствии выбранного значения. Как только в первом перечне будет выбран город, второй заработает.
Как настроить зависимые выпадающие списки в Excel с поиском
Можно использовать динамический диапазон данных для второго элемента. Это удобнее, если количество адресов будет расти.
Создадим выпадающий перечень городов. Оранжевым выделен именованный диапазон.
Для второго перечня нужно ввести формулу:
СМЕЩ($A$1;ПОИСКПОЗ($E$6;$A:$A;0)-1;1;СЧЁТЕСЛИ($A:$A;$E$6);1)
ПОИСКПОЗ возвращает номер ячейки с выбранным в первом списке (E6) городом в указанной области SA:$A.
СЧЕТЕСЛИ считает количество совпадений в диапазоне со значением в указанной ячейке (E6).
Мы получили связанные выпадающие списки в Excel с условием на совпадение и поиском диапазона для него.
Мультивыбор
Часто нам необходимо получить несколько значений из набора данных. Можно вывести их в разные ячейки, а можно объединить в одну. В любом случае необходим макрос.
Нажмите на ярлыке листа внизу правую кнопку мыши и выберите команду «Просмотреть код».
Откроется окно разработчика. В него надо вставить следующий алгоритм.
Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range) On Error Resume Next If Not Intersect(Target, Range("C2:F2")) Is Nothing And Target.Cells.Count = 1 Then Application.EnableEvents = False If Len(Target.Offset(1, 0)) = 0 Then Target.Offset(1, 0) = Target Else Target.End(xlDown).Offset(1, 0) = Target End If Target.ClearContents Application.EnableEvents = True End If End Sub
Обратите внимание, что в строке
If Not Intersect(Target, Range("E7")) Is Nothing And Target.Cells.Count = 1 Then
Следует проставить адрес ячейки со списком. У нас это будет E7.
Вернитесь на лист Excel и создайте в ячейке E7 список.
При выборе значения будут появляться под ним.
Следующий код позволит накапливать значения в ячейке.
Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range) On Error Resume Next If Not Intersect(Target, Range("E7")) Is Nothing And Target.Cells.Count = 1 Then Application.EnableEvents = False newVal = Target Application.Undo oldval = Target If Len(oldval) <> 0 And oldval <> newVal Then Target = Target & "," & newVal Else Target = newVal End If If Len(newVal) = 0 Then Target.ClearContents Application.EnableEvents = True End If End Sub
Как только Вы переведете указатель на другую ячейку, Вы увидите перечень выбранных городов. Для прочитайте эту статью.
Мы рассказали, как добавить и изменить выпадающий список в ячейку Excel. Надеемся, эта информация поможет вам.
Отличного Вам дня!
Проще всего эту задачу выполнить следующим образом. Нажатием правой кнопки по ячейке под столбцом с данными вызываем контекстное меню. Здесь интересует поле Выбрать из раскрывающегося списка . То же самое можно сделать, нажав комбинацию клавиш Alt+Стрелка вниз .
Однако, такой метод не сработает, если желаете создать список в другой ячейке, не входящей в диапазон и в более, чем одной до или после. Это позволит сделать следующий метод.
Стандартный способ
Потребуется выделить диапазон ячеек
, из которых будет создан выпадающий список
, после чего Вставка
– Имя
– Присвоить
(Excel 2003). В более новой версии (2007, 2010, 2013, 2016) перейдите на вкладку Формулы
, где в разделе Определенные имена
обнаружите кнопку Диспетчер имен
.
Жмем кнопку Создать , вносите имя, можно любое, после чего ОК .
Выделите ячейки (или несколько), где хотите вставить выпадающий перечень требуемых полей. В меню выберите Данные – Тип данных – Список . В поле Источник внесите ранее созданное имя или же можно просто указать диапазон, что будет равносильно.
Теперь полученную ячейку можно скопировать в любое место на листе, она будет содержать перечень необходимых элементов таблицы. Также её можно растянуть, чтобы получить диапазон с выпадающими списками.
Интересный момент – при изменении данных в диапазоне, основанный на нем список также будет меняться, то есть он будет динамическим .
Используем элементы управления
Метод основан на вставке элемента управления, называемом «поле со списком «, которое будет представлять собой диапазон данных.
Выберите вкладку Разработчик
(для Excel 2007/2010), в других версиях потребуется активировать эту вкладку на ленте в параметрах
– Настроить ленту
.
Переходим на эту вкладку – жмем кнопку Вставить . В элементах управления выбираем Поле со списком (не ActiveX) и нажмите по значку. Нарисуйте прямоугольник .
Правой кнопкой по нему – Формат объекта
.
Связью с ячейкой выберите то поле, куда следует поместить порядковый номер элемента в списке. Затем жмем ОК .
Применение элементов ActiveX
Все, как и в предыдущем только выбираем Поле со списком
(ActiveX).
Отличия в следующем: элемент ActiveX может находиться в двух вариантах — режиме отладки
, позволяющем изменять параметры, и — режиме ввода
, можно только производить выборку данных из него. Смена режимов осуществляется кнопкой Режим Конструктора
во вкладке Разработчик
.
В отличии от остальных способов этот позволяет настраивать
шрифты, цвета и осуществить быстрый поиск.
Чтобы упростить работу пользователей с листом, добавьте в ячейки раскрывающиеся списки, в которых можно выбрать нужный элемент.
Выделите на листе ячейку, в которую требуется поместить раскрывающийся список.
На ленте откройте вкладку Данные и нажмите кнопку Проверка данных .
Примечание: Если кнопка Проверка данных недоступна, возможно, лист защищен или является общим. Разблокируйте определенные области защищенной книги или отмените общий доступ к листу, а затем повторите шаг 3.
На вкладке Параметры в поле Тип данных выберите пункт Список .
Щелкните поле Источник и выделите диапазон списка. В примере данные находятся на листе "Города" в диапазоне A2:A9. Обратите внимание на то, что строка заголовков отсутствует в диапазоне, так как она не является одним из вариантов, доступных для выбора.
Если можно оставить ячейку пустой, установите флажок Игнорировать пустые ячейки .
Установите флажок Список допустимых значений
Откройте вкладку Сообщение для ввода .
Откройте вкладку Сообщение об ошибке .
Не знаете, какой параметр выбрать в поле Вид ?
На новом листе введите данные, которые должны отображаться в раскрывающемся списке. Желательно, чтобы элементы списка содержались в таблице Excel . Если это не так, список можно быстро преобразовать в таблицу, выделив любую ячейку диапазона и нажав клавиши CTRL+T .
Примечания:
Работа с раскрывающимся списком
После того как вы создадите раскрывающийся список, убедитесь, что он работает так, как вам нужно. Например, может потребоваться проверить, нужно ли изменять ширину столбцов и высоту строк , чтобы отображались все записи.
Скачивание примеров
Предлагаем скачать образец книги с несколькими примерами проверки данных, аналогичными примеру в этой статье. Вы можете воспользоваться ими или создать собственные сценарии проверки данных. Скачать примеры проверки данных Excel
Ввод данных станет быстрее и точнее, если ограничить значения в ячейке вариантами из раскрывающегося списка.
Сначала создайте на листе список допустимых элементов, а затем выполните сортировку или расположите их в нужном порядке. В дальнейшем эти элементы могут служить источником для раскрывающегося списка данных. Если список небольшой, на него можно легко ссылаться и вводить элементы прямо в средстве проверки данных.