О резервном копировании информации в организации. Где можно заверить телефонную переписку? Почему работодатель решает, что можно, а что нельзя отправлять на личную почту
Рассматриваем резервное копирование и создание бекапов с точки зрения организации рабочего процесса
О технических средствах резервного копирования и восстановления информации сказано уже очень много, поэтому в этой статье мы рассмотрим создание бекапов больше с точки зрения организации этого процесса. Эффективные системы резервного копирования информации подразумевают, в первую очередь, грамотную стратегию, организационные решения и политики сохранения данных.
Основными тенденциями на 2017-2019 годы мы видим следующие виды резервного копирования:
- копирование с любых устройств по принципу “подписки” за каждый гигабайт данных с помощью облачных сервисов, которые через предустановленный в систему агент “заливают” копии в облако. Пример тому –
- копирование в облако с помощью Veaam и подобных продуктов (Acronis/Symantec/HP Data Protector). Требует подготовки провайдера, настройки коннектора между облаком провайдера и “наземной” виртуальной средой.
- копирование “инхаус” с помощью софтовых решений от производителей NAS систем или выделенных хранилищ корпоративного сектора
- распределенный бекап с помощью встроенных в ОС Windows Server решений
Задачи резервного копирования в организации
Резервное копирование информации чаще всего преследует две цели:
- сохранить данные для максимально быстрого (disaster recovery), если с ИТ-системой компании произошла авария, ее атаковал вирус и т.д. У таких резервных копий сравнительно небольшой период хранения (чаще всего сутки или двое, потом они перезаписываются более новыми), к данным можно получить доступ очень быстро. Копируются пользовательские и бизнес-данные, а также настройки ОС, прикладного ПО и вся информация, необходимая для восстановления работоспособности системы
- создать долговременный архив сведений о деятельности компании, к которому можно обратиться при необходимости получить данные за прошедшие периоды. Такие архивы хранятся долго (месяцы и годы), скорость доступа к ним не особенно важна – обычно не страшно, если получение данных займет несколько дней. Хранятся только бизнес-данные и данные пользователей, нет необходимости хранить какую-либо системную информацию.
Например, в копии для быстрого восстановления системы вам может быть доступна только последняя, актуальная версия какого-либо документа, а в архиве могут храниться все его прошлые версии.
Эти две цели вполне можно совмещать, вести и долговременный архив, и делать «слепки» системы для аварийного восстановления, особенно если данных немного и компании несложная. Но следует четко разграничивать: что и с какими целями вы делаете, какие используете ресурсы для каждой задачи, где и как долго будут храниться эти резервные копии, исходя из требований бизнеса.
При аварии можно восстанавливать систему на «голое железо», т.е. резервировать и затем поднимать из резервной копии ОС со всем настройками, пользовательские приложения и данные. Однако такие копии сложнее создавать, они требуют больше места для хранения и в некоторых случаях конфигурация аппаратной части должна быть полностью идентична той, с которой снималась копия, иначе такое восстановление не получится. Поэтому иногда целесообразнее переустановить ОС заново и затем уже восстанавливать данные бизнес-приложений. При выборе политик снятия, хранения копий и восстановления данных из них, стоит учитывать особенности работы и доступные ресурсы каждой конкретной компании, универсальных рекомендаций тут не бывает.
Резервное копирование VS Избыточное резервирование
Чтобы оборудование продолжало работать, даже если какой-то отдельный компонент откажет, в него вносится определенная избыточность – «лишние» компоненты или вычислительные ресурсы, которые в обычном рабочем режиме могут показаться ненужными.
Пример избыточного резервирования:
- кластерная архитектура, где при выходе узла из строя его функции берут на себя другие узлы
- RAID-массив, в котором отказ одного из дисков не является критичным для системы в целом, информация сохранится
- «зеркальный» сервер, на который постоянно выполняется репликация данных с основного и на который переключаются сервисы компании, если основной сервер потерял работоспособность.
Такая избыточность повышает надежность системы, однако она не заменяет резервное копирование. Ни , ни кластер никак не обезопасит данные от действия вируса, удаления из-за ошибки пользователя или нарушения файловой системы, так как данные будут затронуты все равно по всей системе, не останется неповрежденной копии для восстановления. К тому же, ни одно из приведенных средств не решит полноценно задачу вести долговременный архив данных компании.
Распорядок резервного копирования
Сам по себе процесс резервного копирования ощутимо нагружает сервер, информация с которого копируется, вплоть до отказа определенных сервисов и недоступности для пользователей. К тому же очень желательно, чтобы в данные не вносились изменения в тот момент, когда они копируются – это может вызвать различные коллизии.
Лучше не копировать данные «на ходу», а создавать резервные копии, когда систему никто не использует или нагрузка минимальна. Для компаний со стандартным рабочим днем имеет смысл делать бэкапы ночью или на выходных, для круглосуточных сервисов стоит выбрать время, когда активность пользователей минимальна.
Виды резервного копирования в организации
Существуют разные технологии резервного копирования, которые отличаются затратами средств и времени:
- полное резервное копирование – выбранные данные копируются целиком. Самый надежный способ, но требует наибольшего количества ресурсов, места для хранения данных и времени копирования, поэтому в чистом виде применяется редко, обычно комбинируется с другими видами (например, первый раз с системы снимается полная копия, а потом резервируются только внесенные изменения). Позволяет восстановить утраченные данные с нуля быстрее всех остальных видов копирования
- инкрементное копирование – записываются только те данные, которые были изменены со времени прошлого бэкапа. Для таких копий требуется значительно меньше памяти, чем при полном копировании, и снимаются они значительно быстрее. Разумеется, при таком подходе необходимо периодически делать и полную резервную копию, при любой аварии систему восстанавливают из такой копии, а затем накатывают на нее все последующие инкрементные копии в хронологическом порядке. Важный момент: инкрементное копирование восстанавливает удаленные файлы и все предыдущие версии файлов, которые изменялись, так что при восстановлении следует предусмотреть дополнительное дисковое пространство на этот случай
- дифференциальное резервное копирование – похоже на инкрементное, т.е. копируются только изменения, сделанные с момента последнего полного копирования. Отличие в том, что в каждую последующую копию сохраняются изменения из предыдущей и добавляются новые. Получается, что для восстановления после аварии понадобится только полная копия и последняя из дифференциальных, что значительно сокращает время восстановления. Минусами, по сравнению с инкрементным копированием, являются большой объем копий (иногда сравнимый с полным копированием) и большее время копирования.
Чтобы выбрать подходящий для каждого конкретного случая вид копирования, следует предварительно оценить, как минимум, сколько места доступно для хранения резервных копий, сколько времени получится выделить на «окно бэкапа» без ущерба для бизнес-процессов.
Топология резервного копирования
По своей топологии схемы резервного копирования также различаются.
- Децентрализованная схема . Её суть в том, что на каждом сервере и рабочей станции может быть собственное ПО для резервного копирования, работающее независимо от других узлов сети. Все данные выгружаются на какой-либо общий сетевой ресурс, откуда потом попадают в архив или восстанавливаются, при необходимости. Достоинства схемы в том, что она чрезвычайно простая, легко реализуется и обычно не требует дополнительного ПО, копирование выполняется штатными средствами операционной системы или СУБД. Есть и недостатки – сложно установить общую политику резервного копирования и защиты информации, общее для всех программ расписание бэкапов, настраивать и мониторить деятельность каждой из программ придется отдельно, что усложняет администрирование. Поэтому децентрализованная схема резервного копирования подойдет либо для небольшой и несложной сети, либо для случаев, когда централизованную схему невозможно организовать в силу каких-либо ограничений
- Централизованная схема – для ее реализации необходимо специализированное клиент-серверное ПО. Серверная часть устанавливается на сервер резервного копирования и централизованно управляет установленными у пользователей программными агентами, которые собирают, копируют информацию о системе или восстанавливают ее из копии. В таком варианте легко настраивать общие политики создания резервных копий, расписание бэкапов, все участники могут работать согласно с общей для компании инструкцией по резервному копированию информации
- Централизованная схема резервного копирования без программ-агентов – упрощенный вариант предыдущей схемы, когда серверная часть использует только существующие службы и сервисы (например, собирает данные из специально назначенных общих папок Windows). Схема не очень надежная, в ней есть известная проблема, когда открытые в текущий момент для редактирования файлы не попадают в резервную копию и при сбое системы могут быть утрачены. Поэтому применять ее стоит только на небольших сетях и при условии высокой пользовательской дисциплины
- Смешанная схема – сочетание централизованной и децентрализованной. Программы-агенты устанавливаются только на некоторых серверах сети, от остальных устройств данные на эти сервера отправляют их локальные программы, каждая своими средствами. А уже с этих серверов накопленную информацию программы-агенты централизованно соберут, обработают и отправят в общее хранилище.
Место хранения резервных копий
Чтобы еще больше обезопасить информацию от возможной потери, желательно физически хранить резервные копии отдельно от основного оборудования, на котором развернута рабочая система. При этом необходимо обеспечить возможность быстро получить эти копии, если действительно возникнет такой случай, когда данные необходимо восстанавливать.
Наиболее популярный метод – хранить резервные копии в облаке в дата-центре (собственном или арендовать у провайдера), отправляя туда данные и получая их обратно по защищенному VPN-туннелю. Скорость передачи данных в таком случае ограничивается пропускной способностью канала, но большие объемы данных можно сжимать, используя алгоритмы сжатия или дедупликацию.
Также можно записывать данные на съемные физические носители, которые будут храниться за пределами офиса или здания компании. Плюсом данного подхода является его простота, минусами – необходимость организовать логистику перемещения физических носителей для перезаписи копий, для восстановления данных из копии, а также безопасное хранение данных (шифрование данных, договора о неразглашении с сотрудниками).
Организационные моменты и человеческий фактор
Кроме сугубо технических моментов, в организации резервного копирования информации важен и организационный аспект. Необходимо разработать положение о резервном копировании информации и добиться его выполнения всеми задействованными сотрудниками. В частности, в таком положении должно быть следующее:
- регулярность копирования, резервное копирование по расписанию и перед важными изменениями в системе
- перепроверка бэкапов – необходимо периодически проверять, действительно ли получается восстановить работоспособную базу или систему из резервной копии
- документирование процедур восстановления, на случай, если восстанавливать систему придется другому администратору. Естественно, доступ к такой документации должен быть ограничен
- определение условий, при которых система считается неработоспособной и необходимо начать процедуру восстановления
Под архивацией или теневым копированием всей входящей и исходящей корпоративной электронной почте подразумевается автоматическое создание копии каждого поступающего с\на адреса сообщения независимо от действий самого получателя/отправителя. Копирование, как правило, производится на отдельный почтовый ящик корпоративного домена, при этом заголовки «От», «Кому» и тело сообщения остаются исходными. При необходимости возможно разделение архивных потоков по неким критериям, например, копирование почты сотрудников разных отделов производится на разные адреса.
Для каких целей на предприятии может потребоваться архивация всей переписки в корпоративной почте?
Контроль за действиями сотрудников
Наиболее востребованная функция архивации почты. Имея доступ к копиям всей переписки подчинённых руководитель в любой момент может восстановить, например, историю переписки с клиентом и убедиться, в том насколько ответственно сотрудник выполняет свои должностные обязанности. Был ли отправлен ответ на письмо заказчика? Был ли ответ оперативным (копии сохраняют оригинальные дату и время сообщения)? Было ли электронное письмо работника по существу и исчерпывающим? Наконец, был ли он элементарно вежлив с подрядчиком/клиентом?
Особенно полезным свойством теневого копирования является невозможность само сотрудника повлиять на то какие письма попадут в архив, а какие нет - копируется всё вне зависимости от его желания или действий. То есть он может удалить «неудобное» сообщение в своём почтовом ящике и опустошить корзину и даже отформатировать жёсткий диск своего компьютера, однако сообщение в архиве останется неприкосновенным.
Осуществлять контроль за корпоративной перепиской сотрудников может как сам руководитель лично, так специалист службы безопасности компании (при наличии таковой) или любые другие ответственные лица - в зависимости от конкретного случая.
Возможность восстановления переписки
Если доступ к почте осуществляется по протоколу POP3 и хранение сообщений происходит на компьютерах пользователей, весьма вероятна потеря всей переписки в случае выходя из строя жёсткого диска или заражения вирусом. В таком случае восстановление из архива обеспечит быстрое возобновление рабочей переписки, клиентской базы, делового процесса в целом.
Архивация почты с юридической точки зрения
Во избежание юридических коллизий и возможных претензий со стороны сотрудников желательно документально закрепить право работодателя на архивацию, копирование и дальнейшую обработку любых сообщений в корпоративной почте сотрудника. Сделать это можно путём добавления соответствующего пункта в трудовой договор или, если в компании практикуется подписание дополнительного договора/обязательства/соглашения о неразглашении коммерческой тайны, то в этом документе. Так процесс создания и сохранения копии любого сообщения из переписки сотрудника приобретёт юридически значимый статус.
Техническая реализация копирования переписки
Наиболее простым и удобным образом архивацию можно реализовать с площадке хостера услуг корпоративной почты. Заказчик формулирует условия, по которым должна создаваться копия тех или иных (или всех) сообщений определённых (или всех) сотрудников, а поставщик услуги, провайдер хостинга почты настраивает своё оборудование соответствующим образом. Для доступа к архиву переписки наиболее универсальным следует признать копирование сообщений в специально выделенный для этого ящик.
Если доступ ответственного сотрудника к этому ящику осуществляется по протоколу IMAP, возможна сортировка копий сообщений по папкам. Например, иерархическая структура:
- сотрудник 1
- входящая
- исходящая
- сотрудник 2
- входящая
- исходящая
- сотрудник 3
- входящая
- исходящая
В большинстве случаев этого более чем достаточно. Пользователю ящика с копиями нужно лишь следить за тем, чтобы он не переполнялся и не были превышены лимиты квот на максимальный объём, занимаемый сообщениями или на их максимальное количество.
Заключение
Контроль за корпоративной почтой с помощью её архивации (теневого копирования) - мощное средство защиты от утечек коммерческой тайны, средство контроля и оценки эффективности деятельности сотрудников, а также создания резервной копии на случай выходя из строя оборудования или ПО. Сложно переоценить важность корпоративной почты в бизнес-процессах современной компании, архивация же даёт руководителю мощное средство контроля за её потоками.
Профессиональный хостинг-провайдер корпоративной почты сайт с 2006 года предоставляет своим заказчикам самые широкие возможности по контролю за почтовыми потоками.
При перепубликации статьи установка активной индексируемой гиперссылки на источник - сайт сайт обязательна!
Тамара Воротынцева – директор по развитию тренинговой компании «БИЗНЕС ПАРТНЕР» (Москва). Практикующий бизнес-тренер, автор книги «Строим систему обучения персонала» и публикаций в деловых изданиях России, Казахстана и Украины. Создатель интернет-рассылки: «E-mail переписка в бизнесе» на сервере subscribe.ru! Книга является практическим пособием для деловых людей, ведущих активную переписку с клиентами и партнерами. В ней представлены инструменты, которые помогут сделать электронное общение эффективным, оптимальным по времени и результату, максимально соответствующим нормам и правилам, принятым в современном деловом сообществе. Автор дает практические советы, иллюстрирует свои наблюдения случаями из жизни, приводит аргументированные выводы. Текст книги богат узнаваемыми примерами реальной деловой переписки. Автор делится своими наблюдениями, приемами, «хитростями», которые способны существенно повлиять на эффективность и результативность делового электронного письма. Если вы – деловой человек и для вас важно писать оперативно, лаконично, грамотно, в соответствии в правилами хорошего делового тона, – эта книга станет вам надежным помощником.
Книга:
Работая с полями «Кому» («То»), «Копия» («Сс»), «Скрытая копия» («Всс»), помните, что это важная часть электронного письма, влияющая на дальнейшие действия участников переписки.
«Кому» («То»). В это поле помещается адрес получателя, которому непосредственно адресовано письмо и содержащиеся в нем сведения. От основного получателя автор письма и ждет ответ. Если в это поле помещены два адресата, значит автор письма ждет ответ от каждого или кого-то из них (имейте это в виду, если ваше имя значится в списке получателей). При этом (если вы – отправитель) имейте в виду, что включать в поле «Кому» («То») более одного адресата не очень целесообразно. На письмо, отправленное нескольким адресатам, можно не получить ни одного ответа, так как каждый будет думать, что ответит другой.
Если письмо адресовано вам, но содержит в копии других получателей, обязательно используйте при ответе кнопку «Ответить всем» («Reply ALL»)! Это позволит сохранить круг адресатов, который обозначил инициатор переписки.
«Копия» («Сс»). В это поле помещайте адреса получателей, которые, по вашему мнению, должны быть в курсе переписки по данному вопросу. Эти адресаты получают информацию только «к сведению». Получатель в копии обычно не должен отвечать на письмо, но при необходимости может это сделать.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. ЭТО ВАЖНО!
В случае если ваше имя находится в поле «Копия» («Сс»), то, вступая в переписку, помните, что бывают ситуации, когда крайне важно быть вежливым. Используйте фразы: «Позвольте присоединиться к обсуждению», или «Позвольте присоединиться к вашему диалогу», или «Позвольте высказать мое мнение».
«Скрытая копия» («Всс»). Это поле в некоторых компаниях запрещено к использованию, так как является инструментом, противоречащим этическим нормам общения. Назначение этого поля – приглашение адресату стать «тайным свидетелем».
Если в вашей деловой практике принято использовать это поле в работе, учитывайте следующее. Получатель, находящийся в «скрытой копии», остается невидимым для основного получателя и для адресатов, стоящих в копии. Иногда бывает нелишним отправителю и «тайному получателю» иметь предварительную договоренность (или последующую информированность) о причине и целях такого способа информирования.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. ЭТО ВАЖНО!
«Скрытому» получателю категорически не следует вступать в переписку из этого поля.
Все имеют право свободно получать и передавать информацию законными способами. Это касается разговоров по телефону, электронной почты и любых сообщений.
Информация, которую передают законными способами, не может быть доступной посторонним без решения суда. Это право на тайну переписки и разговоров. Но им нужно пользоваться так, чтобы не вредить другим. Нельзя свободно распространять информацию, если это наносит кому-то ущерб - например работодателю.
Если у почтового сервиса есть доступ к информации в почте своих клиентов, это еще не значит, что он становится ее обладателем и может распространять. Все суды неправильно поняли закон и не так обосновали свое решение.
Надо было по-другому: хотя почтовый сервис и не считается обладателем информации, но сотрудника все равно можно уволить.
И вот почему.
Работодатель решил, что есть коммерческая тайна. Ее нужно защищать от посторонних. Вот договор, инструкция и подписка о неразглашении.
Сотрудник все понял, согласился, но использовал личную почту. Значит, он может из дома открыть документы и сделать с ними что захочет. Например, отправить кому угодно.
Это нарушение. Не имеет значения, отправил сотрудник кому-то служебные данные на самом деле или нет. Достаточно факта пересылки рабочих данных на личный ящик.
Главное в таких случаях - какую информацию переслали и запрещал ли это работодатель. Если запрещал, сотрудника можно уволить по статье.
Итог. Дело об увольнении пересмотрят, но это формальность. Скорее всего, суд просто поменяет аргументы на те, которые описал Конституционный суд. В должности сотрудника не восстановят и компенсацию не выплатят.
Это касается только начальников, которые имеют доступ к чему-то секретному?
Нет, это может коснуться кого угодно: менеджера, секретаря, бухгалтера, программиста, технолога, инженера или журналиста.
В этой истории мужчина работал руководителем договорно-правового отдела в крупной компании. Он имел доступ к данным о клиентах, сотрудниках и договорах. Но это не имеет значения.
Важно, что какая-то информация в компании считалась коммерческой тайной. Это может быть любая информация на усмотрение руководства. Если все документы оформлены правильно, за пересылку рабочих файлов на личную почту могут уволить кого угодно.
Почему работодатель решает, что можно, а что нельзя отправлять на личную почту?
Работодатель имеет право ограничивать распространение какой-то служебной информации. Эти правила прописывают в трудовых договорах, инструкциях и соглашениях. Сотрудники должны их соблюдать.
Как работодатель может узнать, что сотрудники отправляют себе на почту?
Работодатель может проверять корпоративные ящики сотрудников. Он может проверять мессенджеры, если сотрудник создал профиль по просьбе компании и общается в нем по работе.
Если сотрудник с корпоративной почты залогинился в мессенджере и общается там по личным вопросам, работодатель тоже может читать такие сообщения. Он же не знает, что они личные.
Это не нарушение прав и не посягательство на тайну личной переписки. Так сказал Европейский суд по правам человека.
Если в правилах почтового сервиса написано, что он может получить доступ к моей переписке, значит, она не защищена?
Она защищена, но это сложный вопрос. В законе прямо не написано, что владелец какого-то сервиса в интернете обязан сохранять тайну переписки. Но это не значит, что он не обязан.
Почтовый сервис не может свободно публиковать, распространять и пересылать вашу почту кому захочет. Закон ему вроде бы не запретил так делать, но Конституционный суд объяснил, что это подразумевается.
Даже если в правилах написано, что условный «Мэйл-ру» может разрешать и ограничивать доступ к вашей переписке (а чаще всего так и написано), он не владелец и не собственник содержимого писем. Получить доступ к личной почте могут только уполномоченные органы и только по правилам - например по решению суда.
В законах не хватает точности на этот счет. Может быть, их дополнят - Конституционный суд советовал так сделать.
Как правильно пользоваться почтой, чтобы не уволили по статье?
Все зависит от того, как работодатель защитил служебную информацию. Если он официально объявил ее коммерческой тайной и запретил отправлять на личный ящик, может быть повод для увольнения.
Прочитайте трудовой договор и должностную инструкцию. Если там есть особый режим и запреты, строго соблюдайте их. Для увольнения достаточно одного письма самому себе. Даже если там один договор с поставщиком и вы больше никому его не показывали.
Спросите у работодателя, что он думает по поводу личных ящиков. Директор может сам не знать, что коммерческую тайну нужно оформлять как-то по-особенному. Вдруг он против личной почты, но не составил документы. В суде вы выиграете, но репутацию испортите.
Не пользуйтесь личной почтой без разрешения. Если нужно поработать из дома, заранее согласуйте это с работодателем, даже если раньше он был не против. Если общаетесь по работе через личный ящик, пусть директор зафиксирует, что он не против. Отсутствие запрета - это не согласие. Потом ничего не докажете.
Следите, что и кому пишете из офиса, даже если это личный мессенджер.
Если официального запрета не было, но вы пользовались личной почтой и вас хотят уволить, ищите юриста и не бойтесь судиться. После пояснений Конституционного суда есть шанс восстановиться на работе и получить компенсацию.
Сегодня суды нередко принимают в качестве письменного доказательства электронную переписку. Однако для этого она должна обладать юридической силой. Между тем четкие и единые правила и методики определения легитимности виртуальной корреспонденции до сих пор не выработаны, что приводит к большому количеству проблем.
Рассмотрим несколько способов придания электронным письмам юридической силы.
Давно прошли времена, когда единственным средством связи были письма, выполненные на бумаге. Развитие хозяйственных отношений между субъектами экономической деятельности уже немыслимо без использования информационных технологий. Это особенно актуально, когда контрагенты находятся в разных городах или даже странах.
Общение посредством электронной связи способствует снижению материальных издержек, а также позволяет в кратчайшие сроки выработать общую позицию по конкретным вопросам.
Однако такой прогресс не стоит рассматривать только с положительной стороны. Между субъектами экономических отношений нередко возникают различные споры, для их разрешения обращаются в судебные инстанции. Суд выносит решение на основе оценки доказательств, предоставленных сторонами.
При этом анализируются относимость, допустимость, достоверность каждого доказательства в отдельности, а также достаточность и взаимная связь доказательств в их совокупности. Данное правило закреплено как в АПК РФ (п. 2 ст. 71), так и в ГПК РФ (п. 3 ст. 67). В процессе определения допустимости и достоверности предоставленных доказательств суд часто задает вопросы, решение которых в значительной мере влияет на исход дела.
Использование электронного документооборота в отношениях хозяйствующих субъектов регламентировано нормами ГК РФ. В частности, в п. 2 ст. 434 указано: договор в письменной форме может быть заключен путем обмена документами посредством электронной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.
В соответствии с п. 1 ст. 71 ГПК РФ и п. 1 ст. 75 АПК РФ письменным доказательством является содержащая сведения об обстоятельствах, имеющих значение для рассмотрения и разрешения дела, деловая корреспонденция, выполненная в форме цифровой записи и полученная при помощи электронной связи.
Для использования электронных документов в судопроизводстве требуется соблюдение двух условий. Во-первых, как уже указывалось, они должны обладать юридической силой. Во-вторых, документ должен быть доступен для прочтения, то есть содержать общепонятную и доступную для восприятия информацию.
Это требование вытекает из общих правил судопроизводства, предполагающих непосредственность восприятия судьями информации из источников доказательств.
Зачастую суд отказывает в приобщении в качестве доказательств к материалам дела электронной переписки, не отвечающей приведенным условиям, и впоследствии выносит решение, не удовлетворяющее законные требования заинтересованной стороны.
Рассмотрим основные способы легитимации электронной переписки до и после начала производства по делу.
Работа с нотариусом
Если производство по делу еще не началось , то для придания электронной переписке юридической силы нужно привлечь нотариуса. В абзаце 1 ст. 102 Основ законодательства о нотариате (Основы) сказано, что по просьбе заинтересованных лиц нотариус обеспечивает доказательства, необходимые в суде или административном органе, если есть причины полагать, что представление доказательств впоследствии станет невозможным или затруднительным. А в абзаце 1 ст. 103 Основ оговорено, что в порядке обеспечения доказательств нотариус производит осмотр письменных и вещественных доказательств.
Согласно абзацу 2 ст. 102 Основ нотариус не обеспечивает доказательства по делу, которое в момент обращения к нему заинтересованных лиц находится в производстве суда или административного органа. В противном случае суды признают нотариально заверенную электронную переписку недопустимым доказательством (Постановление Девятого ААС от 11.03.2010 № 09АП-656/2010-ГК).
Стоит напомнить, что исходя из ч. 4 ст. 103 Основ обеспечение доказательств без извещения одной из сторон и заинтересованных лиц производится лишь в случаях, не терпящих отлагательства.
В порядке осмотра доказательств составляется протокол, в котором кроме подробного описания действий нотариуса также должны содержаться сведения о дате и месте проведения осмотра, нотариусе, производящем осмотр, о заинтересованных лицах, участвующих в нем, а также перечисляться обстоятельства, обнаруженные при осмотре. Сами электронные письма распечатываются и подшиваются к протоколу, который подписывается участвующими в осмотре лицами, нотариусом и скрепляется его печатью. В силу Определения ВАС РФ от 23.04.2010 № ВАС-4481/10 нотариальный протокол осмотра электронного почтового ящика признается надлежащим доказательством.
В настоящее время далеко не все нотариусы предоставляют услуги по заверению электронных писем, а стоимость их достаточно высока. Для примера: один из нотариусов города Москвы взимает 2 тыс. рублей за одну страницу описательной части протокола.
Заинтересованное в обеспечении доказательств лицо обращается к нотариусу с соответствующим заявлением. В нем должно быть указание на:
- доказательства, подлежащие обеспечению;
- обстоятельства, которые подтверждаются этими доказательствами;
- основания, по которым требуется обеспечение доказательств;
- отсутствие на момент обращения к нотариусу дела в производстве суда общей юрисдикции, арбитражного суда или административного органа.
Нотариусы производят осмотр содержимого электронного ящика либо дистанционно, то есть используют удаленный доступ к почтовому серверу (им может быть сервер провайдера, предоставляющего услугу электронной связи по договору; почтовый сервер регистратора доменного имени или бесплатный почтовый интернет-сервер), либо непосредственно с компьютера заинтересованного лица, на котором установлена программа работы с электронной почтой (Microsoft Outlook, Netscape Messenger и др.).
При удаленном осмотре помимо заявления нотариусу могут понадобиться разрешения от регистратора доменного имени или интернет-провайдера. Все зависит от того, кто именно осуществляет поддержку работы почтовых ящиков или электронного почтового сервера по договору.
Заверение у провайдера
Постановлениями Девятого ААС от 06.04.2009 № 09АП-3703/2009-АК, от 27.04.2009 № 09АП-5209/2009, ФАС МО от 13.05.2010 № КГ-А41/4138-10 закреплено, что суды также признают допустимость электронной корреспонденции, если она заверена у интернет-провайдера или у регистратора доменного имени, которые отвечают за управление почтовым сервером.
Провайдер или регистратор доменного имени заверяет электронную переписку по запросу заинтересованной стороны лишь в том случае, если управляет почтовым сервером и такое право прописано в договоре на оказание услуг.
Однако объем электронной корреспонденции может быть достаточно большим, что в свою очередь способно затруднить процесс предоставления документов на бумажных носителях. В связи с этим суд иногда допускает предоставление электронной корреспонденции на электронных носителях. Так, Арбитражный суд Московской области, вынося Решение от 01.08.2008 по делу № А41-2326/08, ссылался на допустимость электронной переписки, предоставленной в суд на четырех CD-дисках.
Но при рассмотрении дела в апелляционной инстанции Десятый ААС Постановлением от 09.10.2008 по делу № А41-2326/08 ссылку на электронную переписку признал необоснованной и отменил решение суда первой инстанции, указав, что заинтересованная сторона не представила какие-либо документы, предусмотренные заключенным сторонами договором.
Таким образом, электронные письма, касающиеся предмета спора, должны быть поданы в суд в письменном виде, а все остальные документы могут быть представлены на электронных носителях.
Доказать факты, изложенные в виртуальной корреспонденции, поможет подтверждение содержания писем путем ссылок на них в последующей бумажной переписке. Применение иных письменных доказательств отражено в Постановлении Девятого ААС от 20.12.2010 № 09АП-27221/2010-ГК. Между тем суд, рассматривая дело и оценивая предоставленные сторонами доказательства, вправе не считать допустимой бумажную переписку со ссылками на электронную корреспонденцию.
Он лишь принимает ее во внимание и выносит решение на основании комплексного анализа всех предъявленных доказательств.
За помощью к эксперту
Если производство по делу уже началось , то для придания электронной корреспонденции юридической силы необходимо воспользоваться правом привлечения эксперта. В п. 1 ст. 82 АПК РФ регламентировано, что для разъяснения возникающих при рассмотрении дела вопросов, требующих специальных знаний, арбитражный суд назначает экспертизу по ходатайству лица, участвующего в деле, или с согласия участвующих в нем лиц.
Если назначение экспертизы предписано законом или договором, либо требуется для проверки заявления о фальсификации представленного доказательства, либо если необходимо проведение дополнительной или повторной экспертизы, арбитражный суд может назначить экспертизу по своей инициативе. Назначение экспертизы с целью проверки представленных доказательств предусмотрено также ст. 79 ГПК РФ.
В ходатайстве на назначение судебной экспертизы нужно указать организацию и конкретных экспертов, которые будут ее осуществлять, а также круг вопросов, для решения которых заинтересованная сторона решила обратиться к суду о назначении экспертизы. Кроме того, следует представить информацию о стоимости, сроках такой экспертизы и внести на депозит суда полную сумму на ее оплату. Привлеченный эксперт должен удовлетворять требованиям, установленным для него в ст. 13 Федерального закона «О государственной судебно-экспертной деятельности в Российской Федерации».
Приобщение к материалам дела в качестве доказательства заключения эксперта о подлинности электронной переписки подтверждается судебной практикой (Решение Арбитражного суда города Москвы от 21.08.2009 по делу № А40-13210/09-110-153; Постановление ФАС МО от 20.01.2010 № КГ-А40/14271-09).
На основании договора
В п. 3 ст. 75 АПК РФ отмечено, что документы, полученные посредством электронной связи, признаются в качестве письменных доказательств, если это прописано в договоре между сторонами. Соответственно, необходимо указывать, что стороны признают равную с подлинниками юридическую силу переписки и документов, полученных посредством факсимильной связи, Интернета и других электронных способов связи. При этом в договоре должен быть определен адрес электронной почты, с которого будет идти электронная переписка, и информация о доверенном лице, уполномоченном на ее ведение.
В договоре надо прописать, что обозначенный адрес электронной почты используется сторонами не только для рабочей переписки, но и для передачи результатов работ, что подтверждается позицией ФАС МО в Постановлении от 12.01.2009 № КГ-А40/12090-08. В Постановлении Девятого ААС от 24.12.2010 № 09АП-31261/2010-ГК подчеркнуто, что в договоре должна быть оговорена возможность использования электронной почты для утверждения технического задания и предъявления претензий к качеству оказанных услуг и выполненных работ.
Помимо этого, стороны могут предусмотреть в договоре, что уведомления и сообщения, отправленные по электронной почте, признаются ими, но должны дополнительно подтверждаться в течение определенного срока курьерской или заказной почтой (Постановление Тринадцатого ААС от 25.04.2008 № А56-42419/2007).
Подводя итог, можно сказать, что на сегодняшний момент сложилась практика применения судами электронной корреспонденции в качестве письменного доказательства. Однако, учитывая требования процессуального законодательства в части допустимости и достоверности доказательств, виртуальная переписка принимается судом во внимание, только если обладает юридической силой.
В связи с этим возникает большое количество проблем, поскольку единая методика определения легитимности электронной корреспонденции до сих пор не сформирована. Право заинтересованной стороны обратиться к нотариусу в целях обеспечения доказательств закреплено, но отсутствует нормативный акт Министерства юстиции РФ, регламентирующий порядок предоставления нотариусами таких услуг. В результате нет и единого подхода к определению их стоимости и формированию четкого механизма реализации данного права.
Существует несколько способов придания электронной переписке юридической силы в целях ее предоставления в качестве доказательства в суде: обеспечение электронной корреспонденции у нотариуса, заверение у интернет-провайдера, путем ссылок на электронные письма в дальнейшей бумажной переписке, а также подтверждение их подлинности судебной экспертизой.
Грамотный подход к своевременному обеспечению электронной переписки в качестве письменного доказательства позволит хозяйствующим субъектам в полном объеме восстановить свои нарушенные права при разрешении споров.